31. Dezember

Zeiterfassung zum Jahreswechsel

Auch wenn die meisten, qualifizierten Zeiterfassungsprogramme zum Jahreswechsel keine expliziten Eingaben erfordern, lohnt es sich einige der im Folgenden angeführte Themen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu prüfen.

Das bevorstehende Ende des Kalenderjahres erfordert in vielen Unternehmen bzw. Unternehmens-Bereichen ein besonderes Augenmerk auf einzelne Systeme. Insbesondere ist dies der Fall, wenn das Wirtschaftsjahr eines bilanzierenden Unternehmens mit dem Kalenderjahr ident ist. Wenn die Zeiterfassung des Unternehmens auf einem leistungsfähigen System basiert und alle Einstellungen und Parameter entsprechend vorgenommen und gepflegt wurden, sollte das Ende des Kalenderjahres keinen aber expliziten Eingriff in das System erfordern. Das Monatsende Dezember sollte sich nicht von anderen Monaten unterscheiden.
Die Erfahrung zeigt aber, dass bei sehr vielen Organisationen und Unternehmen systemunabhängige Rahmenbedingungen vorliegen, die trotzdem einige „Handgriffe“ im Programm der Zeiterfassung notwendig machen. Bei vielen Gleitzeitvereinbarungen endet die Gleitzeitperiode am 31. Dezember.

Je nach Gleitzeitvereinbarung sind somit einige „Eingriffe“ erforderlich. Hier geht es vor allem darum allfällige Überschreitungen oder Unterschreitungen der vereinbarten maximalen Übertragungszeiten aus dem Saldo des Gleitzeitkontos im System nachzuziehen. Also die Umbuchung von Zeitguthaben oder Zeitschuld auf andere Konten der Zeiterfassung (Überstunden, Urlaub, etc.) und gegebenen Falls die entsprechende Aufbereitung für die Überleitung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Für die Erstellung des Jahresabschlusses gibt es in Österreich sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich Vorgaben für die Bewertung von Rückstellungen für noch nicht konsumierte Urlaube. Hier sind viele Systeme der Zeiterfassung gefordert, denn in Österreich wird der Urlaubsanspruch sehr oft nicht per Stichtag Kalenderjahr berechnet sondern per Eintrittsdatum. Außerdem können zumindest steuerrechtlich Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube nur in der Höhe des sogenannten aliquoten Anspruchs gebildet werden. Für einen Mitarbeiter mit Eintrittsdatum 1. Juli, der im laufenden Jahr noch keinen Urlaub konsumiert hat, also den üblichen Urlaubsanspruch von 25 Arbeitstagen oder 5 Wochen noch in voller Höhe hat, darf die Rückstellung nicht dem Entgeltwert von 5 Wochen entsprechen, sondern nur dem aliquoten Wert bezogen auf das Urlaubsjahr – in diesem Fall also nur 50%- . Hier kann eine Zeiterfassung nützliche Dienste leisten und den Controllern und Geschäftsführern die notwendigen Daten per Knopfdruck liefern.
Das Ende eines Kalenderjahres bzw. der Anfang eines neuen Jahres führt oft auch zu Veränderungen der Arbeitszeitvereinbarungen. Mitarbeiter wechseln z. B. von Vollzeit in die Teilzeit oder wechseln von fixen Arbeitszeiten zu flexiblen Modellen. Diese Änderungen können natürlich im Laufe eines Arbeitsjahres jederzeit passieren und müssen im Zeiterfassungssystem entsprechend umgesetzt werden, aber auch hier zeigt die Erfahrung, dass der Jahreswechsel sehr oft Anlass für entsprechende Veränderungen ist. In diesem Zusammenhang sei nochmals darauf hingewiesen, dass die meisten Zeiterfassungsprogramme auch eine Rückrechnung erlauben, also dass die Berechnung von Zeitarten, Zeitkonten bei nachträglicher Änderung von Parametern (z.B. das zugewiesene Zeitmodell) rückwirkend neu berechnet werden können. Nehmen Sie die Änderungen daher niemals im bestehenden Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters vor, wenn sich die Arbeitszeiten ändern, sondern weisen Sie dem Mitarbeiter einfach per Stichtage ein neues/anders Modell zu (bei GeCOTime ist das im Zuge der Planung einfach möglich und erlaubt auch eine rückwirkende Auswertung).

Der Feiertagskalender ist ein wichtiger Parameter für eine korrekte Zeiterfassung. Viele gesetzliche Feiertage, wie Ostern, Pfingsten, etc. sind nicht an ein fixes Datum gebunden sondern richten sich nach einem anderen, teilweise komplizierten Algorithmus. Ein gutes System sollte damit keine Probleme haben und keinen periodischen Eingriff erfordern. Prüfen Sie aber denn zur Sicherheit, ob alle gesetzlichen, religiösen oder betriebsinternen Feiertage vom System auch für das nächste Kalenderjahr richtig berechnet werden