Worauf ist bei einem automatischen Pausenabzug in der Zeiterfassung zu achten?
Die Funktion des automatischen Pausenabzug stellt für viele Nutzer einer moderner Zeiterfassung (Dienstgeber und Dienstnehmer) eine große Erleichterung dar, birgt aber auch gewisse Risiken.
Das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) sieht die Einhaltung von „Ruhepausen“ vor, wenn die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit mehr als 6 Stunden beträgt. Ruhepause im Sinne des AZG bedeutet, dass die (bezahlte) Arbeitszeit zu unterbrechen ist. Die Unterbrechung muss mindestens 30 Minuten betragen, kann aber in Ausnahmefällen auf bis zu drei Unterbrechungen zu je 10 Minuten aufgeteilt werden.
In der Praxis wird diese Regelung oft so umgesetzt, dass den Mitarbeitern die gesetzliche Pause automatisch von der Anwesenheitszeit abgezogen wird.
Viele Anbieter im Bereich Zeiterfassung bieten die Möglichkeit eines automatischen Pausenabzug im System zu berechnen bzw. abzuziehen. Personen, die ihre Arbeit um 08:00 Uhr beginnen und um 17:00 beenden sind zwar 9 Stunden anwesend, aber davon werden nur 08:30 Stunden als Arbeitszeit angerechnet.
Werden vom Zeiterfassungsprogramm nur 30 Minuten von der Tages-Anwesenheitszeit abgezogen, ohne Uhrzeit von Pausenbeginn und -ende zu dokumentieren wird die gesetzliche Vorgabe nicht erfüllt, da nicht dokumentiert wird, dass nach 6 Stunden Arbeitszeit eine Ruhepause erfolgt.
Im Sinne des AZG sollte dieser automatische Pausenabzug in der Zeiterfassung so erfolgen, dass Beginn und Ende der Pause exakt festgelegt wird. Die 30 minütige Pause zu einem Zeitpunkt eingefügt wird, der spätestens 6 Stunden nach Beginn der Arbeitszeit liegt. In der Regel werden durch solche Automatismen sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllt als auch die Bedürfnisse der Dienstnehmer und Dienstgeber abgedeckt.
Besonderes Augenmerk ist allerdings auf folgende Fälle zu legen:
- Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden / Teilzeitmitarbeiter
- Pausen werden (auch) gestempelt
- Bezahlte Abwesenheiten ≥ 6 Stunden (Arzt, Dienstgang, Behörden, etc.)
Pausenabzug bei Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden in der Zeiterfassung richtig darstellen:
Wenn das Zeiterfassungsprogramm den automatischen Pausenabzug ermöglicht, ist darauf zu achten, dass im Zuge des Tagesabschlusses in der Zeiterfassung der Pausenabzug nicht zu einer Reduktion der Arbeitszeit führt. Dies kann v.a. bei Teilzeitmitarbeitern oder an Tagen mit kürzerer Sollarbeitszeit (Freitag) passieren. Beispielsweise ist die Sollzeit von 08:00 Uhr bis 14:00 definiert. Der Mitarbeiter kommt um 08:00 Uhr und geht um 14:15 Uhr. Die Anwesenheit beträgt also 06:15 Stunden. Der Pausenabzug darf nicht dazu führen, dass die Arbeitszeit um 30 Minuten gekürzt und mit nur 05:45 Stunden berechnet wird. Richtig im Sinne des AZG ist das „Auffüllen“ bei einer Anwesenheit von 06:15 Stunden eine Pause von 15 Minuten zu berechnen.
Pausen werden auch gestempelt:
In vielen Betrieben wird die Einhaltung der Pausen so geregelt, dass bei durchgehender Anwesenheit die Pause(n) automatisch abgezogen werden. Die Mitarbeiter aber, die den Arbeitsort während der Pause verlassen „stempeln“ müssen. Hierbei ist auf folgendes zu achten:
- Gestempelte Pausen dürfen nicht mit automatischem Abzug addiert werden.
- Ist die gestempelte Pause < 30 Minuten muss der automatische Abzug die Differenz zu 30 Minuten auffüllen.
- Beträgt die Arbeitszeit nach der gestempelten Pause > 6 Stunden, aber die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit ist geringer als die maximal zulässige Normalarbeitszeit darf kein zweiter Pausenabzug erfolgen.
Abwesenheiten > 6 Stunden (Arzt, Behörden, Dienstgang, etc.)
Wenn im Zeiterfassungssystem eine Abwesenheitsart erfasst wird, die als bezahlte Zeit gerechnet wird, ist zu unterscheiden, ob es sich um eine dienstliche Abwesenheit, wie z.B. Dienstgang, Außendienst, etc. handelt oder um eine bezahlte Abwesenheit, wie Arztbesuch oder Behördenweg. Im Falle der dienstlichen Abwesenheit ist die Ruhepausenregelung (lt. AZG) zu berücksichtigen. Das kann im System automatisch berechnet und eingefügt werden, wenn die Tagesarbeitszeit > 6 Std. beträgt. Bei bezahlten Abwesenheiten die > 6 Std. betragen ist die Einhaltung der Ruhepause auch im Sinne des AZG nicht zu berücksichtigen.