Zeiterfassung - KMU Angebot

ZEITERFASSUNG FÜR KMUs

Was bedeutet die Betriebsgröße für die Anforderung an ein Zeitwirtschafts System?

Nur weil ein Unternehmen relativ wenig Mitarbeiter beschäftigt muss die Anforderung an die Leistungsfähigkeit einer Zeiterfassungssoftware nicht minder sein!

Obwohl die Bezeichnung KMU gemäß Definition der WKO auf alle Betriebe mit < 250 Mitarbeitern zutrifft – das sind in Österreich 99,6% aller gewerblichen Unternehmen-, möchten wir in diesem Beitrag unter KMU Betriebe und Organisationen verstehen, die zwischen 5 und 50 Mitarbeitern beschäftigen. Diese Gruppe repräsentiert in Österreich über 100.000 gewerbliche Betriebe und Organisationen in denen rund 40% aller 3,3 Mio. österreichischen ArbeitnehmerInnen beschäftigt sind. Unternehmen dieser Betriebsgröße werden im gängigen Sprachgebrauch in Österreich als Klein- und Mittelbetriebe, also KMUs bezeichnet

KMUs gibt es in allen Branchen und somit in den Geltungsbereichen aller Kollektivverträge. Es gibt keinen arbeitsrechtlichen Grund, weshalb die funktionale Anforderung an ein Zeiterfassungssystem für ein KMU anders sein sollte als für Großbetriebe.

Natürlich gilt auch für KMUs die gesetzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Außerdem ist der Anteil der flexiblen Arbeitszeitregelungen bei KMUs größer als bei Großbetrieben. Dadurch sind Zeiterfassungssysteme für KMUs ein wichtiges Instrument der Kontrolle und Mitarbeiterführung. Die Verwaltung von Zeitsalden und Abwesenheiten und die Ermittlung variabler Gehaltsanteile (Mehr- und Überstunden, zeitabhängige Zulagen, etc.) bedeuten für KMUs den gleichen Funktionsbedarf einer Zeiterfassung, wie bei einem Großunternehmen.

Typisch für ein KMU ist aber die Organisationsstruktur. Nur wenige KMUs verfügen über eigene IT- oder HR Abteilungen. Der organisatorische Schwerpunkt dieser KMUs liegt im operativen und produktiven Bereich. Administrative Belange werden vielfach an externe Dienstleister ausgelagert. Gerade HR-Agenden, wie Lohn- u. Gehaltsabrechnung, arbeitsrechtliche Belange, etc. werden meist durch den Steuerberater wahrgenommen.

Daraus lässt sich ableiten, dass ein Zeiterfassungssystem für ein KMU v.a. in der Anwendung und Bedienung so gestaltet sein soll, dass dafür weder IT-Spezialwissen, komplexe EDV Infrastruktur oder Kenntnis komplizierter Programm Anwendungen erforderlich ist.

Einige Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten auch deshalb ihre Lösungen als „Cloud Computing“ oder SaaS (=Software as a Service) an. Das heißt, dass das Anwendungsprogramm (Zeiterfassungs-Software) nicht auf einem Rechner/Server beim KMU selbst installiert ist sondern im Rechenzentrum eines Anbieters. Der Anwender greift über einen Internetbrowser und eine sichere Datenverbindung auf das „gehostete“ System des Anbieters zu. Clevere Systeme erlauben in diesem Modell auch den Anschluss von Zeiterfassungsterminals über GPRS Datenverbindung, so dass auch für Installation dieser Hardware keine Fachkräfte erforderlich sind. Dieses Geschäftsmodell bedeutet auch für das betroffene KMU, dass keine Investitionen in Rechner, Softwarelizenzen oder Erfassungsgeräte erforderlich sind und die Leistung periodenweise für den Zeitraum der tatsächlichen Nutzung bezahlt wird.

Eine typische KMU Lösung eines Zeiterfassung Anbieters sollte auch die wichtigsten Parameter der Software Anwendung so vorkonfiguriert liefern, dass der Anwender mit möglichst geringem Aufwand die produktive Nutzung des Systems starten kann. Dazu gehört die Bereitstellung der wichtigsten Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten und Auswertungen. Das Rechen- und Regelwerk des Programms muss aber in der Lage sein auch die komplexen und komplizierten Anforderungen des österreichischen Arbeitszeitgesetzes, wie z.B. Blockzeitregelung und ähnliches abzubilden.

Zusammenfassung / Summary

KMUs brauchen ein Zeiterfassungssystem, das einfach in der Installation, Bedienung und Pflege ist, aber funktional alle Bedürfnisse auch eines wesentlich größeren Unternehmens abdecken kann. Gehostete Systeme (Cloud Computing / SaaS) können für KMUs eine probate Lösung sein, wenn die Anwendung so konfiguriert ist, dass eine Implementierung auch ohne Mithilfe von It- und Software Spezialisten im eigenen Unternehmen machbar ist.