In der Zeiterfassung unverzichtbar ist die Planung der Abwesenheiten, vor allem des Urlaubes. Dieser Blog beschäftigt sich mit den Möglichkeiten der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung.

Variante 1: Urlaubsplanung wird händisch in der Zeiterfassung eingegeben

Eine simple Art Urlaube oder andere Abwesenheiten (beispielsweise Krankenstandstage, Sonderurlaube oder Dienstreisen) in der Zeiterfassung abzubilden ist die händische Eingabe durch den Mitarbeiter, den Vorgesetzten oder durch die Personalabteilung.

Durch Ansicht einer einzelnen Abteilung bzw. einzelner Bereiche des Unternehmens, kann via Bildschirm festgestellt werden ob es ungewollte Überlappungen von Urlauben gibt. Korrekturen sind manuell im System zu machen. Dabei werden wir vom Jahresabwesenheitskalender unterstützt.
Diese Methode der Urlaubsplanung in einer Zeiterfassung ist aber nur für Kleinstunternehmen sinnvoll.

Ab einer gewissen Betriebsgröße (unserer Erfahrung nach ab 10 Personen) ist eine Planung über ein Genehmigungsverfahren (Workflow) bereits wertvoll:

Variante 2: Urlaubsplanung wird über ein Genehmigungsverfahren (Workflow) in der Zeiterfassung verwaltet

Die Vorteile des Genehmigungsverfahren gegenüber der manuellen Planung liegen auf der Hand: Vorzeitige Erkennung von Urlaubsüberschneidung; klare Genehmigungsstrukturen samt Stellvertreterregeln; automatischer Eintrag in die Jahresplanung, und vieles mehr.

Hier können Sie sich einen Einblick in den Workflow der Gecosoft ansehen.

Zusammengefasst kann man sagen, dass eine Urlaubsplanung über den Jahresabwesenheitskalender in kleinen Betrieben gut möglich ist. Zweckmäßiger ist aber die Planung über ein Genehmigungsverfahren.