Mobile Zeiterfassung für Smarphones und Tablets

Zeiterfassung für Unternehmen der Hausbetreuung und Reinigung

Dieser Beitrag richtet sich an alle Unternehmen, die durch ihre Mitarbeiter Leistungen an vielen unterschiedlichen Orten anbieten, also z.B. Reinigung, Hausbetreuung,  Haustechnik-Wartung und ähnliches. Leistungen, die heute oft unter dem Sammelbegriff Facility Management zusammengefasst werden.

Die systemgestützte Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern solcher Unternehmen bringt, neben der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht durch den Arbeitgeber noch eine Vielzahl von Zusatzinformationen.

u.a.:

  • Nachweis der Arbeitsleistung gegenüber dem Auftraggeber
  • Grundlage für Abrechnungen nach Aufwand (wenn Dienstleistungen nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit abgerechnet werden)
  • Erkennen von ungeplanten Abwesenheiten
  • Grundlage für die Auszahlung von Zuschlägen, Zulagen oder Ähnlichem
  • Grundlage für Effizienz- und Leistungsvergleiche
  • Dokumentation von arbeitsrechtlich relevanten Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Arzt- und Amtsbesuche, etc.)
  • Rückmeldung zu ERP- und Planungssystemen

 

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens dieser Branche ist die Verfügbarkeit eines guten Planungssystems der Ressourcen. Also wie viele Personen mit welcher Qualifikation und welchen Hilfsmitteln und Werkzeugen werden wann, wie lange und wo für die Erfüllung der Leistung benötigt. In der Regel beinhalten solche Planungs-Systeme keine Module für die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten obwohl es unwahrscheinlich ist, dass die Planwerte immer den tatsächlichen Werten entsprechen. Es ist daher zu überlegen, wie die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeiten und Abweichungen von den Planwerten erfolgen kann. Dabei gibt es im Prinzip folgende Methoden/Systeme:

  • Dezentrale, manuelle Erfassung (Listen, Tabellen, Formulare) mit zentraler Eingabe in das jeweilige System.
  • Dezentrale Erfassung der Ist-Zeiten mit spezieller Hardware oder mobilen Geräten (Smartphones, Tabletts) und integrierte, digitale Rückmeldung in das Planungssystem:
    • Jeder Mitarbeiter muss mit Hilfe eines Chips oder eines Gerätes am Arbeitsplatz die Zeiten (Beginn, Ende, Art der Tätigkeiten, etc.) erfassen.
    • Bestimmte Personen (Gruppenleiter, Teamleiter) Erfassen mit entsprechenden Geräten pauschal für ihre Gruppe.
  • Ausschließliche Erfassung, Dokumentation von Abweichungen zur Planung
    • Manuell (Listen, Tabellen, Formulare) durch Kontrolleure, Gruppenleiter, Projektmanager, etc. mit zentraler Eingabe in das System
    • Mobile Endgeräte (Tabletts)

 

Natürlich ist der Einsatz spezifischer Hardware, wie z.B. (http://www.gecosoft.at/mobile-zeiterfassung/) die sicherste und genaueste. Je nach Ausrichtung des Unternehmens und Struktur der Kunden und Aufgaben muss bewertet werden, ob sich die Investition in eine Hardwarelösung lohnt.

Unabhängig davon, wie die Erfassung und Kontrolle der tatsächlichen Arbeitszeiten erfolgt ist jedoch zu berücksichtigten, dass die Bewertung der erfassten Arbeitszeiten v.a. in Bezug auf die arbeitsrechtlichen Vorgaben eine spezifische Lösung erfordert.

Nur der Einsatz einer erprobten Zeiterfassungs-Software wird allen Anforderungen gerecht. Für die Branchen spezifischen Anforderungen des Facility Managements wird die Fähigkeit der Integration bzw. die Implementierung entsprechender Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen wie z.B. HR-System, Planungssystem, ERP-System, etc. für die Auswahl der geeigneten Zeiterfassung von wesentlicher Bedeutung sein.