Die Planung, Erfassung und Berechnung von Abwesenheiten wie Beispielsweise der Urlaub ist ein wichtiger Bestandteil digitalen Zeiterfassung..

Arbeitszeiterfassung & Urlaub

Prinzipiell denkt man bei einem Arbeitszeiterfassungssystem an die Erfassung von Arbeitszeiten zu Dokumentationszwecken.

Im Zeitalter von mechanischen Systemen (Stempeluhren, Stechuhren) hatte dies noch seine Richtigkeit. Auf der Stempelkarte waren ja nur genau diese Arbeits- oder Anwesenheitszeiten „gestempelt“.

Von einem modernen Softwareprogramm für Zeiterfassung wird allerdings auch die Verwaltung und Nachverfolgung von Urlaubstagen und Urlaubsansprüchen erwartet.

Software für Zeiterfassung

Gerade in Österreich gibt es betreffend Anspruch und Vereinbarung von Urlaub eine Vielzahl arbeitsrechtlicher Vorschriften, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer betreffen.

Zeiterfassung: Gesetze Österreich

Sowohl das Urlaubsgesetz (UrlG), als auch diverse Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen teilweise komplizierte Regeln vor, wie ein Urlaub zu vereinbaren ist und wie hoch der Anspruch auf Urlaub jedes einzelnen Mitarbeiters ist.

Die Konsumation des Urlaubes ist jedenfalls auch einer gesetzlichen Aufzeichnungspflicht unterworfen.

Planbare Abwesenheiten

Da Urlaube planbare Abwesenheiten sind, können sie im Unternehmen im Vorhinein erfasst und durch ein Zeiterfassungsprogramm entsprechend integriert werden.

Mitarbeiter, die Zugang zu betrieblich genutzten Computern oder mobilen Geräten (Tabletts, Smartphones) haben, können ihre Abwesenheitsplanung meist direkt im Zeiterfassungssystem aufzeichnen.

Selbst die Anträge und Genehmigungen von Urlaub können oft in papierloser Form abwickelt werden.

Zeiterfassung Urlaubsverwaltung

Ist ein Urlaub geplant und der Mitarbeiter führt an diesem Tag keine Zeitbuchung durch, erkennt das Zeiterfassungsprogramm, dass es sich nicht um eine „Fehlzeit“ handelt, sondern um geplanten Urlaub.

Anmerkung: Unvorhergesehene Abwesenheit, wie z.B. aufgrund von Krankheit, muss von einer berechtigten Person weiterhin nachträglich eingetragen werden.

Urlaub und Zeiterfassung in Österreich

Gerade bei der Berechnung und Verwaltung zustehender Urlaubstage unterstützt ein Zeiterfassungs-Programm enorm (In Österreich gilt meistens das Eintrittsdatum als Stichtag für Urlaubsansprüche.).

Urlaubsanspruch am Tag X

Ein weiterer Aspekt von Arbeitszeiterfassung ist z.B. die Berechnung aliquoter Urlaubsansprüche zu bestimmten Stichtagen. Sowohl das Österreichische Arbeitsrecht, das Steuerrecht und auch interne Controlling Vorschriften sehen hier unterschiedliche, teils komplexe Berechnungen vor.

Arbeitszeiterfassung im Unternehmen

Mit einem leistungsfähigen Zeiterfassungsprogramm können Urlaubsansprüche jederzeit und für jeden beliebigen Stichtag ermittelt werden.

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