In Österreich gilt seit vielen Jahren eine umfassende Pflicht zur Zeiterfassung am Arbeitsplatz. Diese Pflicht soll gewährleisten, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber einen transparenten Überblick über Arbeitszeiten haben. Die Zeiterfassung ist besonders relevant im Hinblick auf Arbeitszeitgesetze, Überstundenregelungen und den Schutz von Arbeitnehmerrechten. Aber was genau muss in Österreich erfasst werden? In diesem Blog gehen wir auf die wichtigsten Punkte ein.

1. Die rechtlichen Grundlagen der Zeiterfassung

Grundlage für die Pflicht zur Zeiterfassung in Österreich ist das Arbeitszeitgesetz (AZG) sowie das Arbeitsruhegesetz (ARG). Diese Gesetze regeln, wie lange Arbeitnehmer täglich und wöchentlich arbeiten dürfen und wann Ruhezeiten einzuhalten sind. Um sicherzustellen, dass diese Vorgaben eingehalten werden, müssen Arbeitgeber eine lückenlose Zeiterfassung sicherstellen. Die Gesetze schreiben vor, dass die Aufzeichnung der Arbeitszeiten so gestaltet sein muss, dass die tatsächliche Arbeitszeit überprüft werden kann.

2. Welche Daten müssen erfasst werden?

Folgende Daten sind in der Zeiterfassung zwingend zu dokumentieren:

a) Beginn und Ende der Arbeitszeit

Jede Arbeitszeitaufzeichnung muss klar erkennen lassen, wann der Arbeitnehmer seine Arbeit beginnt und wann er sie beendet. Diese Zeiten bilden die Grundlage für die Berechnung der täglichen Arbeitszeit. Diese muss in einer nachvollziehbaren und prüfbaren Form festgehalten werden.

b) Pausen

Auch Pausenzeiten müssen erfasst werden. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Arbeitnehmer nach einer Arbeitszeit von sechs Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten einlegen müssen. Diese Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit und müssen daher in der Zeiterfassung separat vermerkt sein. (Auch interessant: Rauchpause & Bildschirmpause in der Zeiterfassung)

c) Überstunden

Überstunden, also Arbeitszeiten, die über die normale tägliche oder wöchentliche Arbeitszeit hinausgehen, müssen ebenfalls dokumentiert werden. Wichtig dabei ist, dass nicht nur die Dauer der Überstunden festgehalten wird, sondern auch, ob diese korrekt vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen werden.

d) Ruhezeiten

In Österreich gibt es klare Vorgaben zu Ruhezeiten. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen. Diese Zeiten müssen nicht explizit erfasst werden, jedoch lässt sich ihre Einhaltung durch die Arbeitszeiterfassung überprüfen.

e) Sonderregelungen für Nachtarbeit, Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit

Wenn Arbeitnehmer in der Nacht, am Sonntag oder an Feiertagen arbeiten, gelten besondere Regelungen. Auch diese Zeiten müssen gesondert dokumentiert werden, da für diese Arbeitszeiten spezielle Zulagen oder Ausgleichstage gewährt werden müssen.

3. Wer ist für die Zeiterfassung verantwortlich?

Die Verantwortung für die Zeiterfassung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber. Er muss sicherstellen, dass die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter lückenlos und korrekt dokumentiert werden. Arbeitnehmer können jedoch auch in die Pflicht genommen werden, ihre Arbeitszeiten selbst zu erfassen – dies ist oft der Fall bei flexiblen Arbeitsmodellen oder bei Vertrauensarbeitszeit.

4. Welche Form der Zeiterfassung ist zulässig?

Die Form der Zeiterfassung ist gesetzlich nicht strikt vorgegeben. Sie kann sowohl manuell auf Papier als auch elektronisch erfolgen. In der Praxis sind jedoch elektronische Systeme weit verbreitet, da sie die Arbeitszeitkontrolle erleichtern und eine genauere Dokumentation ermöglichen. Ob durch Stempelkarten, digitale Zeiterfassungssysteme oder Excel-Tabellen – wichtig ist, dass die Daten vollständig und nachvollziehbar sind.

5. Dokumentationspflicht und Aufbewahrung

Die erfassten Arbeitszeiten müssen laut Gesetz mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht drohen dem Arbeitgeber empfindliche Strafen, denn die Behörden können jederzeit stichprobenartig die Arbeitszeitaufzeichnungen kontrollieren. Besonders bei Verdacht auf Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz ist die korrekte und vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten entscheidend.

6. Ausnahmen und flexible Arbeitszeitmodelle

Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht, etwa bei leitenden Angestellten, bei denen die Arbeitszeit nur schwer festzustellen ist. Auch bei Vertrauensarbeitszeit oder bei flexiblen Arbeitszeitmodellen gibt es gewisse Erleichterungen, was die Form der Zeiterfassung betrifft. Dennoch müssen auch hier Grundregeln, wie das Einhalten der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeit, beachtet werden.

7. Warum ist die Zeiterfassung wichtig?

Die Zeiterfassung hat nicht nur rechtliche Gründe, sondern dient auch dem Schutz der Arbeitnehmer. Sie stellt sicher, dass Arbeitnehmer nicht überlastet werden und ihre Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden. Gleichzeitig bietet sie dem Arbeitgeber eine verlässliche Grundlage für die Lohnabrechnung und vermeidet Konflikte über die geleisteten Arbeitsstunden.

Fazit

In Österreich ist die Zeiterfassung ein unverzichtbares Instrument für den Arbeitsalltag. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter korrekt und vollständig erfasst werden. Die gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung dienen vor allem dem Schutz der Arbeitnehmer, damit Arbeitszeitgesetze eingehalten und faire Arbeitsbedingungen gewährleistet werden. Elektronische Zeiterfassungssysteme sind in vielen Unternehmen eine sinnvolle Lösung, um die Dokumentationspflicht effizient und fehlerfrei zu erfüllen.

Wer sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben hält, riskiert hohe Strafen und Konflikte mit den Arbeitnehmern oder den zuständigen Behörden. Daher sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ein gemeinsames Interesse daran haben, dass die Zeiterfassung ordnungsgemäß durchgeführt wird.