Zeiterfassung und Schichtplanung
Schichtarbeit und Schichtplanung stellen in zahlreichen Unternehmen eine wirtschaftliche Notwendigkeit dar. Ein moderner Schichtplaner erlaubt die flexible Organisation und Erfassung von Arbeitszeiten.
Schichtplanung
Schichtplanung erfolgt traditionell in einer Wochen- beziehungsweise Monats- Ansicht und stellt die Mitarbeiter einer Abteilung / Gruppe untereinander dar.
So ist eine lückenlose Planung des Kontingents der Arbeitszeiten möglich. Damit die Übersicht auch bei großen Schichtplänen gewahrt wird, ist die Darstellung ein wichtiger Punkt. So können z.B. Schichten mit Kennzeichen oder Farben markiert werden.
Der Schichtplan kann als Vorlage für die Mitarbeiter ausdruckt oder angezeigt werden.
Erfassung der Abwesenheiten von Mitarbeitern
Die Schichtplanung enthält neben dem Erfassen des Standardschichtplans die Planung und Aufzeichnung von Abwesenheiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub oder weiteren frei definierbaren Abwesenheitsarten.
Zeiterfassung bei Schichtarbeit
Schichterkennung als wichtigste Funktion
In der Regel wird dem Mitarbeiter ein Schichtmodell von zumindest zwei Wochen zugeordnet, welches er dann abarbeitet. Nach diesem mehrwöchigen Schichtplan beginnt der Mitarbeiter wieder mit der ersten Schichtwoche von vorne.
Diese Logik funktioniert jedoch nur in der Theorie zu 100%. In der Praxis gerät aufgrund von Abwesenheiten und Dienstwechsel, welche Mitarbeiter untereinander immer wieder vornehmen, der Plan ins Stocken. Nun muss der Schichtleiter manuell eingreifen und den vorhandenen Plan aktualisieren.
Mitarbeiter Zeiterfassung
Zur Erleichterung der Schichtplanung gibt es die „Springermodelle“, welche einen Schichtwechsel automatisch erkennen können.
Der Mitarbeiter erhält stets einen „Standard Schichtplan“. Zusätzlich wird ihm eine vordefinierte Anzahl an möglichen Schichten als Option zugeteilt. Das System erkennt anhand seines Arbeitszeitbeginns und seines Arbeitszeitendes automatisch, in welchem Schichtmodell sich der Mitarbeiter aktuell bewegt und hinterlegt dieses Modell als Berechnungsgrundlage.
Schichtmodelle & Dienstplanung
Hier ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hätte an einem Montag seinen theoretischen Arbeitszeitbeginn um 6:00 - eine klassische Frühschicht. Aufgrund eines Schichttauschs mit einem Spätschichtmitarbeiter stempelt der Mitarbeiter an diesem Tag jedoch erst gegen 18:00 ein.
Ein leistungsfähiges Zeiterfassungsprogramm erkennt diese Zeit und ordnet sie einem Spätschichtmodell zu. Somit erhält der Mitarbeiter automatisch alle für diese Schicht relevanten Zuschläge und Zulagen.
Zeiterfassungsprogramme für Unternehmen
Der realisierte Schichtplan fließt im Anschluss automatisch in die Zeiterfassung ein. Korrekturen und Ergänzungen sowie Auswertungen der Arbeitszeiten sind dann durch den Schichtleiter, beziehungsweise durch einen Zeitbeauftragten möglich.
Schichtplanung in der Zeiterfassung
Moderne Zeiterfassung erlaubt die flexible und kompakte Planung von Schichtplänen und Abwesenheiten.
Die zusätzliche Funktion der Schichterkennung verringert den Aufwand für den Schichtleiter, da der Wechsel in andere Schichten automatisiert vonstatten geht.
Software Schichtplanung
Die GeCOTIME Zeiterfassungssoftware kann in Betrieben und Organisation, die auf Schichtarbeit oder Schichtdienste angewiesen sind, sehr effizient eingesetzt und zum allgemeinen Vorteil genutzt werden.
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