Zeiterfassung speziell für KMUs

Selbst für kleinste Unternehmen – ab 1 Mitarbeiter – sieht die Gesetzgebung in Österreich eine Zeitaufzeichnungspflicht vor. Doch ob KMU oder Großkonzern: Die Anforderungen an eine Zeiterfassung sind gar nicht so verschieden!

Zeiterfassung KMU: Software für Kleinbetriebe und Mittlere Unternehmen

In Österreich sind laut Definition der Wirtschaftskammer 99 % aller gewerblichen Unternehmen Klein- und Mittelbetriebe (KMUs). WKO Definition: KMUs sind Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern.

In diesem Beitrag zur Zeiterfassung möchten wir uns speziell Unternehmen zwischen 5 und 50 Mitarbeitern widmen. Das sind in Österreich über 100.000 gewerbliche Betriebe und Organisationen. Diese Unternehmen beschäftigen rund 1,3 Mio. österreichische ArbeitnehmerInnen und somit 40 % aller Beschäftigten im Land!

Betriebliche Zeiterfassung

KMUs gibt es in allen Branchen und somit in den Geltungsbereichen aller gültigen Kollektivverträge. (Entdecken Sie unsere Branchenlösungen!)

Besonders interessant: Die flexiblen Arbeitszeitregelungen sind bei KMUs mannigfaltiger als bei Großbetrieben. Dadurch sind Zeiterfassungssysteme für KMUs ein wichtiges Instrument zur Kontrolle. Die Verwaltung von Zeitsalden und Abwesenheiten, und die Ermittlung variabler Gehaltsanteile (Mehr- und Überstunden, zeitabhängige Zulagen, etc.) bedeuten für KMUs zumindest den gleichen Funktionsbedarf einer Zeiterfassung wie bei einem Großunternehmen.

Zeiterfassung KMU

Typisch für ein KMU ist aber die Organisationsstruktur. Nur wenige KMUs verfügen über eigene IT- oder HR Abteilungen. Der organisatorische Schwerpunkt dieser KMUs liegt im operativen und produktiven Bereich. Administrative Belange werden vielfach an externe Dienstleister ausgelagert. Gerade die Lohn- u. Gehaltsabrechnung, arbeitsrechtliche Belange, usw. werden meist durch einen Steuerberater wahrgenommen.

Einfache Zeiterfassung für kleine Unternehmen

Daraus lässt sich ableiten, dass ein Zeiterfassungssystem für ein KMU vor allem in der Anwendung und Bedienung so gestaltet sein soll, dass dafür weder IT-Spezialwissen, noch komplexe EDV Infrastruktur oder Kenntnisse komplizierter Programmanwendungen erforderlich sind.

Zeiterfassung Software & Cloud

Einige Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten auch deshalb ihre Lösungen als „Cloud Computing“ an. Das Anwendungsprogramm (Zeiterfassung Software) ist nicht auf einem Rechner/Server beim KMU selbst installiert, sondern im Rechenzentrum eines Anbieters. Der Anwender greift über einen Internetbrowser und eine sichere Datenverbindung auf das „gehostete“ System des Anbieters zu.

Das Geschäftsmodell „Cloud Zeiterfassung“ bedeutet für das betroffene KMU, dass keine Investitionen in Rechner, Softwarelizenzen oder Erfassungsgeräte erforderlich sind und die Leistung periodenweise für den Zeitraum der tatsächlichen Nutzung bezahlt wird.

Software für Kleinbetriebe

Eine typische KMU Lösung eines Anbieters von Zeiterfassung sollte auch die wichtigsten Parameter der Softwareanwendungen so vorkonfiguriert liefern, dass der Anwender mit möglichst geringem Aufwand die produktive Nutzung des Systems starten kann. Dazu gehört die Bereitstellung der wichtigsten Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten und Auswertungen. Das Rechen- und Regelwerk des Programms muss dabei gleichzeitig in der Lage sein, auch die komplexen und komplizierten Anforderungen des österreichischen Arbeitszeitgesetzes, wie z.B. Blockzeitregelung und ähnliches abzubilden.

KMU Zeiterfassung – unser Fazit

KMUs benötigen ein Zeiterfassungssystem, das einfach in der Installation, Bedienung und Pflege ist, aber funktional alle Bedürfnisse eines wesentlich größeren Unternehmens abdecken kann!

Gehostete Systeme (Zeiterfassung Cloud Lösungen) können für Kleine und Mittlere Unternehmen eine probate Lösung zur Zeiterfassung sein.

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