Zeiterfassung Schichtplanung

In Produktionsbetrieben ist es oftmals erforderlich, einen Schichtplan für die Einteilung der Mitarbeiter zu erstellen. Moderne Software für Zeiterfassung muss entsprechende Funktionen anbieten.

Schichtplanung in der Zeiterfassung

Schichtplanung erfolgt traditionell in einer Wochen- oder Monats-Ansicht und stellt die Mitarbeiter einer Abteilung oder Gruppe tabellarisch dar. Die Darstellung der Schichten wird mittels Schichtkennzeichen oft farblich in der Planungstabelle dargestellt.

Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen

Eine moderne Schichtplanung sollte neben dem Erfassen des Standard–Schichtplans auch die Planung und Erfassung von Abwesenheiten ermöglichen. Dies gilt für Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub oder weitere frei definierbare Abwesenheitsarten.

Zeiterfassung und Planung

Nur mit einer leistungsfähigen Zeiterfassung ist eine lückenlose Planung des Kontingents der Arbeitszeiten möglich!

 

Mitarbeiter Zeiterfassung

Ideal ist, wenn die Schichtplanung als Vorlage für die Mitarbeiter ausdruckt werden kann. Dieser Schichtplan fließt im Anschluss automatisch in die Zeiterfassung ein. Die Manipulation und Auswertung der Arbeitszeiten ist dann durch den Schichtleiter beziehungsweise durch einen Zeitbeauftragten jederzeit möglich.

Schichtarbeit in der Praxis

In der Regel wird dem Mitarbeiter ein Schichtmodell von zumindest zwei Wochen zugeordnet, welches er dann abarbeitet. Nach diesem mehrwöchigen Schichtplan beginnt der Mitarbeiter wieder mit der ersten Schichtwoche von vorne. Der Plan wird jedoch nur selten in die Realität ungesetzt.

Schichterkennung: Herausforderung für die Zeiterfassung

In der Praxis wird der Plan von Abwesenheiten und/oder Dienstwechsel von Mitarbeitern überholt. Der Schichtleiter greift in diesem Fall manuell ein und passt den Plan an die tatsächlichen Einsätze an.

 

Flexible Arbeitszeiterfassung mit GeCOSOFT

Die GeCOTime Software für Zeiterfassung bietet dafür „Springermodelle“, um diese Logik weitgehend zu automatisieren.

Die automatische Erfassung der Zeiten funktioniert wie folgt:

Der Mitarbeiter erhält einen „Standard Schichtplan“. Zusätzlich wird ihm eine vordefinierte Anzahl an möglichen Schichten als Option zugeteilt. Das System erkennt nun anhand seines Arbeitszeitbeginns und seinem Arbeitszeitende automatisch, in welchem Schichtmodell sich der Mitarbeiter aktuell bewegt und hinterlegt dieses Modell als Berechnungsgrundlage.

 

Zeiterfassung und Schichtplanung

Als Beispiel hätte der Mitarbeiter „A“ an einem Montag seinen theoretischen Arbeitszeitbeginn um 6:00 – eine klassische Frühschicht. Aufgrund eines Schichttausches mit einem Spätschichtmitarbeiter „B“ stempelt der Mitarbeiter „A“ an diesem Tag jedoch erst gegen 18:00 ein.

Das Zeiterfassungssystem erkennt die „getauschte“ Zeit und ordnet sie einem Spätschichtmodell zu. Somit erhält der Mitarbeiter „A“ automatisch alle für diese Schicht relevanten Zuschläge und Zulagen!

 

Die GeCOTIME Zeiterfassungssoftware erlaubt die flexible und kompakte Planung von Schichten und Abwesenheiten. Die zusätzliche Funktion der Schichterkennung verringert den Aufwand für den Schichtleiter.

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