Zeiterfassung Cloud Lösung

Zeiterfassung-Online

Unter Zeiterfassung-Online wird heute die Nutzung einer Software verstanden, die  im Internet als Cloud Service bereitgestellt wird. Zeiterfassung-Online gibt es in einfachster Form auch kostenlos.  

Der Begriff „Zeiterfassung-Online“ kommt eigentlich aus den 90er Jahren des vorigen Jahrhunderts und bedeutet ursprünglich etwas ganz anderes, als heute damit gemeint ist.

Bis Anfang der 90er Jahre waren praktisch alle EDV gestützten Zeiterfassungssysteme sogenannte „Offline-Systeme“. Die Erfassung der Zeiten erfolgte ausschließlich über Zeiterfassungs-Terminals. Die Terminals wurden meist via RS485 Bus-Leitungen über serielle Schnittstellen mit dem jeweiligen Rechner des Zeiterfassungsprogramms verbunden. Das Auslesen der Daten aus den Terminals für die Zeiterfassungssoftware erfolgte über ein Abfrageprogramm, das als Batch-Job meist nur 1x täglich gestartet wurde. Berechnungen und Auswertungen der Zeiterfassungssoftware waren meist komplexe Prozesse, die in nächtlichen Jobs ausgeführt wurden. Erst danach war das Programm in der Lage allfällige Informationen (z.B. Zeitsalden, Urlaubsstand oder neue Stammdaten) dem oder den Terminals mittels Batch-Datendownload zu übermitteln.

Erst die Nutzung vernetzter Systeme und entsprechender Server-Software, egal ob proprietär (z.B. IBM-Twinax) oder offen (z.B. Novell) führe dazu, dass Zeiterfassungsprogramme und die zugehörigen Zeiterfassungsterminals auch Online kommunizieren konnten. Bis zum Zeitpunkt der Nutzung des Internets bedeutet daher die Online Zeiterfassung lediglich die Fähigkeit einer Software Zeitereignisse (Stempeldaten) in Echtzeit in der Datenbank des Zeiterfassungsprogramms zu speichern und zu verarbeiten.

Wer heute in einer Suchmaschine den Suchbegriff „Zeiterfassung-Online“ eingibt erhält eine breite Auswahl kostenloser oder kostenpflichtiger Anbieter von Cloud-Services. Also Applikationen, die nur im Netzt genutzt werden können und von jedem internetfähigen Gerät, egal ob Desktop Computer, Tablett oder Smartphone bedient werden können.

Zeiterfassung-Online bedeutet heute also die Nutzung eines Cloud Services so, dass der Nutzer keinerlei Installation und Wartung eines Anwendungsprogramms durchführen muss und daher auch keine Möglichkeiten spezifischer Konfigurationen und Parametrierungen der Software vornehmen kann.

Diese Anwendungen sind durchaus dafür geeignet für wenige Personen Aufzeichnungen zu führen aus denen die Summe geleisteter Arbeitszeit ermittelt wird. Viele Zeiterfassung-Online-Anbieter erlauben auch die Erfassung bzw. Zuordnung der Arbeitszeit zu Projekten, Aufträgen und Tätigkeiten als Grundlage für Kalkulationen und Abrechnungen, also eine kleine BDE (Betriebsdatenerfassung).

Zeiterfasung-Online unterscheidet sich von herkömmlichen Modellen vor allem dadurch, dass Anbieter herkömmlicher Zeiterfassungslösungen meist in persönlichem Kontakt zum Anwender stehen und ihre Lösungen, egal auf welchem Rechner und wo die Anwendung installiert ist für die individuellen Bedürfnisse des Anwenders konfigurieren können. Das Geschäftsmodell, das hinter einer herkömmlichen Lösung steht ist davon unabhängig. Die meisten Lösungsanbieter stellen es dem Kunden frei, ob er die Software kauft (lizensiert), auf einem seiner eigenen Rechner im lokalen Netzwerk installiert, oder das Hosting Service des Anbieters in Anspruch nimmt und nur einen zeitlich limitierten Nutzungsvertrag abschließt.

Wer sich eines Zeiterfassung-Online Angebots bedient, sollte sich rechtzeitig über alle Bedingungen informieren, die mit der Nutzung der Software verbunden sind. Auch wenn es meist kostenlose Testversionen für einen beschränkten Zeitraum gibt, kann der Spaß sehr bald sehr teuer werden.

Eine aktuelle Recherche – die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt – zeigt, dass die Kosten für eine Online-Zeiterfassung im Bereich von € 2,50 bis zu € 10,00 pro Person und Monat betragen können. Hier lohnt sich der Vergleich mit herkömmlichen Lösungen vor allem auch dann, wenn es um das „Eingemachte“ einer Zeiterfassung geht. Gerade das Österreichische Arbeitsrecht ist betreffend Arbeitszeit sehr komplex und anspruchsvoll. Auch für kleiner Betriebe gelten neben der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten der Dienstnehmer alle Sonderheiten des Arbeitszeitgesetzes und der daraus abzuleitenden Entlohnung und Einhaltung der Grenzen täglicher und wöchentlicher Arbeitszeit. Eine arbeitsrechtlich korrekt durchgeführte Gleitzeitabrechnung oder eine korrekte Behandlung und Abrechnung eines Mehrschichtbetriebes wird die Möglichkeiten einer „einfachen“ Online-Zeiterfassung sehr bald sprengen.