Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Wann benötigt die Lohnverrechnung Daten aus der Zeiterfassung?

 Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden stellt die Zeiterfassung wichtige Daten für die laufende Lohnabrechnung zur Verfügung!

Eine ordnungsgemäß geführte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben der Stammdaten des Mitarbeiters (v. a. Grundgehalt) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren variablen Informationen. Dazu zählen:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (zum Beispiel bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten
    • Urlaub
    • Krankenstand
    • Arzt
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Eine digitale Schnittstelle aus dem System „Zeiterfassung“ in die „Lohn- und Gehaltsabrechnung“ gewährleistet, dass alle relevanten Daten in der Lohnverrechnung vorhanden sind. Eine manuelle und doppelte Erfassung entfällt.

Im Fall einer Beendigung eines Dienstverhältnisses können somit aktuelle Berechnungen im Lohnprogramm „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden.

Auch für die Erstellung des Jahresabschluss und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden.

 

Zusammenfassung / Summary

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes System (Zeiterfassung) erfasst und ausgewertet werden, sollten diese über eine digitale Schnittstelle laufend dem System für die Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt werden.