Zeiterfassung bei Dienstreisen

Obwohl dienstliche Reisezeit grundsätzlich zur Arbeitszeit zählt, gibt es für die Zeitabrechnung und Entlohnung zahlreiche Sonderformen, die meist den Einsatz eines leistungsfähigen Zeiterfassungssystems erfordern.

Dienstreise Zeiterfassung

Reisezeit ist Arbeitszeit.

Grundsätzlich ist jede Zeit, welche ein Dienstnehmer für die Errichtung seiner Aufgaben außerhalb seines Dienstortes verbringt, Arbeitszeit.

Das Österreichische Arbeitsrecht sieht bei Dienstreisen jedoch unterschiedliche Formen und Entlohnungsmöglichkeiten vor, die insbesondere in diversen Kollektivverträgen und Einzelverträgen geregelt werden.

 

Zeiterfassung Österreich – Arbeitsrecht

Was ist aktive Reisezeit?

Eine gängige Unterscheidung wird mit den Begriffen „Aktive Reisezeit“ und „Passive Reisezeit“ getroffen.

Aktive Reisezeit

Aktive Reisezeit ist jene Zeit, die ein Dienstnehmer zur Erfüllung seiner Arbeitsleistung außerhalb seines Dienstortes verbringt und in der er keine Möglichkeit für Erholung oder Freizeit hat.

In der Regel sind das Zeiten, die Außendienstmitarbeiter bei Kunden verbringen und Zeiten, in denen sie mit einem selbst gelenkten Fahrzeug zu den jeweiligen Zielen unterwegs sind.

Aktive Reisezeit ist der Normalarbeitszeit gleichzusetzen.

Passive Reisezeit

Als Passive Reisezeit wird jene Zeit gewertet, die ein Dienstnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers außerhalb seines Dienstortes verbringt aber nicht zur Verrichtung der eigentlichen Tätigkeit nutzt.

In der Regel sind das Zeiten in Transportmitteln, die vom Dienstnehmer nicht selbst gelenkt werden (Auto, Bus, Bahn, Flugzeug) oder Zeiten in Bahnhöfen und Flughäfen. Aufenthaltszeiten in Hotels oder Zeiten am Reisezielort, die nicht zur Verrichtung von Arbeiten für den Dienstgeber genutzt werden, zählen nicht zur Arbeitszeit. Je nach Kollektivvertrag oder Einzelvertrag werden passive Reisezeiten mit einem Abschlagsfaktor bewertet (Bsp.: Eine Stunde Reisezeit mit der Bahn entspricht 15 Minuten Normalarbeitszeit.).

Passive Reisezeit wird nicht für die Berechnung der maximal zulässigen Tages-, Wochen, oder Monatsarbeitszeit herangezogen.

Arbeitszeiterfassung bei Dienstreisen

Wenn in einem Unternehmen ein modernes, EDV-gestütztes Zeiterfassungssystem genutzt wird, sollte dieses System ein hilfreiches Instrument zur Erfassung und v.a. auch zur Genehmigung der jeweils anfallenden Zeitarten sein.

Zeiterfassungssysteme & Zeiterfassungssoftware

So können z.B. Abwesenheiten für Reisetätigkeit nur nach erfolgter Genehmigung einer Dienstreise gebucht werden. Ein zusätzlicher Genehmigungsprozess kann für die Freigabe, der vom Dienstnehmer z.B. selbst im System gebuchten Zeitarten vorgesehen werden.

Im Sinne eines Zeiterfassungssystems sind Zeiten, die außerhalb des Dienstortes verbracht werden „Abwesenheiten“. Das System muss also eine Möglichkeit für die Erfassung oder zumindest für die Nacherfassung dieser Zeitarten bieten.

Mobile Zeiterfassung

Für diese Art der Zeiterfassung eignen sich Systeme, die den Einsatz mobiler Endgeräte (Smartphones, Tablets) erlauben und als WEB-Lösung Online Zeiterfassung über mobile Geräte mit Internetzugang vorsehen.

Bei Abwesenheiten werden in einem Zeiterfassungssystem Regeln hinterlegt, nach denen diese Zeiten bewertet werden (also z.B. Normalarbeitszeit, Sonderzeit, etc.).

Erfassung von Abwesenheiten

Für die Ermittlung der Periodensummen und Salden von Abwesenheitszeiten werden idealerweise Zeit-Konten geführt.

Dadurch kann am Periodenende entschieden werden was mit den angefallenen Reisezeiten passiert (Übertrag in Folgeperiode, Auszahlung als Mehr- oder Überstunde, Umbuchung auf Gleitzeitkonto, usw.).

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