Controlling Meeting am Laptop

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Obwohl viele Unternehmen die Zuständigkeiten zwischen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle strikt trennen gibt es dennoch viele Gründe die beiden Anwendungen in einem System zu führen

Je größer eine Organisation und je höher der Sicherheitsanspruch ist umso eher liegen die Zuständigkeiten für die Bereiche Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei getrennten Personen und Abteilungen. Naturgemäß wird das Thema Zeiterfassung dem Personalwesen zugeordnet und die Zutrittskontrolle dem Facility Management bzw. dem Sicherheitsbeauftragten.
Diese Trennung macht natürlich Sinn, wenn es dafür eigene Verantwortliche bzw. entsprechende Organisationseinheiten gibt. Die Vergabe von Zugangsberechtigungen hat vor allem dann mit dem Personalwesen nichts zu tun, wenn sich im Gelände oder in bestimmten Gebäudeteilen des Unternehmens häufig Personen aufhalten, die nicht Mitarbeiter des Unternehmens sind, also z.B.: Lieferanten, Kunden, etc.
Dennoch sollte bei der Entscheidung für die jeweilige Systemauswahl berücksichtigt werden, dass Zeiterfassung und Zutrittskontrolle viel mehr Gemeinsamkeit haben oder benötigen als im ersten Augenblick vermutet wird.
Die wichtigsten Gemeinsamkeiten:
 Beide Systeme basieren auf Software und müssen in die IT-Landschaft des Unternehmens passen
 Die Benutzung beider Systeme erfolgt in der Regel mit einem gemeinsamen Medium (Ausweis, Chip)
 Die Mitarbeiter-Stammdaten sind identisch (auch wenn in der Zutrittskontrolle oft zusätzlich viele „Fremd-Mitarbeiter“ oder „Besucher“ verwaltet werden müssen).
 Erfassungs- und Lesegeräte müssen zueinander passen
 In vielen Bereichen kann die Funktion Zutritt und Zeiterfassung über das gleiche Gerät bewerkstelligt werden
 Wer aufgrund einer Personalentscheidung nicht mehr Mitarbeiter des Unternehmens ist, sollte auch keine Zutrittsberechtigung haben

Was spricht für Trennung der Systeme:
 Das Unternehmen/die Organisation ist in einem Gebäude untergebracht, das bauseits über ein Zutrittssystem verfügt
 Hochsicherheitsansprüche, die vom gemeinsamen System Zeit und Zutritt nicht erfüllt werden können
 Wenn in einzelnen Gebäude- oder Geländeabschnitten sowohl Zutritt als auch Austritt kontrolliert wird (=Raumverfolgung) generiert das Zutrittssystem sensible Daten.
Oft führt dies zu Einwänden der Belegschaftsvertretung und fordert deshalb die Trennung der Systeme

 Zutrittskontrolle erfordert zusätzliche Datensicherheit und Ausfallschutz des Systems um zu gewährleisten, dass der Zugang zum Unternehmen jederzeit möglich ist. Daher sollte sowohl die Verfügbarkeit des Rechners/Servers auf dem die Zutrittskontrollsoftware installiert ist, das Netzwerk und die dezentrale Hardware (Zutritts-Steuerungen) durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. und Unterbrechungsfreier Stromversorgung und Datenspiegelung abgesichert sein.
 Systembetreuung muss auch außerhalb der üblichen Betriebszeiten möglich sein.

Die Argumente für die Trennung der Systeme betreffen naturgemäß eine relativ kleine Teilmenge des Gesamtmarktes, da diese vor allem Unternehmen und Organisationen sind, die überdurchschnittlich hohe Sicherheitsanforderungen haben.
Die meisten Anbieter von Systemen, die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle als gemeinsame Installation anbieten erlauben auch eine Trennungen in der Verwaltungsberechtigung (wer darf welche Daten bearbeiten und einsehen) und eine Trennung der Hardware-Peripherie (Zeiterfassungsterminals – Zutritts-Steuerungen und Leser).
Die Erfahrungen zeigen, dass gerade für die typisch österreichische Unternehmenslandschaft die Argumente für die Verwaltung der Zeiterfassung und der Zutrittskontrolle in einem System mit wesentlich mehr Vorteilen als Nachteilen verbunden ist.
Summary:
Bei der Auswahl eines Zeiterfassungs-Systems sollte man unbedingt den Aspekt einer möglichen Erweiterung oder Ergänzung um die Funktion der Zutrittskontrolle berücksichtigen.