Monatsjournal in der Zeiterfassung

Die GeCOTime Zeiterfassungssoftware verwaltet Personen, erfasst Zeitdaten und wertet die Ergebnisse in verschiedenen Formaten aus. Mit der GeCOTime Zeiterfassungssoftware decken Sie das Erfassen von Zeitdaten ab – vollständig abgestimmt auf das österreichische Arbeitsrecht.

Zeiterfassung Monatsjournal

Ein Monatsjournal dient der Dokumentation und als Information für den Mitarbeiter und ist somit ein zentrales Element der Arbeitszeiterfassung.

Monatsjournale fassen die wichtigsten Informationen wie Zeitbuchungen, Zeitsummen, und Zeitkonten übersichtlich zusammen.

Doch wie werden welche Informationen dargestellt?

Und wer hat Zugriff auf das Zeiterfassungs-Monatsjournal?

Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten

Das Erfassen von „Kommt“ und „Geht“, sowie das Erfassen von Abwesenheiten ist der Kern einer Zeiterfassung. Doch erst die Bewertung dieser Daten und deren entsprechende Darstellung in Monatsjournalen und Abwesenheitskalenders zeichnet ein gutes Zeiterfassungsprogramm aus.

Zeiterfassungsprogramme

Welche Informationen sind auf einem guten Monatsjournal zu finden?
– Tagesbezogene Information

Dazu zählen die täglichen Bruttoarbeitszeiten sowie Pausen und/oder Abwesenheiten.

Zeiterfassungsprogramme bieten verschiedene Anzeigemöglichkeiten der täglichen Buchungen/Arbeitszeiten. Z.B. wird bei einem Monatsjournal pro Tag eine Zeile mit der ersten Kommen-Buchung und der letzten Gehen-Buchung gezeigt. Neben der Buchungsinformation werden tagesbezogene Berechnungen (Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, 50%  und/oder 100% Überstunden, Tagessoll, etc.) angezeigt.

Zeiterfassung für mobile Mitarbeiter

Eine detailliertere Form des Monatsjournals zeigt pro Tag alle Kommen-/Gehen-Buchungen. Vor allem für Mitarbeiter die mehrmals pro Tag das Haus verlassen, wie z.B. Vertreter, Techniker, etc., ist diese Art der Tagesdarstellung sinnvoll.

Ob die Buchung dieses Tages vom Zeitterminal, vom PC, via manuelle Eingabe oder von der Zeiterfassungs-APP gekommen ist, kann bei der tagesbezogenen Information übrigens auch angezeigt werden.

– Wochenbezogene Informationen

Im Monatsjournal werden in der Regel die berechneten Zeitsummen nach jeder Woche summiert und angezeigt.

Damit ist der Überblick pro Woche gewährleistet. Diese Information kann z.B. für Mitarbeiter, die im Schichtbetrieb arbeiten und eine wechselnde Wochenschicht haben, wertvoll sein. 

 

– Monatsbezogene Informationen

Die aufsummierten Zeiten des Monats sind die Summen aller Tage im Monat.

Arbeitslastverteilung im Überblick

Damit haben Sie den besten Überblick, welche Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. pro Monat angefallen sind. Damit ist ein Vergleich der Arbeitslastverteilung pro Mitarbeiter in verschiedenen Monaten möglich.  

 

Jahres-/Periodenbezogene Informationen

Optisch getrennt werden die im laufenden Jahr/Periode errechneten Summen am Ende des Monatsjournals gezeigt. Das sind Informationen über Urlaub (konsumiert/Rest), Summen der jährlichen Abwesenheiten wie z.B. Krankheitstage, Pflegetage, etc. – aber auch die Summe der Zeitkonten wie Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, etc.  

Zeiterfassung – Das Monatsjournal für den Mitarbeiter

Je nach betrieblicher Anforderung können Mitarbeiter das Monatsjournal aus dem Zeiterfassungsprogramm auf Ihrem PC anschauen/ausdrucken oder das Monatsjournal wird vom Zeiterfassungsprogramm automatisch via Email übermittelt.

Dokumentation der Arbeitszeiten

Eine gängige Methode ist der Druck des Monatsjournals, um es dem Mitarbeiter in handlicher Form zur Verfügung zu stellen. In Österreich ist es auch üblich, das gedruckte Journal vom Mitarbeiter paraphieren zu lassen, um es dann das Dokument zentral ablegen zu können.

Elektronische Zeiterfassung von GeCOSOFT

Die GeCOTIME Software für Zeiterfassung bietet vor allem KMUs, aber auch allen anderen Unternehmen mit komplexen Anforderungen eine flexible und nachhaltige Lösung.

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