Zeiterfassung im Wandel der Zeit

Zeiterfassung ohne zu stempeln

Wenn das Zeiterfassungs-System eine Zeiterfassung ohne zu stempeln ermöglicht, kann damit, unter bestimmten Voraussetzungen die gesetzliche Aufzeichnungspflicht erfüllt werden.

Es gibt sehr viele unterschiedliche Arten der Zeiterfassung. Ursprünglich war es die Stechuhr oder Stempeluhr, heute sind es vorwiegend EDV gestützte Systeme basierend auf einer Software für Zeiterfassung (sieh dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/methoden-der-zeiterfassung/).

Einer der vielen Beweggründe für die Installation einer Zeiterfassung ist gerade in Österreich die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers die Arbeitszeiten der Mitarbeiter aufzuzeichnen (§26 AZG) und im Falle einer Kontrolle dem Arbeitsinspektor vorzulegen. Dafür genügen grundsätzlich auch Papierlisten oder andere vereinfachte Formen der Dokumentation (z.B. Excel Liste). Dem Arbeitsinspektor ist aber bekannt zu geben, ob die Aufzeichnungen mittels EDV Programm erfolgen und allenfalls Listen aus diesem System vorzulegen.

Die meisten Softwarelösungen für Zeiterfassung bieten dem Nutzer unterschiedliche Formen der Erfassung der täglichen Kommt- und Geht Zeiten an. Meistens werden dafür eigene Geräte – Zeiterfassungs-Terminals – verwendet, oder die Daten werden von den betroffenen Personen online über PC-Erfassung oder entsprechende APPs auf mobilen Geräten eingegeben. In Ausnahmefällen erlauben die Systeme auch die nachträgliche Eingabe der täglichen Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter selbst in entsprechende Masken des Systems.

Einige Systeme sind in der Lage Arbeitszeit Modelle zu verwalten bei denen die vorgegeben täglichen Arbeitszeiten und die Berücksichtigung allfälliger Pausen (z.B. 30 Minuten Pause nach 6 Stunden durchgehender Arbeitszeit) automatisch in das Zeitprotokoll übernommen werden, solange der Mitarbeiter nicht wegen eines bestimmten Grundes (z.B. Urlaub, Krankheit) als Abwesend geführt wird. Das ist also eine Form der Zeiterfassung ohne zu stempeln. Vielfach werden solche Modelle für Führungskräfte (die eigentlich von der Verpflichtung der Arbeitszeit Aufzeichnung ausgenommen sind) oder für Mitarbeiter mit fixen Arbeitszeiten eingesetzt. Diese Form der Arbeitszeiterfassung wird auch als Negativ-Zeiterfassung bezeichnet (siehe auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-versteht-man-unter-negativ-zeiterfassung/).

Grundsätzlich hat zwar der Verwaltungsgerichtshof in einer Entscheidung festgehalten, dass das Führen von Dienstplänen alleine keine Zeiterfassung ersetzt. Die Negativzeiterfassung wird aber seitens des Arbeitsinspektors akzeptiert, wenn es dazu entsprechende Betriebsvereinbarungen gibt und es sich um fixe Arbeitszeiten für lange Zeiträume handelt und solange es plausibel ist, dass durch diese Mitarbeiter keine Verletzungen des Arbeitszeitgesetzes (AZG) erfolgen, Insbesondere keine Überstunden anfallen und die Einhaltung der gesetzlichen Pausen nachvollziehbar ist. Ratsam ist daher in jedem Fall, dass jegliche Abweichung der tatsächlichen Arbeitszeit vom Arbeitszeit Modell des Zeiterfassungssystems dokumentiert wird.