Willkommen im Zeiterfassungs-Blog
Hier finden Sie nützliche Informationen, Infografiken und Tipps rund um die Themen Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und anderen hilfreichen Zusatzinput. Falls Sie einen Artikel über ein bestimmtes Thema lesen wollen, dann schreiben Sie uns einfach per E-Mail. Wir wünschen Ihnen viel Freude am lesen!
Zeiterfassung am 24. und am 31. Dezember
Gerade zu den Weihnachtsfeiertagen und dem Jahreswechsel stellt sich öfters die Frage, wie diese intern im Unternehmen gehandhabt werden sollen. Egal ob die Mitarbeiter Ihres Unternehmens Urlaub, Zeitausgleich oder Sonderurlaub (halbtätig oder ganztägig) planen, sollte es für den Zeitbeauftragten bzw. dem Vorgesetzten keinen Mehraufwand bedeuten. Mit Hilfe des Einzel- oder Teamkalenders bzw. Gruppenkalenders haben Sie […]
Schichtplanung in der Zeiterfassung
In Produktionsbetrieben ist es oftmals erforderlich, einen Schichtplan für die Einteilung der Mitarbeiter zu erstellen. Ideal ist es natürlich, wenn man diese Planung als Vorlage für die Mitarbeiter ausdrucken kann. Dieser Schichtplan fließt im Anschluss automatisch in die Zeiterfassung ein. Die Manipulation und Auswertung der Arbeitszeiten ist dann durch den Schichtleiter beziehungsweise durch einen Zeitbeauftragten […]
Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung
Neben dem Erfassen von Arbeitszeiten ist die Planung von Abwesenheiten ein wichtiges Kernelement der Zeiterfassung. Der Einsatz eines digitalen Mitarbeiterkalenders und/oder eines digitalen Abteilungskalenders erleichtert die Erfassung und Planung des Urlaubes sowie andere Abwesenheitsarten wie Pflegeurlaub, Krankheitstage (z.B. Kur), etc. Der Jahres-Abwesenheitskalender oder Einzelkalender zeigt die Abwesenheiten eines Mitarbeiters über den Zeitraum eines Kalenderjahres an. […]
Zeiterfassung speziell für KMUs
Selbst für kleinste Unternehmen (ab einen Mitarbeiter) sieht die Gesetzgebung die Zeitaufzeichnungspflicht vor. Abgesehen davon: die Anforderungen an eine Zeiterfassung ist zwischen KMU und Großkonzern gar nicht so unterschiedlich! In Österreich sind laut Definition 99% aller gewerblichen Unternehmen KMUs (Klein- und Mittelbetriebe) WKO Definition: KMUs sind Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern. In diesem […]
Zeiterfassung als Vorbereitung zur Lohnverrechnung
Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden übergibt die Zeiterfassung Daten an die Lohnabrechnung! Eine ordnungsgemäß geführte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben den Stammdaten der Mitarbeiter (v.a. Grundgehalt) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren variablen Informationen. Dazu zählen: Tatsächliche Normalarbeitszeit […]
Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung
Automatische Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung bei Arbeitszeitverletzung Es gibt viele Gründe warum die in der Zeiterfassung gebuchten Zeiten mit den vereinbarten Dienstzeiten abweichen können. Zum Beispiel haben Mitarbeiter vergessen zu buchen oder Sie haben zu lange gearbeitet. Aber auch andere wichtigen Informationen, die für eine gesetzeskonforme und/oder durch betriebliche Vereinbarung vorgegebene Einhaltung wichtig sind, übermittelt die […]
Die Zukunft der Zeiterfassung
Die Zukunft der Zeiterfassung wird nicht nur durch laufende Änderungen der gesetzlichen Vorgaben geprägt. Das Thema Arbeitszeit ist in Österreich aktueller denn je. Die vielen Diskussionen rund um das neue Arbeitszeitgesetz haben natürlich auch die Frage nach der Erfassung der Arbeitszeiten wieder belebt. Gerade jetzt wird auch das Arbeitsinspektorat nicht nur im Verdachtsfall einer Arbeitszeit […]
Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden sind die Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine wichtige Grundlage. Für eine Lohn- und Gehaltsabrechnung werden für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben der Stammdaten des Mitarbeiters (v.a. vereinbartes Grundgehalt und Wochenarbeitszeit) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von […]
Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung
Unter Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung wird meist etwas gänzlich anderes verstanden, als der Begriff „ARBEITSZEITMODELL“ im allgemeinen Sprachgebrauch vermuten lässt. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden sowohl von kollektiv- als auch von individualrechtlichen Bestimmungen geregelt. Im Rahmen des Dienstvertrages wird mit jedem Mitarbeiter klar vereinbart zu welchen Zeiten er seine Arbeitsleistung erbringen muss. Diese Vereinbarung […]
Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub
Viele Arbeitnehmer bewerten faire und großzügige Behandlung der Urlaubsansprüche und -regelungen höher als geldwerte Komponenten des Arbeitsvertrages. Planung und Genehmigung von Urlauben ist somit ein wichtiges Thema. Daher ist es auch naheliegend eine bestehende Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub einzusetzen. Das österreichische Arbeitsrecht besteht aus gut 40 einzelnen Gesetzen, > 850 […]
Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung
Die klassische Arbeitszeit-Aufzeichnung durch mechanische Geräte oder Listen erfordert sicher keine explizite Zustimmung der Belegschaftsvertretung. Für die Einführung eines EDV gestützten Systems mit Chip-Karten oder Bildschirmerfassung durch den Mitarbeiter ist die Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung nicht zwingend, aber sinnvoll. Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung bedeutet nicht, dass es sich dabei um eine Maßnahme handelt, […]
Was eine Zeiterfassung zumindest können muss
Viel zu oft werden Kaufentscheidungen für Zeiterfassungs-Systeme getroffen, ohne dass zuvor überlegt wird was eine Zeiterfassung zumindest können muss. Unter Zeiterfassung muss man nicht zwangsläufig ein elektronisches System bestehend aus spezifischer Standard-Software und Hardware (Terminals) verstehen. Grundsätzlich erfüllt ja auch eine mechanische Stempeluhr oder eine händisch geführte Liste über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter die Anforderungen […]
Der Workflow in der Zeiterfassung
Der Workflow in der Zeiterfassung ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren zur Planung/Kontrolle von Urlauben, Dienstreisen und anderer Abwesenheiten sowie von Überstundenleistungen, Überstundenauszahlungen, etc.. Die Aufzeichnung, Planung und Auswertung von „Abwesenheiten“ ist ein wesentliches Merkmal eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems und geht weit über die einfache Zeitaufzeichnung hinaus. Zeiterfassungssysteme mit einem elektronischen Genehmigungsverfahren, dem Workflow unterstützen und helfen […]
Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen
Urlaub ist ein Teil der Arbeitswelt. Nicht nur die gesetzliche Pflicht sondern vor allem der Erholungsbedarf jedes Menschen erfordern eine sorgfältige Planung und Aufteilung der zu Verfügung stehenden arbeitsfreien Tage. Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen ist daher sinnvoll. Die Höhe des jährlichen Urlaubsanspruchs ist in Österreich im Urlaubsgesetz (UrlG) und in […]
Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen?
Der Frage „ Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen “ wird sich jeder stellen müssen, der in einer Organisation für Anschaffung und Betrieb eines Zeiterfassungssystems zuständig ist. Wir haben in diesem Blog bereits mehrfach Themen behandelt, die sich mit den Funktionen und auch dem Nutzen einer Zeiterfassung beschäftigen. Viele Unternehmer bzw. Arbeitgeber haben aber unterschiedliche […]
Das neue Arbeitszeitgesetz erhöht die Anforderungen an die Zeiterfassung
Ein Zwölfstundentag wird auch in Zukunft nicht die Regel sein. Längere Arbeitszeiten bleiben die Ausnahme und müssen jedenfalls gut dokumentiert werden. Das neue Arbeitszeitgesetz erhöht die Anforderungen an die Zeiterfassung. Bereits kurz nach der ersten Ankündigung des geplanten Zwölfstundentages haben wir in diesem Blog die möglichen Auswirkungen auf die Zeiterfassung in einem Beitrag behandelt. Zum […]
IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr
Auch heute noch werden mit Recht Überlegungen angestellt, ob eine IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr für das Unternehmen der richtige Lösungsansatz ist. Zeiterfasung gibt es seit weit über 100 Jahren. Die ersten „Stechuhren“ wurden bereits im 19. Jahrhunderts nicht nur in der Industrie sondern auch im Dienstleistungsbereich und in den Staatsdiensten (Beamte) eingesetzt. Erst im Laufe […]
Zeiterfassung oder Leistungserfassung
Die Frage ob Zeiterfassung oder Leistungserfassung stellt sich bei Dienstnehmern im Sinne des Österreichischen Arbeitszeitgesetzes (AZG) eigentlich gar nicht. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet die Arbeitsstunden seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen (§26 AZG). „Wir benötigen keine Zeiterfassung, unsere Mitarbeiter werden nach Leistung und nicht nach ihrer Anwesenheitszeit bezahlt“ Das ist ein oft verwendetes Argument, weshalb manche Betriebe oder […]
WEB basierte Zeiterfassung
Eine WEB basierte Zeiterfassung bedeutet nicht automatisch, dass es sich dabei um eine sogenannte Online- oder Cloud-Lösung handelt. So, wie bei vielen anderen betrieblichen Software Anwendungen nutzen immer mehr Anbieter von Zeiterfassungs-Software eine WEB basierte Technologie. Unter WEB basierte Zeiterfassung ist also primär eine Programmier- und Anwendungstechnik zu verstehen. Das Anwendungsprogramm einer WEB basierten Lösung […]
Arztbesuch in der Zeiterfassung
Wenn der Arztbesuch in der Zeiterfassung als Buchungsart für Mitarbeiter vorgesehen ist, bedeutet das nicht automatisch, dass diese Zeiten der normalen Arbeitszeit zugeordnet werden müssen. In jedem vernünftigen Zeiterfassungs-System müssen bestimmte Zeitarten definiert werden. Dazu zählen typischer Weise die Normalarbeitszeit, Mehrarbeit und Überstunden – meist unterteilt in die Arten der Zuschlagspflicht, also 50%ige oder 100%ige. […]
Zeiterfassung bei Geringfügiger Beschäftigung
Eine Zeiterfassung bei Geringfügiger Beschäftigung schützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor unliebsamen Überraschungen nach allfälligen Prüfungen der Lohn- und Sozialabgaben. Die Form der Geringfügigen Beschäftigung wurde in Österreich in den 1990er Jahren eingeführt. Zweck dieser Form der Beschäftigung ist es, dass Arbeitgeber (AG) und Arbeitnehmer (AN) von der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen entlastet werden, wenn das Beschäftigungsverhältnis […]
Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen
Das Globalisierungs-Thema ist nicht nur Gegenstand politischer Diskussionen. Global agierende Organisationen und Unternehmen müssen sich auch mit dem Thema der Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen auseinandersetzen. Viele internationale Organisationen und Unternehmen haben Betriebsstandorte in Ländern mit unterschiedlichen Zeitzonen. Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen kann eine Herausforderung für Organisation und Systemanbieter werden. Hier geht es vor allem darum, […]
Urlaubsplanung mit der Zeiterfassung
Durch eine Urlaubsplanung mit der Zeiterfassung können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer den Planungsprozess transparenter und effizienter gestalten. Gerade jetzt werden viele Urlaube geplant. Jeder Arbeitnehmer hat in Österreich einen gesetzlichen Anspruch auf zumindest 5 Wochen Urlaub im Jahr – §2(1) Urlaubsgesetz (UrlG). Ebenso sieht aber das UrlG im §4 vor, dass der Zeitpunkt des […]
Überstunden ohne Zeiterfasung ?
Es wird immer Diskussionen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geben, wenn die Auszahlung oder Gutschrift von Überstunden ohne Zeiterfassung eingefordert wird. Der Begriff der Überstunde ist sehr oft Gegenstand in Diskussionen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Meist geht es dabei um drei Themenkreise: 1. Wann wird eine Arbeitszeit als Überstunde bezeichnet? 2. Wurde die betreffende Arbeitszeit dokumentiert? […]
Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung
Sowohl für staatliche Förderstellen, als auch für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung eine Voraussetzung sein. Viel ist in diversen Medien über die Altersteilzeit zu lesen. Vor allem die stark steigende Zahl von Personen und Unternehmen, die dieses Förderpaket des Staates in Anspruch nehmen veranlassen uns das Thema Altersteilzeit in Verbindung mit […]
Ruhezeiten und Zeiterfassung
Das Thema Ruhezeiten und Zeiterfassung betrifft nicht nur Unternehmer im Güter- und Personentransport. Ruhezeiten und Zeiterfassung sind in jedem Betrieb untrennbar miteinander verbunden. Aktuell gibt es in diversen Medien wieder vermehrt Meldungen über massive Verletzungen und Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Ruhezeiten für LKW Fahrer. EU-weit müssen Fahrzeuge für Güter- und Personenbeförderung über 3,5 Tonnen einen Fahrtenschreiber […]
Sommerzeit und Zeiterfassung
Sommerzeit und Zeiterfassung betrifft nicht nur die Zeitumstellung. Immer häufiger wechseln auch die angewendeten Zeitmodelle zwischen Winter- und Sommerzeit. Die Sommerzeit-Umstellung war noch vor gar nicht allzu langer Zeit ein Thema, das jeden Betreiber eines Zeiterfassungs-Systems gewisse Sorgen bereitet hat. Vor allem hat dies bei Systemlieferanten regelmäßig zu Sonderschichten geführt wenn Kunden am Tag nach […]
Kann ein Mitarbeiter die Zeiterfassung manipulieren?
Auch eine moderne Zeiterfassung ist nicht gänzlich vor Manipulation geschützt. Durch Einsatz geeigneter Systeme lässt sich allerdings die Gefahr eine Zeiterfassung zu manipulieren auf ein minimales Restrisiko reduzieren. Bereits im Zeitalter der Stempel- oder Stechuhren war das „Stempeln“ für einen Kollegen eine naheliegende Form um Aufzeichnungen der Arbeitszeiten zu manipulieren. Seit fast 40 Jahren werden […]
Für wen ist Zeiterfassung Pflicht?
Laut österreichischem Arbeitsrecht ist grundsätzlich der Arbeitgeber für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten verantwortlich. Daher gibt es für Arbeitnehmer eine Zeiterfassung Pflicht nur dann, wenn es diesbezüglich eine explizite Betriebsvereinbarung oder entsprechende Einzelvereinbarung gibt. Für wen ist Zeiterfassung Pflicht? Das Arbeitszeitgesetz (AZG) schreibt im §26 lediglich vor, dass der Arbeitgeber (AG) Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden […]
Einführung einer Zeiterfassung
Wer bei der Einführung einer Zeiterfassung nicht ausreichende Ressourcen bereit stellt wird dies im laufenden Betrieb der Zeiterfassung teuer bezahlen! Auch für die Einführung einer Zeiterfassung gilt: Planung ist die halbe Miete! Deshalb wollen wir hier auf einige wichtige Aspekte hinweisen, die bei einem Projekt Zeiterfassung in der Einführungsphase zu berücksichtigen sind. Aber mit der […]
Arbeitszeiterfassung und DSGVO
DSGVO ist die EU Datenschutz Grund Verordnung, die ab 25.05.2018 in allen Mitgliedstaaten wirksam wird. Verletzungen gegen diese Verordnung können zu Strafen von bis zu 20 Mio. Euro führen. Arbeitszeiterfassung und DSGVO erfordert daher von jedem Unternehmer besondere Aufmerksamkeit. Dieser Blogbeitrag soll Grundlage für Unternehmer und Dienstnehmer zur Diskussion des Themas Datenschutz und DSGVO in […]
Bereitschaftszeit und Zeiterfassung
Ein EuGH-Urteil bestätigt, dass in besonderen Fällen auch die sogenannte „Rufbereitschaft“ Arbeitszeit im Sinne der Bestimmungen der nationalen Arbeitszeitgesetze ist. Nicht nur deshalb muss die Bereitschaftszeit und Zeiterfassung zusammen spielen. Der Fall des EuGH (Europäischer Gerichtshof) zeigt sehr schön, dass eine EU-Richtlinie in nationale Gesetze übernommen werden muss und dass ein EU-Bürger auch Anspruch auf […]
Wie die Zeiterfassung zur Routine wird
Damit eine Zeiterfassung zur Routine wird, muss das betroffene Unternehmen entsprechende Ressourcen bereit stellen und die Zeiterfassungs-Software alle funktonalen Anforderungen erfüllen. Zeiterfassung ist, wie auch in diesem Blog bereits mehrfach erwähnt ist, vor allem in Österreich, ein sehr komplexes Thema. Auch mit Hilfe einer modernen, EDV-gestützten Anwendung müssen für das Thema Zeiterfassung sowohl seitens der […]
8 Gründe für Arbeitszeiterfassung via Software statt Excel
Obwohl Excel ein unwahrscheinlich mächtiges und ausgereiftes Programm ist, kann damit keine professionelle Standardsoftware für Arbeitszeiterfassung ersetzt werden. Gerade Unternehmen oder Organisationen, die ein erfahrenes Team von Mitarbeitern haben, die sich mit Office-Anwendungen – und hier vor allem Excel – sehr gut auskennen sind verleitet das Thema Arbeitszeiterfassung durch eine Eigenentwicklung abzudecken. Grundsätzlich reicht für […]
10 Gründe für eine Zeiterfassung mit APP
Zeiterfassung mit APP ist nicht nur ein Schlagwort. Dahinter stehen eine Reihe von Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Fast täglich lesen oder hören wir etwas in diversen Medien über die steigende Anzahl von Anwendungen auf Smartphones oder Tabletts mittels APP. Natürlich sind davon Anwendungen betrieblicher Software, wie z.B. die Zeiterfassung nicht ausgenommen. Davor aber noch […]
Zeiterfassung ohne zu stempeln
Wenn das Zeiterfassungs-System eine Zeiterfassung ohne zu stempeln ermöglicht, kann damit, unter bestimmten Voraussetzungen die gesetzliche Aufzeichnungspflicht erfüllt werden. Es gibt sehr viele unterschiedliche Arten der Zeiterfassung. Ursprünglich war es die Stechuhr oder Stempeluhr, heute sind es vorwiegend EDV gestützte Systeme basierend auf einer Software für Zeiterfassung. Einer der vielen Beweggründe für die Installation einer […]
Zeiterfassung mit Terminal GeCOTime-WEGA
Während früher oft die Frage gestellt wurde, ob ein PC die Zeiterfassung mit Terminal ersetzen kann, bietet heute das Terminal GeCOTime-WEGA die Chance einen PC zu ersetzen. Das Thema Zeiterfassungs-Terminal wurde in diesem Blog bereits mehrfach behandelt. Es gibt bekanntlich viele Argumente für die Nutzung eines Terminals, aber es sprechen auch viele Gründe dafür, die […]
Arbeitszeit und Zeiterfassung in der EU
In einem EU-Mitgliedsland Land ist die gesetzliche Regelung von Arbeitszeit und Zeiterfassung nicht ausschließlich Sache der regionalen Gesetzgebung. Eine EU Richtlinie legt hier bindende Grenzen fest. Auch die aktuell geführten Diskussionen zum Thema Ausweitung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten bestätigen, dass gerade in Österreich das Thema Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung auf einer sehr komplexen Rechtsgrundlage basiert. […]
Die richtige Zeiterfassung auswählen
Die richtige Zeiterfassung auswählen ist kein einfacher Prozess. Leider werden immer noch viel zu oft leichtfertig Entscheidungen für Systeme getroffen, die ein Unternehmen oder eine Organisation langfristig sehr teuer zu stehen kommen kann. Die Auswahl der richtigen Zeiterfassung ist für jeden Betrieb und jede Organisation ein Prozess, der nachhaltige Auswirkungen mit sich bringt. Dies gilt […]
Zeiterfassung zum Jahreswechsel
Auch wenn die meisten, qualifizierten Zeiterfassungsprogramme zum Jahreswechsel keine expliziten Eingaben erfordern, lohnt es sich einige der im Folgenden angeführte Themen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu prüfen. Das bevorstehende Ende des Kalenderjahres erfordert in vielen Unternehmen bzw. Unternehmens-Bereichen ein besonderes Augenmerk auf einzelne Systeme. Insbesondere ist dies der Fall, wenn das Wirtschaftsjahr eines bilanzierenden […]
Braucht der Weihnachtsmann eine Zeiterfassung?
Auch für Weihnachtsmänner und Christkinder ist der Arbeitgeber verpflichtet Zeitaufzeichnungen zu führen. Vor allem die Aufzeichnungen über Pausen so wie passive und aktive Reisezeiten von Außendienstmitarbeitern aus der Zeiterfassung werden bei Besuchen des Arbeitsinspektors gerne verlangt. Dieser Beitrag soll nicht dazu beitragen die Diskussion anzuheizen, ob bei uns der Weihnachtsmann oder das Christkind die Geschenke […]
Zwölfstundentag – nur mit Zeiterfassung
Wie auch immer die neue Regelung für einen Zwölfstundentag im Detail aussehen wird, wird die Handhabung für jeden Arbeitgeber die Notwendigkeit der Nutzung einer leistungsfähigen EDV-gestützten Zeiterfassung erhöhen. Die Koalitions-Verhandler einer neuen Österreichischen Bundesregierung haben angekündigt den Zwölfstundentag generell erlauben zu wollen. Das hat natürlich ein gewaltiges mediales Echo ausgelöst. Von der Ausbeutung der Arbeitnehmer […]
Zeiterfassung-Online
Unter Zeiterfassung-Online wird heute die Nutzung einer Software verstanden, die im Internet als Cloud Service bereitgestellt wird. Zeiterfassung-Online gibt es in einfachster Form auch kostenlos. Der Begriff „Zeiterfassung-Online“ kommt eigentlich aus den 90er Jahren des vorigen Jahrhunderts und bedeutet ursprünglich etwas ganz anderes, als heute damit gemeint ist. Bis Anfang der 90er Jahre waren […]
Was bedeutet Gleitzeitperiode und Durchrechnungszeitraum in der Zeiterfassung?
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Durchrechnungszeitraum und Gleitzeitperiode oft verwechselt. Unabhängig von der Begriffswahl muss eine Zeiterfassung aber sehr wohl exakt zwischen diesen Zeiträumen differenzieren können. Gerade in Zeiten der jährlichen Kollektivvertrags Verhandlungen fallen im Zusammenhang mit flexibler Arbeitszeit immer wieder die Begriffe der sogenannten Durchrechnungszeiträume und der Gleitzeitperioden. Wir wollen in diesem Blog keine arbeitsrechtlichen […]
Konten der Zeiterfassung bei einem Austritt
Gerade bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses, also bei einem Austritt, kann die Zeiterfassung sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer wichtige Grundlagen für die korrekte Abwicklung und Abrechnung liefern. In den meisten Zeiterfassungssystemen werden sogenannte „Konten“ geführt. Typische Konten sind Zeit-Konten, also Konten in denen die täglichen Plus- oder Minusstunden, Überstunden, etc. verwaltet werden. Meist […]
Zeiterfassung – Betriebsdatenerfassung
Während in der theoretischen Wissenschaft die Zeiterfassung ein Teil und Unterbegriff der Betriebsdatenerfassung (BDE) ist, wird umgekehrt in der Praxis die BDE als Zusatzfunktion und somit Teil oder Ergänzung der Zeiterfassung gesehen. In der Betriebswirtschaftslehre wird die Betriebsdatenerfassung (BDE) als Überbegriff für jede Form der elektronischen Erfassung und Auswertung betrieblicher Daten verstanden. Die wissenschaftliche Definition […]
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
Obwohl viele Unternehmen die Zuständigkeiten zwischen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle strikt trennen gibt es dennoch viele Gründe die beiden Anwendungen in einem System zu führen Je größer eine Organisation und je höher der Sicherheitsanspruch ist umso eher liegen die Zuständigkeiten für die Bereiche Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei getrennten Personen und Abteilungen. Naturgemäß wird das Thema Zeiterfassung […]
Zeiterfassungs-Terminal als Teil der Zeiterfassungs-Software
Die Verwendung moderner Technologien erlaubt eine völlige Integration eines Zeiterfassungs-Terminal in die Zeiterfassungs-Anwendung. Zeiterfassung bedeutet – wie der Name auch sagt -, dass „Zeiten erfasst“ werden müssen. Gemeint sind Arbeitszeiten, Anwesenheitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. von Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisation. Für das „Erfassen“ gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Die herkömmlichste und auch heute noch […]
Zeiterfassungs-Software: Wer ist zuständig?
Gerade im Bereich der Zeiterfassung ist die Entscheidung für die richtige Zeiterfassungs-Software sehr stark von den individuellen, betrieblichen Bedürfnissen und den rechtlichen Rahmenbedingungen geprägt. Deshalb sollte der Softwareanbieter primär nach funktionalen Kriterien und nicht primär nach den IT-Vorgaben ausgewählt werden. In vielen Unternehmen und Organisationen ist die Zuständigkeit für die Auswahl und Betreuung einer Anwendungssoftware […]
Die Nachbearbeitung in der Zeiterfassungs-Software optimieren
Jedes Software-System, das für den operativen Betrieb in einem Unternehmen genutzt wird – und somit auch die Zeiterfassungs-Software – erfordert laufende Betreuung. Leistungsfähe Software, die auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist kann den Aufwand für laufende und nachträgliche Systembearbeitung erheblich reduzieren. Wer ein EDV-gestütztes System für die Zeiterfassung nutzt oder den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems […]
Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle.
Die Anwesenheitsliste einer Zeiterfassung erfüllt in der Regel nicht die Voraussetzungen einer betrieblich notwendigen Feuerwehr- oder Evakuierungsliste. Zeiterfassung wird oft auch als Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Dies vor allem dann, wenn das System bzw. die Software auch für andere Applikationen, wie z.B. Dienstplanung, Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle eingesetzt wird und dadurch eine begriffliche Abgrenzung zu anderen Anwendungen erfolgt. […]
Schichtplanung und Zeiterfassung
Eine leistungsfähige Zeiterfassung kann die Aufgaben einer Schichtplanung übernehmen, während viele Schicht- und Dienstplanungsprogramme die Kriterien der gesetzlichen Arbeitszeit Aufzeichnungspflicht nicht erfüllen. Bei Betrieben mit Schichtbetrieb stellt sich immer die Frage, ob der Einsatz einer Zeiterfassung bzw. eines Zeiterfassungs-Systems notwendig ist, wenn für die Einteilung der Schichten ein elektronisches Planungs-System genutzt wird. Zu diesem Thema […]
Austritt in der Zeiterfassung
Was ist bei einem Austritt im Zeiterfassungs-System zu berücksichtigen? Für Unternehmen mit vielen befristeten Dienstverhältnissen oder mit hoher Fluktuation ist ein leistungsfähiges Zeiterfassungs-System eine wertvolle Hilfe in der Personalverwaltung. Wie bereits in vielen dieser Blogbeiträge ausgiebig behandelt sollten Zeiterfassungs-Systeme auch für die Verwaltung und Aufzeichnung von Abwesenheiten wie z.B. Urlaub, Krankheit, etc. genutzt werden. Darüber […]
Zeiterfassung als Cloud-Lösung
Eine Cloud-Lösung für die Zeiterfassung ist nicht mit anderen Cloud-Lösungen kaufmännischer Software vergleichbar. Die Entscheidung für eine Cloud-Lösung bei der Zeiterfassung sollte daher gewissenhaft geprüft werden. Unter „Cloud-Lösung“ verstehen wir eine Anwendung, für die der Nutzer kein eigenes Programm auf einem seiner Rechner installiert haben muss. Der Zugriff auf eine Cloud-Anwendung erfolgt über einen Internet-Browser […]
Arbeitszeiterfassung – Anwesenheitszeiterfassung
Während Stech- und Stempeluhren nur die Anwesenheitszeiten erfassen können sind moderne Zeiterfassungssysteme in der Lage neben der reinen Anwesenheit auch die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen, auch wenn diese z.B. nicht am Dienstort erbracht wird. Die Arbeitszeit wird im Rahmen des Österreichischen Arbeitsrechts sehr klar definiert (Arbeitszeitgesetz-AZG §2). Auch die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers über die geleisteten […]
Urlaub und Arbeitszeiterfassung
Die Planung, Berechnung und Erfassung von Urlaubszeiten ist in einem Zeiterfassungs-System mindestens genauso wichtig, wie die Verwaltung von Arbeitszeit-Modellen. In einem Arbeitszeiterfassungs-System werden, wie der Name schon sagt „Arbeits-Zeiten“ erfasst. In erster Linie denkt man beim Begriff Zeiterfassung daher daran, dass mit diesem System die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern erfasst und dokumentiert werden. Diese Annahme ist […]
Zeiterfassung für Dienstnehmer mit All-In Verträgen
Ein All-In Vertrag bedeutet nicht, dass auf eine Zeiterfassung verzichtet werden kann. Im Juli 2017 wurde für alle Dienstnehmer des Handels für ganz Österreich ein neuer Kollektivvertrag zwischen Gewerkschaft und Wirtschaftskammer ausverhandelt. Neben vielen Änderungen, die v.a. die Berechnung der Entlohnung betreffen wurde auch das Thema „All-In Verträge“ explizit in den Kollektivvertrag aufgenommen. Dies ist […]
Kollektivverträge und Zeiterfassung
Nur, wer die Bedeutung und das Wesen der Kollektivverträge kennt, kann verstehen, dass in Österreich Zeiterfassungs-Systeme bei manchen Branchen an ihre Grenzen stoßen. Das Österreichische Arbeitsrecht besteht aus knapp 40 unterschiedlichen Gesetzen. Gesetze wie z.B. das Arbeitszeitgesetz (AZG), das Urlaubsgesetz (UrlG) oder das Angestelltengesetz (AngG) regeln das individuelle Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Kernstück des […]
Nachtschichtzuschlag in der Zeiterfassung
Wenn es darum geht Zuschläge zu berechnen, die nicht regelmäßig anfallen und von der Arbeitszeit abhängig sind wird ein Betrieb heute nur schwer ohne leistungsfähigem Zeiterfassungs-System auskommen. Nicht nur das österreichische Arbeitsrecht sieht für Nachtarbeit komplexe Regelungen vor, die sowohl die Einhaltung von Ruhepausen und Ruhezeiten als auch Vergütungen und die Entlohnung betreffen. Die Höhe […]
ZEITERFASSUNG – ZEITMESSUNG
Ähnliche Begriffe – Unterschiedliche Anwendungen. Obwohl die Begriffe „Zeiterfassung“ und „Zeitmessung“ sehr viel gemeinsam haben, bedeuten sie in der Praxis jedoch etwas völlig anderes. Zeiterfassung und Zeitmessung sind Systeme die Zeitdaten und Personendaten verknüpfen, aber dabei unterschiedliche Ziele verfolgen. Zeiterfassungssysteme dienen der Ermittlung von Arbeitszeiten von Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisation. Hier werden nicht […]
Können Stempeldaten einer Zeiterfassung verloren gehen?
Gerade beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals gibt es gewisse Risiken, die bei der Konfiguration eines Zeiterfassungssystems berücksichtigt werden sollten. Für jeden, der an einem Zeiterfassungssystem beteiligt ist stellt sich irgendwann die Frage, ob einmal erfasste Zeitdaten auch wirklich sicher im System gespeichert bleiben oder verloren gehen können. Dieses Thema betrifft nicht nur Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eines […]
Entgeltfortzahlung auf Basis einer Zeiterfassung
Mit Hilfe eines guten Zeiterfassungs-Systems kann eine gesetzeskonforme Berechnung der Entgelte im Falle einer Dienstverhinderung erfolgen. Das österreichische Arbeits- und Sozialrecht sieht auf Basis einer Reihe von Gesetzen, Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen vor, dass Arbeitnehmer auch im Falle einer Dienstverhinderung Anspruch auf jenes Entgelt haben, das ihnen bei Diensterfüllung zustehen würde. Insbesondere wird dieser Anspruch im […]
Arbeitszeiterfassung – Leistungserfassung
Durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems alleine kann die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters nicht gemessen werden. Wird in einer Dienstvereinbarung ein messbares Leistungsziel vereinbart kann dadurch aber nicht die gesetzlich vorgegebene Regelung betreffend Arbeitszeiten außer Kraft gesetzt werden. „Sie werden hier nicht fürs Herumsitzen bezahlt“ ist eine oft zitierte Aussage eines Vorgesetzten, wenn er mit der Leistung […]
Datenschutz und Datensicherheit in der Zeiterfassung
Daten der Zeiterfassung sind personenbezogene Daten. Deshalb gelten diese als besonders sensibel und unterliegen auch rechtlichen strengen Vorgaben betreffend Schutz und Sicherheit. Der Begriff Datenschutz ist streng genommen ein juristischer Begriff. Das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) regelt auch konkret den Schutz von Personenbezogenen Daten. Das Gesetzt bezieht sich auf ein bürgerliches Grundrecht, das Jedermann zusichert, dass […]
Welche Methoden gibt es für den Betrieb einer Zeiterfassung?
Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Vielfalt an Lösungsmöglichkeiten: Buchungen über Zeiterfassungsterminals und/oder über PC Bildschirm, Buchungen über mobile Endgeräte oder automatische Tagessaldoberechnungen für z.B. All-In Mitarbeiter. Wo aber soll das System Installiert werden? Oder kann ich es ganz einfach in der Cloud nutzen? Welche Methode ist für mich die Richtige? Um diese Frage beantworten […]
Zeiterfassung über Web-Terminal
Ein Web-Terminal kann in bestimmten Fällen nicht nur den Einsatz eines Hardware-Terminals (Zeiterfassungs-Terminal) ersetzen sondern bietet auch eine Reihe zusätzlicher Features. Für ein Zeiterfassungs-System sind die Zeitereignisse die Grundlage jeder Berechnung und Auswertung. Zeitereignisse sind die Zeitpunkte an denen die betroffenen Personen, also in der Regel die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre tägliche Arbeit beginnen, unterbrechen […]
Zeiterfassung bei niedergelassenen Ärzten
Als Hersteller von Zeiterfassungs-Systemen stellen wir fest, dass die Nachfrage nach Lösungen für Zeiterfassung, Dienstplanung und Zutrittskontrolle bei niedergelassenen Ärzten und Ärztezentren deutlich stärker wächst als in den meisten anderen Branchen. Egal, ob es sich um eine Arztpraxis mit ein oder zwei Assistentinnen oder um eine der vielen Ärztezentren oder eine Gruppenpraxis handelt zeichnen sich […]
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Kindergärten:
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ist nicht nur bei großen Firmen ein wichtiges Thema. Auch für Kindergärten kann es vorteilhaft sein ein Zeiterfassungs- und Zutrittssystem einzusetzen. Wieso verwendet man Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Kindergärten: Auch bei Kindergärten ist es hilfreich, wenn nur das Personal und bestimmte Personen Zugang zu den Räumen haben, denn der Kindergarten hat […]
Was ein Zeiterfassungs-Terminal kosten darf
Hier finden Sie keine Terminal Preisliste, aber eine Entscheidungshilfe zur der Frage ob und wie viele Zeiterfassungsterminals bei Installation eines Zeiterfassungs-Systems berücksichtigt werden sollen. Als Hersteller von Zeiterfassungs-Software wird man häufig gefragt, ob der Einsatz eines Erfassungs-Terminals überhaupt notwendig ist und weshalb diese Geräte relativ teuer sind. Auf die Frage ob sich die Investition in […]
Kosten eines Zeiterfassungs-Systems
Wie der Name schon sagt, besteht ein Zeiterfassungs-System aus mehreren System-Komponenten. Neben der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter/Personen stellen daher die eingesetzten Komponenten und die qualitativen Anforderungen an das System den Hauptfaktor für die Bestimmung der Kosten. Was kostet ein Zeiterfassungs-System? Diese Frage wird jedem Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen sehr oft gestellt. Leider kann man diese Frage […]
Zeiterfassung im Außendienst
Auch wenn das Arbeitszeitgesetzt (AZG) die Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeiten für Außendienstmitarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen (§26 Abs.3) nicht so streng regelt wie für andere Dienstnehmer, gibt es viele Gründe weshalb es für das Unternehmen und die Mitarbeiter sinnvoll ist auch Außendienstmitarbeiter in einem Zeiterfassungssystem zu berücksichtigen. Als Hersteller von ZE-Systemen werden wir oft gefragt welche […]
Dienstplan ersetzt Zeiterfassung
Wenn ein System für Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen auf der Grundlage einer leistungsfähigen Zeiterfassungs-Software basiert ist es nicht erforderlich zwei Systeme zu führen. Das Arbeitszeitgesetzt (AZG §26) sieht vor, dass der Arbeitgeber über die tatsächlich geleisteten, täglichen Arbeitsstunden Aufzeichnungen führen muss. Art und Form der Aufzeichnung wird im AZG nicht geregelt. Die Aufzeichnung mit […]
Zeitkorrekturen in der Zeiterfassung
Auch das beste Zeiterfassungs-System der Welt kann nicht alle Daten selbst generieren. Eine gute Zeiterfassungs-Software kann aber viele Fehler rechtzeitig erkennen, korrigieren und betroffene Mitarbeiter oder Vorgesetze über Abweichungen vom Plan oder der Norm informieren. Ein Zeiterfassungs-System soll, wie auch der Name sagt die Arbeitszeiten bzw. die An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens erfassen […]
Welche Informationen kann eine Zeiterfassung noch liefern?
Wer nur die Kommen- und Gehen Zeiten aus seinem Zeiterfassungs-System auswertet nutz wahrscheinlich nur 1% der Möglichkeiten der Zeiterfassungs-Software. Hier werden einige Funktionen beschrieben, die eine moderne Zeiterfassungs-Lösung darüber hinaus liefern sollte. Für viele Unternehmen wird das Zeiterfassungs-System nur zur Aufzeichnung der täglichen Kommen- und Gehen Zeiten, also der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter genutzt. Hier liegt […]
Wie sensibel sind Zeiterfassungs-Daten?
Die Erfahrung zeigt, dass sehr viele Arbeitgeber und fast alle Arbeitnehmervertreter die Daten eines Zeiterfassungs-Systems als höchst sensibel sehen. Als vor über 100 Jahren die ersten Stechuhren und später Stempeluhren eingeführt wurden, war es selbstverständlich, dass die Stechkarten oder Stempelkarten aller Mitarbeiter in dafür vorgesehenen Behältnissen an zentralen Stellen (meist im Eingangsbereich) verwahrt wurden und […]
Zeiterfassung im Web
Zeiterfassungs-Systeme werden zunehmend als WEB-Lösung angeboten. Nicht jeder Hersteller versteht aber unter einer WEB-Anwendung das gleiche. Im Folgenden geben wir einen kurzen Überblick. Gerade bei einer Anwendersoftware wie ein Zeiterfassungssystem gibt es viele Gründe weshalb eine WEB-Technologie Vorteile bietet, aber dazu ist es notwendig zu wissen, was unter WEB-Anwendung zu verstehen ist. Während früher Netzwerke […]
Zeiterfassung in Stunden/Minuten versus Industrie-Minuten
Da wir den Umgang mit Dezimalzahlen gewohnt sind, fällt es uns schwer mit Zeitendaten in nicht dezimalen Werten wie Stunden, Minuten und Sekunden zu rechnen. Seit Beginn der Erfassung und Aufzeichnung von Arbeitszeiten in Betrieben und Fabriken Ende des 19. Jahrhunderts gibt es eine Diskussion darüber, mit welchem Zahlenformat die Berechnung von Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten […]
Zeiterfassung International, Mehrsprachig
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen betreffend der Arbeitszeiten von Dienstnehmern unterliegen nationalen Gesetzen und sind deshalb auch innerhalb der EU stark unterschiedlich ausgeprägt. Dennoch suchen viele Unternehmen mit überregionaler Tätigkeit nach einheitlichen Lösungen zum Thema Zeiterfassung. Bereits mehrfach wurde im Rahmen dieses Blogs das Thema der Österreich-spezifischen, komplexen Regelungen der betrieblichen Arbeitszeiten behandelt. Viele Systeme, auch namhafter […]
Jobsharing in der Zeiterfassung
Jobsharing wird aktuell viel diskutiert, aber was bedeutet diese Arbeitsform eigentlich genau und wie ist dies umsetzbar? Kann eine Zeiterfassung dieses Arbeitsmodell überhaupt abbilden? Genau genommen werden unter Jobsharing 3 unterschiedliche Modelle verstanden. Top Sharing bzw. Job-Pairing bezeichnet die Aufteilung unternehmerische Aufgaben auf mehrere Personen. Job-Splitting hingegen bedeutet, dass ein Arbeitsplatz (in der Regel eine […]
Buchen auf Kostenstellen in der Zeiterfassung
Was ist eine Kostenstelle? „Kostenstelle“ ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre und Teil der Kostenrechnung. Im Zeiterfassungsprogramm GeCOTime können die Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter bestimmten Kostenstellen zugewiesen werden und stehen daher für Auswertungen im Rechnungswesen zu Verfügung. Mitarbeiter können über den Personalstamm einer fixen Kostenstelle zugewiesen werden (Stamm-Kostenstelle). Das ermöglicht auch Zuordnungen von Mitarbeitern zu bestimmten […]
Zeiterfassung in der heutigen Arbeitswelt
Ist eine Zeiterfassung für die Bedürfnisse der heutigen Arbeitswelt geeignet? Hat „925“ in unserer Arbeitswelt noch Gültigkeit? Das klassische „nine to five“ Modell, arbeiten von neun Uhr morgens bis fünf Uhr nachmittags, wird mit den heutigen Anforderungen an die Arbeitsweilt und Möglichkeiten diese Arbeit umzusetzen immer mehr obsolet. Die Arbeitsgesellschaft verlangt nach flexiblen Dienstzeiten und […]
Fenstertage: Umsetzung in der GeCOTime Zeiterfassung
In unserem heutigen Beitrag sehen wir uns an wie „Fenstertage“ in der GeCOTime Software umgesetzt werden. Wir haben drei unterschiedliche Varianten aufgezählt, wie ein Fenstertag behandelt werden kann, wenn an diesem Tag nicht gearbeitet wird: Fenstertag wird als Urlaubstag konsumiert Fenstertag wird als Zeitausgleich konsumiert Fenstertag wird nach bestimmten Kriterien eingearbeitet Ad 1.: Urlaub […]
Zeitänderung in der GeCOTime Zeiterfassung: Wer darf was?
Zeiterfassung ist ein sehr sensibles Thema. Deswegen ist es umso wichtiger, dass die Daten der Zeiterfassung und die somit ermittelten Zeiten auch korrekt sind. Nachträgliche Änderungen oder Korrekturen errechneter Daten sind zwangsläufig notwendig (vergessene Stempelungen, Ende-Zeiten von Abwesenheiten, etc.). Dies darf aber nicht zu unkontrollierten Manipulationen führen. Im Falle der GeCOTime Zeiterfassungs-Software kann mit Hilfe […]
Ist eine Zeiterfassungssoftware für die Zeitaufzeichnungen notwendig?
Lesen Sie diesen Blog und entscheiden Sie selbst ob für die Komplexität der Arbeitszeitaufzeichnung ein A4-Schreibblock oder ein Excel ausreichend ist und wie die gesetzlichen Bestimmungen am besten abgedeckt werden. Welche Aufzeichnungspflichten sieht die Arbeitszeitbestimmungen vor? Die Aufzeichnungen über die tatsächliche Arbeitszeit ist wohl die wichtigste Dokumentation für die Aufzeichnungsplicht der Arbeitszeitbestimmungen. Neben dem Arbeitsbeginn […]
Arten der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung
In der Zeiterfassung unverzichtbar ist die Planung der Abwesenheiten, vor allem des Urlaubes. Dieser Blog beschäftigt sich mit den Möglichkeiten der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung. Variante 1: Urlaub/Abwesenheit wird händisch eingegeben. Die einfachste Art Urlaube oder andere Abwesenheiten, wie. z.B. Kranktage, Kur, Sonderurlaub, Dienstreise, etc., dem Zeiterfassungssystem bekanntzugeben, ist die direkte Eingabe der Abwesenheit vom […]
ZEITERFASSUNG IN KRANKENANSTALTEN
Für Dienstnehmer, die in einem Spital, Pflegeheim, Sanatorium oder ähnlichem Betrieb beschäftigt sind gelten besondere Arbeitszeit Vorschriften, die im Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz (KA-AZG) geregelt sind. Die meisten öffentlichen Spitals Erhalter haben darüber hinaus eigene Vereinbarungen mit ihren Dienstnehmern geschlossen, die aber nicht die Bestimmungen des KA-AZG ersetzen sondern lediglich spezifizieren. Wie z.B. die zuletzt oft diskutierten Regelungen […]
FEXIBLE ARBEITSZEIT – GLEITZEIT
Die österreichische Bundesregierung sucht nach Lösungen für Ausweitung der Flexiblen Arbeitszeit. Die Flexibilisierung der Arbeitszeit ist ein Dauerbrenner in den politischen Diskussionen und führt leider sehr rasch zu unsachlichen Aussagen von beiden Seiten der Interessensvertretungen, die uns an die Zeiten des Klassenkampfes erinnern lassen. Das österreichische Arbeitsrecht sieht bereits seit vielen Jahren Möglichkeiten der Gestaltung […]
SMARTPHONE- UND TABLETT-ARBEIT IN DER ZEITERFASSUNG
Aktuelle Diskussionen über geplante Gesetzesänderungen in Frankreich führen auch in Österreich zu neuen Diskussionen über die Arbeit mit vernetzten, mobilen Geräten außerhalb des Büros und nach Dienstschluss. Grundsätzlich ist die arbeitsrechtliche Grundlage in Österreich offensichtlich eine andere als in vielen anderen Ländern, denn das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) definiert und regelt die Arbeitszeit von Arbeitnehmern ziemlich […]
Methoden der Zeiterfassung – vom Notizblock bis zum Zeiterfassungs-Programm
Auch das Notieren der Arbeitszeiten auf Papier wird als Zeiterfasung anerkannt. Es ist weitläufig bekannt, dass das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) dem Arbeitgeber vorschreibt die täglichen Arbeitszeiten und Ruhepausen seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen. Das AZG selbst schreibt jedoch keine Methoden der Aufzeichnung vor. Es gibt aber berufsspezifische Regelungen (Gesetze, Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen), die auch die Methoden der Aufzeichnung […]
Geplante Abwesenheiten in der Zeiterfassung
Ein wichtiges Informationselement der Zeiterfassung ist der Ausblick in die Zukunft wie z.B. der Urlaubsstand zu einem zukünftigen Stichtag oder die geplanten Abwesenheiten. Geplante Abwesenheiten – ZEI70 Im GeCOTime Menü „zei70 – Geplante Abwesenheiten“, steht dem Anwender eine nützliche Funktion zur Verfügung. Über eine gewählte Periode (Tag/Woche/Monat) kann für verschiedene Suchkriterien (Personalnummer/Zeitpunkt/Abwesenheitsart) sehr schnell […]
PROJEKT- ZEITERFASSUNG
PROJEKT- ZEITERFASSUNG Mehr als nur die Anwesenheit erfassen? Mit einer guten, EDV gestützten Zeiterfassung können auf einfache Weise viele, für das Unternehmen wertvolle Zusatzinformationen ermittelt und ausgewertet werden. „Zeiterfassung“ wird oft auch als Personalzeiterfassung oder Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Diese Begriffe gehen auf das ursprüngliche Wesen der Stechuhr zurück, denn es geht um die Erfassung und […]
Integration der Zeiterfassung in Unternehmensanwendungen
Braucht eine Zeiterfassung Schnittstellen zu anderen Anwendungen? Unternehmen streben integrierte Lösungen an ohne dabei auf individuelle Bedürfnisse verzichten zu müssen – Standardlösungen sollen so viel wie möglich abdecken. Sind in einem Unternehmen mehrere Anwendungen unterschiedlicher Hersteller installiert sollen Daten über Schnittstellen ausgetauscht werden können. Zu welchen bzw. von welchen Anwendungen soll ein Zeiterfassungsprogramm Daten senden […]
Dezember Feiertage in der Zeiterfassung
Des Einen Leid des Andren Freud! Während der Dezember für viele Arbeitnehmer der Monat mit der geringsten Soll Arbeitszeit ist, müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass die Arbeits- und Urlaubszeiten an den Feier- und Sondertagen klar und gesetzeskonform geregelt und erfasst werden. Im Dezember gibt es folgende Feier- und Sondertage: 25.12. und 26.12.: Weihnachts-Feiertage 8.12.: Marien-Feiertag […]
NFC / RFID was ist der Unterschied?
NFC ist kein Widerspruch zu RFID sondern, ganz im Gegenteil. NFC ist eine standardisierte Form der berührungslosen Datenübertragung auf Basis RFID. In der Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und ähnlichen gewerblichen und kommerziellen Anwendungen werden berührungslose Chips/Ausweise basierend auf RFID Technologie (Radio-Frequency IDentification) als Identifikationsmedium seit vielen Jahren verwendet. RFID Lesegeräte können durch Verwendung entsprechender Antennen und […]
Gleitzeit in der Zeiterfassung abbilden
Seit 1969 ist „Gleitzeit“ durch das Arbeitszeitgesetz (AZG) in Österreich gesetzlich verankert und wird darüber hinaus in den meisten Kollektivverträgen Branchen-spezifisch geregelt. Dadurch gibt es eine sehr große Zahl unterschiedlichster Gleitzeit-Vereinbarungen. Die Abbildung der Vielfalt unterschiedlicher Parameter solcher Vereinbarungen stellt für viele Zeiterfassungs-Systeme eine große Herausforderung dar. Der manuelle Aufwand für eine exakte Aufzeichnung der […]
Karenz: Auswirkungen auf die Zeiterfassung
Da während einer Karenz in der Regel das Arbeitsverhältnis nicht unterbrochen wird, ist es nicht richtig karenzierte Mitarbeiter aus dem Zeiterfassungssystem komplett auszuschließen oder inaktiv zu setzen. Begriff(e) der Karenz Karenz im eigentlichen Sinne bedeutet eine zeitlich befristete Unterbrechung, Freistellung oder Aussetzung einer Sache. Im Bereich des Arbeitsrechts versteht man unter Karenz die befristete […]
GeCOTime Datenaustausch mit Lohnprogrammen
GeCOTime Zeiterfassung tauscht Daten mit Lohnprogrammen aus! GeCOTime Zeiterfassung errechnet und übergibt relevante Daten an das entsprechende Lohnprogramm um die ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten bzw. zu erleichtern. Das Lohnprogramm hat damit die Werte für die Variablen, die für die Berechnung des Monatslohns notwendig sind. Das sind u.a. Sonderzulagen (Schmutzzulagen, Gefahrenzulagen, etc.), Prämien […]
Zeiterfassen über GeCOTime WEB-Terminal
In vielen Unternehmen werden Kommen- und Gehen- Buchungen der Mitarbeiter über ein fix montiertes Terminal getätigt. Mit der GeCOTime Software ist auch eine Online Buchung per WEB-Terminal möglich. Das WEB-Terminal hat normalerweise eine vorgefertigte Standardmaske als Oberfläche, auf Wunsch kann es aber auch Individuell gestaltet und um einige Funktionen und Features erweitert werden. Wo finde […]
Terminals, WEB-Terminal und Smartphone APP in GeCOTime Zeiterfassung
Die Frage, ob für die Erfassung der Arbeitszeiten besser ein Hardwareterminal verwendet wird oder die Daten von den Mitarbeitern über PC-Eingabe erfasst werden wurde bereits in anderen Blogbeiträgen behandelt. Im Folgenden soll gezeigt werden, welche Möglichkeiten in den Programmen von GeCOTime vorgesehen sind. GeCOTime ist eine Online-Realtime Zeiterfassung. Deshalb wurde die Integration von Terminals so […]
Berechnung und Buchung von Pausen in GeCOTime Zeiterfassung
Auch wenn das Thema „Pausen“ im Arbeitszeitgesetz (AZG) grundlegend geregelt ist, gibt es in der Praxis sehr viele unterschiedliche Möglichkeiten der betrieblichen Umsetzung. Durch Einsatz eines leistungsfähigen Zeiterfassungs-Systems können betriebliche Vereinbarungen betreffend Handhabung der Pausen sinnvoll unterstütz werden. Hier einige Beispiele, wie das System GeCOTime dafür genutzt werden kann. Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob die […]
Was bedeuten die vielen Begriffe eines Zeiterfassungssystems?
Unabhängig vom jeweiligen Programm, das für die Zeiterfassung in einem Unternehmen eingesetzt wird, werden bestimmte Begriffe verwendet, die sowohl für die Erfüllung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen als auch für die Definitionen der Bedürfnisse eines Unternehmens wesentliche Bedeutung haben. Im Folgenden werden – in alphabetischer Reihenfolge- einige Begriffe erklärt, wie sie auch im Programm GeCOTime verwendet werden. […]
Zeitsaldenberechnung bei Teilzeitmitarbeitern in GeCOTime Zeiterfassung
Die Möglichkeiten zur Darstellung der erfassten Stunden sind in der GecoTime Zeiterfassung vielseitig und können auf die einzelnen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Somit können, je nach Dienstvertrag viele Varianten zur Berechnung der Zeiten abgedeckt werden. Diese reichen von Trivialfällen wie Sammeln der Zeiten während eines Monats bis hin zur komplexen Berechnung und Aufwertung von […]
Elektronisches Genehmigungsverfahren in Gecotime
Das elektronische Genehmigungsverfahren, auch Workflow genannt, ist in unserer Zeiterfassung ein zur Gänze integriertes Modul über welches ganztägige Abwesenheiten, stundenweise Abwesenheiten, Überstunden, vergessene Buchungen sowie Überstunden – Auszahlungen beantragt und genehmigt werden können. Die Anträge der Mitarbeiter werden über eine Weboberfläche im Webterminal erfasst. Der Mitarbeiter wird über das Windows Log On automatisch angemeldet und […]
GeCOTime nutzt einen Personalstamm für Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, etc.
Keiner hat Lust Daten mehrfach zu pflegen. Neben dem Mehraufwand ist die Gefahr groß, dass Daten divergieren und nur durch aufwändige Recherchen und großen Anstrengungen wieder im Einklang gebracht werden können. Das ist nur ein Grund warum GeCOTime einen Personalstamm für verschiedenste Module zur Verfügung stellt. Die Basis jedes GeCOTime Anwendungsmoduls, wie z.B. Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, […]
Was versteht man unter Negativ – Zeiterfassung
Wer in seinem Unternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in einem System plant und nur die Abweichungen vom Plan erfasst betreibt eine Negativ-Zeiterfassung. Ob diese Systeme die Aufzeichnungspflicht gemäß Arbeitszeitgesetzt erfüllen, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.
GeCOTime: Arbeitszeitüberschreitung rechtzeitig erkennen
Im österreichischen Arbeitszeitgesetz ist die Obergrenze von Arbeitszeiten geregelt und klar definiert. Die tägliche Höchstarbeitszeit inklusive Überstunden beträgt z.B. 10 Stunden. Diese darf auch nur im Ausnahmefall und unter bestimmten Bedingungen überschritten werden. Da die Überschreitung der täglichen maximalen Arbeitszeit für den Arbeitgeber auch strafrechtliche Konsequenzen haben kann, sind Arbeitgeber daran interessiert Instrumente zur Vermeidung […]
Zeiterfassung im Unternehmensverbund
So wie bei vielen ERP Anwendungen stellt sich auch bei Zeiterfassungs-Systemen die Frage ob Einzellösungen, Mandantenlösungen oder zentrale Anwendungen für den Unternehmensverbund richtig sind. Auch wenn die unterschiedlichen Organisationen oder Teilbetriebe gänzlich unterschiedliche Arbeitszeit- und Abrechnungsmodelle erfordern, sollte ein gutes Zeiterfassungssystem in der Lage sein einem Unternehmensverbund mit einer zentralen Anwendung gerecht zu werden. Unter […]