Auch Arbeitszeiten im Außendienst können in einem modernen Zeiterfassungssystem leicht verarbeitet werden. Wir erklären, was dabei beachtet werden sollte.
Zeiterfassung für Außendienstmitarbeiter
Als Hersteller von Zeiterfassungssystemen werden wir oft nach einer praktischen Lösung für die Zeiterfassung bei Außendienstmitarbeitern gefragt.
Bei GeCOSOFT verfügen wir über reichhaltige Erfahrung und besonders flexible Produkte. So sind wir in der Lage, ein Zeiterfassungssystem genau auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens abzustimmen.
Außendienst Zeiterfassung
Für eine erfolgreiche Zeiterfassung im Außendienst müssen folgende Fragen geklärt werden:
Welche Tätigkeiten verrichten Ihre Außendienstmitarbeiter?
Es handelt sich um:
- Außendienstmitarbeiter für Service-, Montage- oder Wartungsarbeiten
- Außendienstmitarbeiter im Vertrieb
Welche Daten sollen im Rahmen der Zeiterfassung aufgezeichnet werden?
Benötigt wird:
a) Erfassung und Dokumentation der täglichen Gesamtarbeitszeit (Arbeitsdauer)
b) Erfassung der täglichen tägliche Beginn- und Ende-Zeiten (plus Pausen)
c) Erfassung der genauen Tätigkeiten inkl. Auftrags-, Kunden- oder Projektdaten
Zeiterfassung Außendienst Gesetz
Die Aufzeichnungspflicht im Sinne AZG §26 Abs.3 wird durch eine Planung oder Vorgabe der täglichen Arbeitszeiten, die vom Mitarbeiter laufend abgezeichnet wird, erfüllt. Im Zeiterfassungsprogramm wird dies durch Zuordnung eines entsprechenden Wochenmodells gelöst.
Wochenmodelle zur Zeiterfassung
Allerdings müssen auch alle geplanten und nicht geplanten Abwesenheiten (Urlaube, Krankenstände, etc.) erfasst werden.
Damit ist die Pflicht zur Arbeitsaufzeichnung der oben angeführten Fälle 1.a und 2.a erfüllt. Die Außendienstmitarbeiter können die Arbeitszeiten über ein ausgedrucktes Monatsjournal erhalten und bestätigen.
Zeiterfassung App
Plandaten entsprechen aber in den seltensten Fällen den Echtdaten.
Sollen die exakten täglichen Arbeitszeiten ermittelt werden, benötigt man dafür geeignete Erfassungsmöglichkeiten. Dafür stehen einerseits Smartphones oder Tabletts mit entsprechenden Zeiterfassungs-APPs zu Verfügung. Alternativ können die Außendienstmitarbeiter ihren Laptop mit mobiler Internet-Datenverbindung nutzen.
Mobile Zeiterfassung
Dank einer mobilen Zeiterfassung werden auch die oben angeführten Fälle 1.b. und 2.b. von Arbeitszeiterfassung im Außendienst abgedeckt.
Auftrags- und Projektzeiterfassung im Außendienst
Soll aufgezeichnet werden, für welchen Kunden, Auftrag oder Projekt ein Außendienstmitarbeiter seine Arbeitszeit erbringt und welche Tätigkeiten damit verbunden sind, erfordert das weitere Vertiefung der Zeiterfassung. Auch dafür können Laptops, Tablets oder Handys genutzt werden.
Außendienst Zeiterfassungsprogramm und BDE
Das Zeiterfassungs-Programm muss dafür eine Funktion für Auftragszeiterfassung, Projektzeiterfassung oder Betriebsdatenerfassung bereitstellen. Daneben können moderne leistungsfähige Zeiterfassungssysteme auch die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten mit Barcodes integrieren. Dabei werden die Informationen zur Arbeitszeit mit den BDE-Daten (z.B. Auftragsnummer, Tätigkeit, etc.) verknüpft.
Online Zeiterfassung im Außendienst
Arbeitszeiterfassung und Auftragszeiterfassung für Außendienstmitarbeiter zählen bereits lange zum Standard in der digitalen Zeiterfassung.
Mobile Endgeräte zur Zeiterfassung und eine flexible Software/App ermöglichen neben der Online Aufzeichnung und Berechnung von täglichen Beginn- und End-Arbeitszeiten auch die Erfassung von Tätigkeiten in Verbindung mit bestimmten Projekten, Aufträgen und Kunden.
Außendienst Zeiterfassung mit GeCOSOFT
Die GeCOTIME Software für Zeiterfassung bietet auch Unternehmen mit komplexen Anforderungen eine flexible und nachhaltige Lösung. Entdecken Sie das Angebot der Zeiterfassungs-Profis von GeCOSOFT und kontaktieren Sie uns.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
