Gehen Stempeldaten mit einem System für Zeiterfassung verloren?

Zeiterfassung – Betriebsdatenerfassung

Während in der theoretischen Wissenschaft die Zeiterfassung ein Teil und Unterbegriff der Betriebsdatenerfassung (BDE) ist, wird umgekehrt in der Praxis die BDE als Zusatzfunktion und somit Teil oder Ergänzung der Zeiterfassung gesehen.

In der Betriebswirtschaftslehre wird die Betriebsdatenerfassung (BDE) als Überbegriff für jede Form der elektronischen Erfassung und Auswertung betrieblicher Daten verstanden. Die wissenschaftliche Definition inkludiert in der BDE die Erfassung von Personal Anwesenheitszeit und Arbeitszeit ebenso, wie die Erfassung von Maschinendaten (Maschinen-Nutzungszeiten, -Rüstzeiten, -Auslastung, etc.) und die Erfassung von Ressourcenverbrauch für die Bearbeitung von Fertigungsprozessen, oder die Erfassung von Qualitätsdaten (Gutmengen-Schlechtmengen) und Daten der Lagerhaltung (z.B. Lagerumschlag). Siehe dazu auch die Definition im Gabler Wirtschaftslexikon: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/73549/betriebsdatenerfassung-v8.html.

In der Praxis wird im deutschsprachigen Raum unter BDE immer die Erfassung von Arbeitszeiten bezogen auf betriebliche Wertschöpfungsprozesse verstanden. Also wieviel Arbeitszeit wird für die Bearbeitung eines Kunden- oder betriebsinternen Auftrags oder einer Teilmenge eines Fertigungsschrittes (Tätigkeit, Arbeitsgang, etc.) verstanden. Natürlich sind qualifizierte BDE Systeme in der Lage darüber hinaus Maschinendaten, Qualitätsdaten (Mengenverbrauch) und weitere betrieblich relevante Daten zu erfassen und vor allem auszuwerten.

BDE Systeme werden daher vorwiegend für Betriebe und Organisationen entwickelt, die sich mit der Herstellung, Wartung oder Verarbeitung von Sachgütern beschäftigen. Interessanterweise werden BDE Systeme immer häufiger auch von Dienstleistern eingesetzt (z.B.: Gebäudereinigung, Gesundheitswesen, Rechtsanwälte, etc.).

BDE Systeme benötigen Personendaten, die fast immer auf den Stammdaten der Anwesenheitszeiterfassung beruhen, also Namen, Personalnummer, ID-Nummer des Ausweises/Chips, etc. Für den Einsatz in einem BDE-System müssen die Stammdaten jedenfalls um einige Merkmale, wie z.B. die Qualifikation, Kostenstelle, etc. ergänzt werden und wenn es sich um ein Kalkulationssystem handelt (siehe unten) auch um Werte oder Kennzeichen der Stundensätze.

Die entscheidend bei der Auswahl eines richtigen Systems ist natürlich das Ziel, das mit der Nutzung eines BDE Systems verbunden ist. Im Wesentlichen lassen sich die Ziele in zwei Kategorien teilen: Rückmeldesysteme oder Kalkulationssysteme.

Unter Rückmeldesystem wird ein Subsystem zum Auftrags- bzw. Produktionsplanungssystem (PPS) verstanden. Das BDE System dient hier der Überwachung des Auftragsfortschritts, also des Soll-Ist Vergleichs von Arbeits- und Produktionszeiten und des Ressourcenverbrauchs als Mittel für die Feinplanung und Kontrolle im Fertigungsprozess.

Die BDE als Kalkulationssystem wird dann eingesetzt, wenn es gilt die tatsächlichen Kosten eines Auftrags oder eines Projektes zu ermitteln oder im Rahmen einer Serienproduktion aktuelle Nachkalkulationen vorzunehmen. Typisches Ergebnis eines BDE-Kalkulationssystems ist die Abrechnung einer Reparatur oder Services eines KFZ. Hier finden Sie meist neben der Auflistung der verwendeten Materialien auch Zeitwerte für die jeweiligen Tätigkeiten, also wie lange, wie viele Personen dafür eingesetzt waren.

Die Verknüpfung der Anwesenheitszeiterfassung mit der BDE ist auch darin begründet, dass ein gutes BDE System in der Lage ist die Produktivität einzelner Mitarbeiter auszuwerten. Darunter versteht man die Auswertung wie viele Stunden der Anwesenheit, also bezahlter Arbeitszeit einzelnen Aufträgen, Projekten zugeordnet werden kann und wieviel Stunden für „unproduktive“ Tätigkeiten verbucht werden. BDE auf Basis der Zeiterfassung bedeutet auch, dass aus dem Arbeitszeitmodell errechnete Zuschläge oder Zulagen (z.B. Überstunden, Nachtarbeitszuschläge, etc.) 1:1 in die Kalkulation eingehen können.

Gerade bei Rückmeldesystemen ist der Einsatz von Online-Terminals oder Industrie PCs erforderlich um zeitnahe einen Auftragsfortschritt oder den allfälligen Bedarf zusätzlicher Ressourcen zu erkennen.

In einzelnen Fällen kann die Anwesenheitszeiterfassung ein Nebenprodukt des BDE Systems sein. Nämlich dann, wenn Mitarbeiter im Produktionsprozess ausschließlich Zeiten in der BDE erfassen und somit die Anmeldung zum ersten Auftrag eines Tages bzw. die Abmeldung vom letzten Auftrag eines Tages gleichzeitig als Kommen und Geht-Buchung für die Anwesenheitszeiterfassung genutzt wird.

Wenn das BDE System nur für die Nachkalkulation eingesetzt wird, ist eine Online-Realtime Erfassung nicht zwingend notwendig. Viele BDE Systeme basieren dann darauf, dass Zeitwerte aus der Anwesenheitszeiterfassung nachträglich bestimmten Tätigkeiten, Aufträgen oder Projekten zugeordnet werden.

Summary dieser Kurzanalyse:

BDE in der Praxis bedeutet, dass betriebliche Daten auf Basis der tatsächlichen Anwesenheits- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst bzw. ermittelt werden und dass dafür die Grundfunktionen einer Zeiterfassung Voraussetzung sind.