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Was bedeutet Gleitzeitperiode und Durchrechnungszeitraum in der Zeiterfassung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Durchrechnungszeitraum und Gleitzeitperiode oft verwechselt. Unabhängig von der Begriffswahl muss eine Zeiterfassung aber sehr wohl exakt zwischen diesen Zeiträumen differenzieren können.

Gerade in Zeiten der  jährlichen Kollektivvertrags Verhandlungen fallen im Zusammenhang mit flexibler Arbeitszeit immer wieder die Begriffe der sogenannten Durchrechnungszeiträume und der Gleitzeitperioden.

Wir wollen in diesem Blog keine arbeitsrechtlichen Kommentare zum Arbeitszeitgesetz (AZG) abgeben, aber wir stellen fest, dass diese Begriffe in der Praxis bei unseren Kunden immer wieder zu Missverständnissen führen. Deshalb hier eine kurze Darstellung, was diese Begriffe für Anwender einer Softwarelösung für Zeiterfassung bedeuten.

„Durchrechnungszeitraum“ hat laut  AZG §4 (2), (3), (4) eigentlich nichts mit Gleitzeit zu tun, sondern betrifft nur jenen Zeitraum in dem  arbeitsfreie Tage (Fenstertage) eingearbeitet werden dürfen. In der Regel sind dies 13 Wochen in denen die tägliche Normalarbeitszeit so erhöht werden darf, dass die Summe der  zusätzlich gearbeiteten Stunden der Normalarbeitszeit des eingearbeiteten „Fenstertages“ entspricht. Für Nutzer einer Zeiterfassungssoftware bedeutet dies, dass für die betroffenen Mitarbeiter für diesen Zeitraum ein spezielles Arbeitszeitmodell (Wochenmodell)  eingeplant werden muss.

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird aber unter Durchrechnungszeitraum meistens jene Zeitspanne verstanden, die im AZG §4b als „Gleitzeitperiode“ definiert ist. Damit ist jener Zeitraum zu verstehen in dem die tägliche und wöchentliche durchschnittliche Normalarbeitszeit 10 bzw. 40 Stunden betragen muss. Das heißt, dass an einzelnen Tagen und Wochen innerhalb der Gleitzeitperiode über das gesetzliche Höchstmaß der Normalarbeitszeit hinaus gearbeitet werden darf, ohne dass dafür Überstunden bezahlt werden müssen. Das AZG sieht hier vor, dass erst am Ende einer Gleitzeitperiode ermittelt wird, ob im Fall von Zeitguthaben Überstunden bezahlt werden müssen oder im Fall von Minusstunden Gehaltsreduktionen vorzunehmen sind. In diesem Zusammenhang ist jeweils auch die in der Gleitzeitvereinbarung zwingend vorgesehene Definition der „Übertragungsmöglichkeit“ von Zeitsalden in die nächste Gleitzeitperiode von großer Bedeutung.

In der Zeiterfassung sind die Dauer der Gleitzeitperiode und die Höhe der zulässigen Übertragungsmöglichkeit vor allem für die Definition der entsprechenden Zeitkonten relevant. Hier können leistungsfähige Zeiterfassungsprogramme in Verbindung mit einer Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung dem Unternehmen und v.a. der Personalverwaltung und -abrechnung große Dienste erweisen. Je nach betrieblicher Regelung ist in diesem Zusammenhang auch die Nutzung eines Workflows des Zeiterfassungssystems von großem Nutzen, wenn es für die Genehmigung allfälliger Überstundenzahlungen oder Konsum von Zeitausgleich genutzt werden kann.