Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Zeiterfassung in Stunden/Minuten versus Industrie-Minuten

Da wir den Umgang mit Dezimalzahlen gewohnt sind, fällt es uns schwer mit Zeitendaten in nicht dezimalen Werten wie Stunden, Minuten und Sekunden zu rechnen.

Seit Beginn der Erfassung und Aufzeichnung von Arbeitszeiten in Betrieben und Fabriken Ende des 19. Jahrhunderts gibt es eine Diskussion darüber, mit welchem Zahlenformat die Berechnung von Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und ähnlichen Werten aus dem Thema Zeiterfassung erfolgen soll.

Naheliegend ist natürlich der gewohnte Umgang mit Zeiteinheiten im Format Stunden, Minuten, Sekunden (hh:mm:ss).

Wann beginnt die Arbeit und wie lange dauert ein Arbeitstag? Natürlich sprechen wir hier von gewohnten Formen wie, „Halb Acht“ (07:30) oder 8 Stunden und 20 Minuten (08:20). Nur wenige Menschen würden hier von „Sieben Komma fünf Uhr“ (7,5) oder „Acht Stunden Komma 33“) sprechen. Wir sind eben gewohnt Zeiten im Format „hh:mm:ss“ zu lesen. Dafür gibt es auch nationale und internationale Standards und Normen (DIN/ISO).

Problematisch wird das gewohnte Zeit-Format erst, wenn wir damit rechnen müssen, denn unser gewohntes Dezimalsystem funktioniert hier nicht mehr. Bekanntlich hat eine Stunde 60 und nicht 100 Minuten und ein Tag besteht aus 12 und nicht aus 10 Stunden!

Bereits zur Zeit der Stech- und Stempeluhren wurde daher für das Ausrechnen von Arbeits- und Abwesenheitszeiten die „Industrie-Zeit“ eingeführt. Unter Industriezeit versteht man die Darstellung von Zeitpunkten und Zeitspannen im Dezimalformat. Somit entspricht z.B. 10:25 als (hh:mm) der Dezimalzeit von 10,416666 Stunden!

Hier zeigt sich bereits die Problematik, die entsteht, wenn man anstelle hh:mm Formate Dezimalformate verwendet: Bei Berechnung von Sekunden, Minuten als Dezimalzahl ist es notwendig durch 0,60 zu dividieren. Dabei kann es logischerweise zu vielen Werten mit periodischen Dezimalen (25 Minuten sind eben 0,416666… Stunden) kommen. Es ist üblich periodische Dezimalzahlen auf zwei Kommastellen zu runden, also in unserem Beispiel entspricht der Wert 10:25 (hh:mm) dann 10,42 Stunden. Viele der auch heute noch eingesetzten mechanischen Systeme (Stempeluhren) drucken daher auf die Stempelkarte Dezimalwerte. Hier entsteht aber z.B. ein Rundungsfehler von 0,3333 Minuten.

Für die Berechnung von Zeitsummen oder Differenzen ist es wesentlich einfacher mit Dezimalwerten zu rechnen, vor allem wenn man Bedenkt, dass es in Zeiten der Stempeluhren noch keine Computer oder Rechenmaschinen gab, die in hh.mm.ss – Werten rechnen konnten. Stempelkarten wurde früher durch entsprechendes Personal mechanisch, manuell ausgewertet.

Moderne Zeiterfassungssysteme rechnen Zeiten im hh:mm – Format, denn für die Programme ist das Addieren oder Subtrahieren von hh:mm – Werten genauso wenig Aufwand wie das Rechnen mit Dezimalwerten. ABER! Es gibt einen großen Vorteil bei der Berechnung von Zeitspannen im hh:mm Format: Es gibt keine Rundungsfehler!

Unter der Annahme, dass ein durchschnittlicher Nutzer eines Zeiterfassungs-Systems 4-6 Buchungen (Stempelungen) pro Tag tätigt lässt sich leicht die Größenordnung der Summierung von Rundungsfehlern nachvollziehen. 4-6 Buchungen bedeutet, dass täglich ~ 3 Zeitspannen berechnet werden. Dabei können jeweils 0,3333 Minuten Rundungsfehler – also ca 1 Minute/Tag – entstehen. Bei durchschnittlich 20 Arbeitstagen pro Monat sprechen wir hier bereits von einem Fehlerpotenzial von 20 Minuten! Ein gutes Zeiterfassungsprogramm sollte deshalb immer in hh:mm rechnen.

Dennoch ist die Umwandlung von hh:mm Formaten in Industrieminuten bzw. die Option Zeitwerte in beiden Formaten anzuzeigen ein wichtiges Feature eines Zeiterfassungs-Systems. Für die automatische Überleitung von Ergebnissen der Zeiterfassung in das Lohnverrechnungsprogramm werden fast immer Dezimale Werte gefordert.