Zeiterfassung: Urlaube planen und Rückstellungen berechnen

Die GeCOTime Zeiterfassungssoftware verwaltet Personen, erfasst Zeitdaten und wertet die Ergebnisse in verschiedenen Formaten aus. Mit der GeCOTime Zeiterfassungssoftware decken Sie das Erfassen von Zeitdaten ab – vollständig abgestimmt auf das österreichische Arbeitsrecht.

Urlaub ist ein Teil der Arbeitswelt. Er dient vor allem der Erholung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin. Die Aufteilung der zur Verfügung stehenden arbeitsfreien Tage muss sorgfältige geplant werden. Ein Überblick der Resturlaube, der Urlaubsplanung, des Urlaubsanspruches, usw. sind essenziell.

Die Höhe des jährlichen Urlaubsanspruchs ist in Österreich im Urlaubsgesetz und in vielfältigen Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen geregelt. Alle haben eine gemeinsame Regel: Der Zeitpunkt und die Dauer eines Urlaubes sind immer im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und ArbeitnehmerInnen zu vereinbaren.

Der Arbeitgeber hat die Konsumation der Urlaubstage aufzuzeichnen. Ebenso ist der Arbeitgeber verpflichtet den / der ArbeitnehmerIn jederzeit über die noch zur Verfügung stehenden Urlaube in der laufenden Periode zu informieren.

Wussten Sie, dass auch sogenannte Werksferien nur im Rahmen einer Betriebsvereinbarung oder durch Einzelzustimmung aller Arbeitnehmer beschlossen werden können?

Das Urlaubsgesetz sieht die Pflicht des Arbeitgebers vor für jede/n DienstnehmerIn Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen.
Für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche müssen zumindest folgende Parameter herangezogen werden:

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen

Bei Kapitalgesellschaften, Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaften ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig.
Eine Zeiterfassung ist weiters in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln. Dabei wird nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten, sondern auch die Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung, Urlaub oder Zeitausgleich dokumentiert. Damit steht auch den Vorgesetzten ein System zur Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann.

Für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube oder für die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses sind
Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich. In der Regel aber werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt, sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung. Eine Zeiterfassung verhindert eine doppelte Datenführung und übermittelt konsumierte Tage in den Lohn.
Genehmigungsmodule erleichtern dem Arbeitgeber die allgemeine Verwaltung im Sinne des Urlaubsgesetzes. in dem Urlaubsanträge papierlos gestellt und genehmigt werden können. Information darüber finden Sie in weitern unserer Blogs.

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