Zeiterfassung von Gecosoft

Zeiterfassung als Subsystem zu ERP Software

ERP (Enterprise Resource Planning) Anbieter, sind Software Hersteller, die in ihrer Lösung die Datenverarbeitung aller wichtigen Unternehmens-Prozesse integrieren. Gerade in Österreich gibt es aber nur wenige ERP Anbieter, die auch HR-Module, wie z.B. Gehaltsverrechnung und Zeiterfassung in ihrem Portfolio haben. Deshalb bieten viele Anbieter von Zeiterfassungslösungen entsprechende Module an, die eine „Quasi-Integration“ in das ERP Portfolio diverser Anbieter gewährleisten.

Natürlich gibt es auch in Österreich eine große Anzahl von Software Anbietern mit ERP Lösungen. Um das Thema „Zeiterfassung als Subsystem zu ERP Programmen“ richtig zu verstehen, muss man sich aber den Umfang der Lösungsmodule einzelner ERP Systeme genauer ansehen. Dabei kommen wir zum Schluss, dass man die ERP Anbieter leicht in 4 Kategorien einteilen kann. Dazu gibt es untenstehend Beschreibungen der jeweils benötigten Hard- und Software für eine vollständige Integration einer Zeitwirtschaft in das ERP System.

Bei Zeiterfassung handelt es sich natürlich nicht nur um die entsprechende Softwarelösung, sondern in den meisten Fällen auch um Erfassungs-Hardware (Terminals) und allenfalls um diverse Zusatzmodule wie Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung, etc.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung und Zeiterfassung.


Außer SAP gibt es in Österreich praktisch keinen ERP Anbieter, der die ganze HR Palette von der Abrechnung bis zur Zeiterfassung abdeckt. Da SAP ein reiner Softwareanbieter ist, müssen für die Erfassung der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter entsprechende, kostenpflichtige Software-Lizenzen oder Hardware-Terminals dritter Anbieter eingebunden werden. SAP hat für die Anbindung von Zeiterfassungs-Hardware (Terminals) Standardschnittstellen definiert, die den bidirektionalen Austausch von Daten aus der SAP Zweitwirtschaft mit einem „Subsystem“ regeln. Der Anschluss von Terminals erfordert daher entsprechende Software, die Daten aus der SAP Stammsatzverwaltung (Name, Personalnummer, Ausweisnummer, BDE-Gruppe, …) und der Zeit-Verarbeitung (Zeitsalden, Urlaubsanspruch, etc.) importiert. Diese Software muss auch die mit den Terminals erfassten Buchungen auf entsprechende Plausibilität prüfen und in geeigneter Form an SAP zur Verarbeitung weiterleiten. V.a. wenn neben der reinen Kommt-Geht-Zeiterfassung auch Kontierungen der Arbeitszeiten (Projekte, Aufträge, Kostenstellen, etc.) gefordert sind oder wenn mit der gleichen Hardware auch Zutrittskontrollen durchgeführt werden sollen ist der Name „Subsystem“ gerechtfertigt. Das Subsystem besteht hier sowohl aus Software-Programmen und Hardware-Terminals.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung ohne Zeitwirtschaft.


Viele ERP Anbieter haben in ihrem HR-Modul eigene Gehalts- und Lohn-Abrechnungsprogramme oder die Abrechnungsprogramme lokaler, dritter Hersteller integriert. Hier fehlt also nur das Softwaremodul Zeiterfassung.

Die meisten Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten auch Terminals und Identifikationsmedien (Ausweise) an und haben Standard Schnittstellen zu den gängigen Abrechnungsprogrammen. In diesem Fall ist die Zeiterfassung kein Subsystem der ERP Lösung, sondern eine eigenständige Lösung mit Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung ohne Abrechnungssoftware, aber mit integrierter Zeitwirtschaft.


Einige Anbieter von Branchen-Spezifischer Software mit Schwerpunkt Fertigung und PPS (Produktions-Planung und Steuerung) haben auch Zeitwirtschaftslösungen integriert, da diese sehr oft mit BDE-Anforderungen und Rückmeldefunktionen der Auftragsabwicklung verbunden sind. Hier fehlt aber die integrierte Gehaltsverrechnung. Auch in diesem Fall ist die Zeitwirtschaft natürlich kein Subsystem, sondern ein Bestandteil der ERP Lösung.

 

 

ERP Anbieter ohne HR-Lösung


Diese Lösungen finden wir bei den meisten typisch Österreichischen Unternehmensgrößen. Hier wird unter ERP v.a. eine Integration der Warenwirtschaft, FiBu und einer Auftrags- und Fertigungslösung verstanden. Bei diesen ERP Lösungen hängt die Frage ob die Zeiterfassung ein Subsystem ist davon ab, ob es im Bereich Fertigung, Auftragsbearbeitung oder Projekterfassung im ERP System einen Mitarbeiter Personalstamm gibt. In vielen ERP Systemen wird der Mitarbeiter-Personalstamm als verfügbare Ressource zur Erfüllung von Aufträgen und/oder Projekten benötigt und sowohl für die Ermittlung von Planwerten und Istwerten herangezogen.

Gerade in diesem Fall ist das Zeiterfassungssystem als Subsystem zu bezeichnen, wenn es gelingt Redundanzen zu vermeiden und die gesamte Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten im ERP System erfolgt. Insbesondere auch Daten, die für die Zeitwirtschaft (und vielleicht auch Zutrittskontrolle relevant sind).

 

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