Menschen treffen sich am Flur für ein Meeting

Zeiterfassungs-Software: Wer ist zuständig?

Gerade im Bereich der Zeiterfassung ist die Entscheidung für die richtige Zeiterfassungs-Software sehr stark von den individuellen, betrieblichen Bedürfnissen und den rechtlichen Rahmenbedingungen geprägt. Deshalb sollte der Softwareanbieter primär nach funktionalen Kriterien und nicht primär nach den IT-Vorgaben ausgewählt werden.

In vielen Unternehmen und Organisationen ist die Zuständigkeit für die Auswahl und Betreuung einer Anwendungssoftware ein strittiges Thema. Je größer eine Organisation ist und je strukturierter die Verantwortungen verteilt sind umso mehr Diskussionen entstehen, wenn es um die Anschaffung, Auswahl und Implementierung von betrieblicher Software geht.

Controlling, HR, Finanz, Produktion, Beschaffung, Vertrieb, Marketing, etc., jede Organisationseinheit hat eigene Ansprüche und Anforderungen an Funktion und Anwendung der Softwarelösung, die für die Bewältigung der täglichen Arbeit eingesetzt wird oder eingesetzt werden soll.

ERP (Enterprise Ressource Planning) ist das häufig genannte Kürzel, wenn es um die Bezeichnung einer sogenannten integrierten Softwarelösung für ein Unternehmen geht. Jeder IT-Verantwortliche einer entsprechenden Organisation wird danach streben die Anzahl der Software-Lieferanten zu minimieren und möglichst viele Anwendungen mit einer „ERP-Lösung“ abzudecken. Daher streben IT-Verantwortliche meist nach jener Softwarelösung, die möglichst viele Anwendungen abdeckt.

Interessanter Weise gibt es nur sehr wenige ERP-Software Anbieter, die auch das komplette HR-Programm inklusive Lohnverrechnung und Zeiterfassung abdecken. Softwarelösungen für das Personalwesen und hier v.a. die Abrechnung und die Zeiterfassung sind immer stark vom regionalen Regelwerk und der regionalen Rechtslage abhängig und werden deshalb nur von ganz wenig international tätigen ERP-Software Anbietern in Österreich angeboten.

Wer soll nun entscheiden, welche Softwarelösung im Bereich Zeitwirtschaft für das Unternehmen die beste Lösung ist? Die IT-Abteilung, die HR-Abteilung, Finanz- und Rechnungswesen, oder… ?

Unsere Erfahrungen zeigen, dass gerade im Bereich der Personalwirtschaft die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit Lösungen, die von der IT-Abteilung „auf´s Aug“ gedrückt werden sehr gering ist. Die Funktionen und Aufgabenstellungen für eine Zeiterfassungs-Software sind nicht nur stark von der regionalen Rechtslage bestimmt, sondern werden auch von den Unternehmensspezifischen Bedürfnissen und den Betriebsvereinbarungen geprägt. Sie finden dazu in diesem Blog auch bereits einige Beiträge, wie z.B. : https://www.gecosoft.at/blog/keine-zeiterfassung-ist-wie-die-andere/.

Nicht selten finden Sie Unternehmen, die ihre Betriebsvereinbarungen betreffend Zeitwirtschaft adaptieren müssen, weil das Zeiterfassungsmodul der ERP-Software bestimmte Funktionen, Berechnungen oder Auswertungen nicht bereitstellen kann.

Ebenso zeigen unsere Erfahrungen, dass viele global agierende Betriebe für ihre Österreich-Niederlassungen und Tochtergesellschaften den Bereich Zeitwirtschaft aus der sonst global eingesetzten ERP-Lösung ausklammern.

Aber nicht nur in Großbetrieben, die sich für einen der großen ERP-Anbieter entscheiden stellt sich die Frage, wer die Auswahl für das  richtige Zeiterfassungs-Programm treffen soll. Gerade in Österreich ist die Anzahl von Betrieben mit Mitarbeiterzahlen < 100 Personen ein wesentlicher Teil der Unternehmenslandschaft. Die meisten ERP-Anbieter, die diese Unternehmensgröße im Fokus haben können keine Zeitwirtschaftslösung anbieten. Viele Unternehmen dieser Größenordnungen bedienen sich externer IT-Dienstleister, die auch am Entscheidungsprozess für HR-Software und somit für die Zeiterfassung beteiligt sind.

In Österreich gibt es eine Reihe von Anbietern, die sich ausschließlich auf den Bereich Zeitwirtschaft und damit verbundenen Anwendungen, wie Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle spezialisiert haben. Die meisten dieser Lösungen bieten auch Standard-Schnittstellen zu anderen betrieblichen Anwendungen oder den Programmen der ERP-Anbieter an, so dass der Einsatz einer speziellen Zeitwirtschaft nicht zwangsläufig eine Insellösung sein muss. Es lohnt sich daher immer den Markt nach Spezialisten abzufragen und die Entscheidung für eine Zeiterfassungs-Software nicht ausschließlich nach IT-Technischen Kriterien zu treffen.