Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Zeiterfassung als Vorbereitung zur Lohnverrechnung

Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden übergibt die Zeiterfassung Daten an die Lohnabrechnung!

 

Eine ordnungsgemäß geführte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben den Stammdaten der Mitarbeiter (v.a. Grundgehalt) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren variablen Informationen. Dazu zählen:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten wie Urlaub und Krankenstand
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Um diese wichtigen Informationen nicht manuell in die Lohnverrechnung eingeben zu müssen bieten Zeiterfassungsprogramme digitale Schnittstellen. Der Zeitpunkt der Übergabe an die Lohnverrechnung entscheidet die/der Zeitbeauftragte. Damit ist sichergestellt, dass alle notwendigen Korrekturen/Komplettierungen zuvor erledigt werden konnte. Nach der Datenübermittlung sind alle relevanten Daten zu Lohn- und Gehaltsabrechnung vorhanden. Eine manuelle und doppelte Erfassung entfällt.

 

Aktuelle Berechnungen im Lohnprogramm können „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden, z.B. bei Beendigung eines Dienstverhältnisses, o.ä. Auch für die Erstellung des Jahresabschlusses und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden.

 

Zusammenfassung

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem erfasst und ausgewertet werden, ist eine Übermittlung für die Lohn- u. Gehaltsabrechnung über eine digitale Schnittstelle jederzeit möglich.