Titelbild - Zutrittskontrolle

Zeiterfassung International, Mehrsprachig

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen betreffend der Arbeitszeiten von Dienstnehmern unterliegen nationalen Gesetzen und sind deshalb auch innerhalb der EU stark unterschiedlich ausgeprägt. Dennoch suchen viele Unternehmen mit überregionaler Tätigkeit nach einheitlichen Lösungen zum Thema Zeiterfassung.

Bereits mehrfach wurde im Rahmen dieses Blogs das Thema der Österreich-spezifischen, komplexen Regelungen der betrieblichen Arbeitszeiten behandelt. Viele Systeme, auch namhafter Hersteller, die in manchen EU-Ländern oder sogar im US-Markt große Bedeutung haben können in Österreich nicht fußfassen. Die lokalen Anforderungen v.a. im Bereich der Grenzen höchstzulässiger Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten, Urlaubsansprüchen, Überstundenregelungen und die steuerliche Behandlung von Zuschlägen für zusätzliche Arbeitszeiten sprengen die Grenzen mancher Zeiterfassungs-Systeme.

Umgekehrt lässt sich aber daraus schließen, dass Anbieter von Zeiterfassungs-Systemen, die den Österreichische Anforderungen gerecht werden mit großer Wahrscheinlichkeit auch für den Einsatz in anderen Ländern geeignet sind. Dies wird auch durch die Erfahrung bestätigt, die die Firma Gecosoft, als Anbieter von Standardsoftware für Zeiterfassung mit international tätigen Kunden in Österreich gemacht hat.

In den meisten Fällen stellt die Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle für Standorte in anderen Ländern keine Herausforderung des Systems dar. Die Tauglichkeit für den Einsatz eines zentralen Systems mit Standorten in unterschiedlichen Ländern bestimmt sich eher dadurch, ob folgende Kriterien abgedeckt werden können:

  • Mehrsprachigkeit
    • Kann das zentrale System in Abhängigkeit von Merkmalen (z.B. Kennzeichen im Mitarbeiter-Stammsatz) automatisch die richtige Sprache für die Bedienung des Systems oder die Anzeige am Zeiterfassungs-Terminal generieren?
    • Kann das System so konfiguriert werden, dass bestimmte Nutzer die Anwendung in mehreren Sprachen bedienen bzw. auswerten können?
    • Können unterschiedliche Zeichensätze (z.B. Kyrillische Schrift) angezeigt werden und auch an den Erfassungsgeräten aus einer zentralen Datenbank genutzt werden?
  • Zeitzonen
    • Ist das System in der Lage unterschiedliche Zeitzonen zu bedienen?
    • Können Mitarbeiter, die an mehreren Standorten eines Unternehmens in unterschiedlichen Zeitzonen tätig sind ihre Arbeits- und Reisezeiten im System abbilden?
  • Auswertungen
    • Ist das System in der Lage betriebswirtschaftlich relevante Auswertungen (z.B. Überstunden, Urlaubsansprüche für Rückstellungen, Krankenstände, etc.) sowohl in den regionalen Zonen als auch übergreifend über alle Standorte zu ermöglichen?
  • Support/Betreuung
    • Kann das System aus der Zentrale so konfiguriert und bedient werden, dass lokale Supports und Schulungen von Anwendern ohne Inanspruchnahme lokaler Systemberater durchgeführt werden können?

 

Ideal für den mehrsprachigen Einsatz sind daher Systeme, die so konzipiert sind, dass Texte und sprachabhängige Maskenanzeigen in Tabellen verwaltet werden, die es einem Nutzer erlauben selbständig Übersetzungen bzw. sprachliche Sonderwünsche umzusetzen.