ZEITERFASSUNG IM UNTERNEHMEN – WER PROFITIERT? Arbeitgeber oder Arbeiternehmer

ZEITERFASSUNG IM UNTERNEHMEN – WER PROFITIERT? Arbeitgeber oder Arbeiternehmer

Während die Stechuhr  früher in Industriebetrieben das klassische Symbol für Kontrolle und Schikane der Arbeiter durch den Arbeitgeber war, sind heute in vielen Fällen gerade die Arbeitnehmer Nutznießer eines guten Zeiterfassungssystems.

Fast kein anderes Thema polarisiert so stark die Positionen der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer, wie die geplante Einführung eines „elektronischen Zeiterfassungssystems“. Besonders bei Unternehmen mit gewerkschaftlich unterstützter Belegschaftsvertretung kann das Thema „Zeiterfassung“ sehr schnell alte klassenkämpferische Positionen aufkommen lassen.

Leider überwiegen hier sehr oft emotionale Faktoren und Misstrauen in die elektronische Verarbeitung persönlicher Daten. Deshalb versuchen wir hier einige oft verwendete Argumente pro und contra aufzulisten und mit einigen Gerüchten aufzuräumen:

Arbeitgeber nutzt Daten der Zeiterfassung als Druckmittel gegen Mitarbeiter

In Österreich ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet über die Einhaltung der vereinbarten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter und insbesondere die Einhaltung der gesetzlichen Ruhepausen Aufzeichnungen zu führen.

In der Regel erfüllt der Arbeitgeber mit der Implementierung eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems diese Aufzeichnungspflicht. Mit der Teilnahme am Zeiterfassungssystem, dokumentiert der Mitarbeiter durch „Stempeln“ bzw. durch entsprechende Erfassung seiner Kommt- und Geht Zeiten den Beginn und das Ende seiner täglichen Anwesenheitszeit. Natürlich werden dadurch allfällige Unterschreitungen der vereinbarten Anwesenheits- bzw. Arbeitszeiten dokumentiert und können dem Arbeitgeber behilflich sein, die Erfüllung der vereinbarten Arbeitszeiten einzufordern.

In der Praxis stellt sich dabei sehr oft, sehr schnell heraus, dass die Anzahl der „schwarzen Schafe“ unter den Mitarbeitern deutlich geringer ist als angenommen und die Anzahl jener Mitarbeiter, die die vereinbarten Mindestzeiten regelmäßig überschreiten transparent wird. Hier zeigt sich dann, dass sich anfängliche Zweifel und Contras sehr schnell in Pro Argumente wandeln.

Zeiterfassungssysteme können betriebliche und gesetzliche Vereinbarungen betreffend Arbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten nicht ersetzen, aber elektronische Zeiterfassungssysteme können fehlende Regeln über die Einhaltung gesetzlicher Ruhepausen und maximaler täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten „aufdecken“. So erfolgt in sehr vielen Fällen in Verbindung mit der Einführung eines Zeiterfassungssystems auch die oft nicht klar definierte Regelung betreffend Einhaltung von Ruhepausen und maximaler täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten.

Überwachung durch berührungslos lesbare RFID Chips

Auch noch heute ist für viele Betriebsräte die Nutzung berührungslos lesbarer Ausweise/Chips ein „Rotes Tuch“. Die Angst, dass hier die Arbeitgeber Daten der Mitarbeiter zu anderen Zwecken als vorgegeben nutzen, sitzt noch vielen Arbeitnehmervertretern im Nacken.

Über 90% der heute angebotenen Systeme für Zeiterfassung nutzen RFID Technologien. Das ist ein in der Zwischenzeit mit ISO Normen weltweit standardisiertes System, das vor allem der schnellen und sicheren Datenübertragung dient. Herkömmliche Lesegeräte benötigen für das Auslesen der Ausweise/Chips eine Distanz von max. 1-2cm. Die Maximale Reichweite von RFID Chips kann mit sehr großen Antennen (z.B. Zugänge zu Skiliften) auf 30-40cm ausgedehnt werden. Solche Antennen können unmöglich so unsichtbar im Betrieb montiert werden, dass Mitarbeiter unwissentlich kontrolliert oder überwacht werden.

Gerade die RFID Technologie ermöglicht, dass Mitarbeiter ihre Zeitdaten nur durch bewusste Aktionen (Hinhalten der Karte zum Leser) selbst erfassen und dass eine Manipulation durch falsche Datenübertragung praktisch ausgeschlossen ist.

Laufende Kontrolle der verarbeiteten Daten durch Mitarbeiter

Aufzeichnungen der Arbeitszeiten müssen gemäß arbeitsrechtlicher Vorschriften, sowohl den betroffenen Mitarbeitern als auch den Kontrollorganen der Arbeitsinspektorate vorgelegt werden.

Erfasste Zeiten können nicht manipuliert werden

Gerade moderne EDV gestützte Systeme unter Verwendung geeigneter Standardsoftware dokumentieren jede Korrektur oder Manipulation erfasster An- und Abwesenheitszeiten.

Anwesenheitszeit ≠ Arbeitszeit / Zeiterfassung ≠ Betriebsdatenerfassung

Natürlich erfassen herkömmliche Systeme vor allem die An- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Systeme die ausschließlich die Anwesenheitszeiten erfassen dienen nicht zur Ermittlung qualitativer Werte. Ob Mitarbeiter nach dem „Stempeln“ sofort produktiv arbeiten lasst sich aus einer Anwesenheit Erfassung nicht ableiten.

Viele Anbieter von Systemen für die Erfassung der Anwesenheitszeiten erlauben aber Erweiterungen um qualitative Werte. Hier spricht man von Betriebsdatenerfassung oder Tätigkeitserfassung, wenn neben den An- und Abwesenheitsdaten Mitarbeiter auch Zusatzinformationen über z.B. Tätigkeiten / Projekt oder Auftragsdaten erfassen.

Mitarbeiter im Außendienst.

Grundsätzlich gilt die gesetzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten und Pausen durch den Arbeitgeber auch für Mitarbeiter im Außendienst.
Auch Mitarbeiter mit erfolgsabhängiger Entlohnung (Provisionsvertreter) unterliegen den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Gerade in jüngster Zeit häufen sich die Beschwerden von Unternehmern bei den Interessensvertretungen (Wirtschaftskammer) über intensive Kontrollen der Arbeitsinspektorate von Zeitaufzeichnungen für Außendienstmitarbeiter. Fehlen solche Aufzeichnungen bedienen sich die Kontrolleure oft der Daten der Spesenabrechnungen und schließen daraus auf die Arbeitszeiten der Außendienstmitarbeiter, was sehr schnell zu Anzeigen führt.

Zusatz Optionen von Zeiterfassungssystemen

Zeiterfassungssysteme werden heute auch sehr oft für ein transparentes Informations- und Genehmigungssystem genutzt (Workflow). Da die Erfassung von Anwesenheitszeiten zwangsläufig auch die Planung und Erfassung von Abwesenheiten (Urlaube, Pflegezeiten, Krankheit, Dienstreisen, etc..) erfordert, können moderne System dazu benutzt werden den Mitarbeitern und Vorgesetzen ein papierloses System für die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten zu Verfügung zu stellen. Ausführliches dazu siehe unter: http://www.gecosoft.at/blog/workflow-und-zeiterfassung/