Reisezeit in der Zeiterfassung einfach verwalten

Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen

Das Globalisierungs-Thema ist nicht nur Gegenstand politischer Diskussionen. Global agierende Organisationen und Unternehmen müssen sich auch mit dem Thema der Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen auseinandersetzen.

Viele internationale Organisationen und Unternehmen haben Betriebsstandorte in Ländern mit unterschiedlichen Zeitzonen. Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen kann eine Herausforderung für Organisation und Systemanbieter werden. Hier geht es vor allem darum, dass zentral eingesetzte Systeme die lokalen Uhrzeiten der unterschiedlichen Standorte verarbeiten müssen. Oft müssen auch unterschiedliche Sprachen und Zeichensätze vom System unterstützt werden.

Egal, ob die eingesetzte Zeiterfassung eine konventionelle Client Server Lösung oder eine Web basierte Anwendung ist muss das System in der Lage sein über den Client oder den Browser die jeweilige lokale Zeitzone zu erkennen. Viele Systeme haben damit große Probleme. Aus Schutz vor Manipulation wird bei den meisten Anwendungen für die Erfassung der Arbeitszeiten (egal ob Client, Web, APP oder Terminal) immer die Uhrzeit des Anwendungs-Servers herangezogen.

Werden für die Zeiterfassung Hardware Terminals eingesetzt so werden diese heute von praktisch allen am Markt erhältlichen Zeiterfassungssystemen durch den Server der Anwendung mit der Uhrzeit synchronisiert. Die Uhrzeit des Servers wird in der Regel über einen Internetdienst gesteuert. Natürlich erlauben praktisch alle Server Betriebssysteme eine freie Wahl der Uhrzeitquelle, so dass unabhängig vom physischen Standort des Rechners die für die Nutzung relevante, lokale Uhrzeit des Servers eingestellt wird. Das bedeutet für den Nutzer von Systemen mit mehreren Terminals innerhalb einer Zeitzone, dass er sich nicht darum kümmern muss, ob alle Geräte immer die gleiche Uhrzeit haben und ob die Umstellung von Sommer- auf Winterzeit (und umgekehrt) synchron durchgeführt wird. Aber dadurch haben alle im System angelegten Geräte die exakt gleiche Uhrzeit und Datum.

Was muss passieren, damit ein System in der Lage ist überregionale Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen zu bewältigen?

Die einfachste Lösung ist natürlich pro Zeitzone ein lokales System einzusetzen. Aber gerade das wird von vielen internationalen Unternehmen und Organisationen nicht gewünscht. Gründe dafür sind meist nicht nur die Vorgaben einer zentralen HR-Anwendung sondern sehr oft sind es die vielen Reisen, die Mitarbeiter innerhalb der Organisation tätigen müssen. Deshalb muss bei einer Systemauswahl einer Zeiterfasung das Thema explizit analysiert werden.
Für eine sichere Lösung des Problems muss die Anwendung in der Lage sein jeden Client, Browser und jedes Hardware Terminals in einer entsprechenden Tabelle der jeweils gültigen Zeitzone zuzuordnen. Entsprechende Algorithmen müssen dann die Umrechnung der Uhrzeit(en) gewährleisten. Über den Nutzer alleine wird es problematisch, denn gerade bei häufiger Reisetätigkeit wird sich ein Mitarbeiter oft aus unterschiedlichen Regionen in unterschiedlichen Zeitzonen im System einloggen. Über die Nutzer-ID sollte aber in einer guten Anwendung aus Gründen der richtigen Darstellung auch die Sprach- und Zeichensatz-Kennung definiert werden.

In diesem Beitrag können wir keine Programmieranleitung für eine global nutzbare Zeiterfassung bereitstellen. Wir möchten nur potenzielle Anwender und Nutzer darauf hinweisen, dass diesem Thema bei der Systemauswahl ein besonderes Augenmerk zu widmen ist.