Zeiterfassung Cloud Lösung

Zeiterfassung als Cloud-Lösung

Eine Cloud-Lösung für die Zeiterfassung ist nicht mit anderen Cloud-Lösungen kaufmännischer Software vergleichbar. Die Entscheidung für eine Cloud-Lösung bei der Zeiterfassung sollte daher gewissenhaft geprüft werden.

Unter „Cloud-Lösung“ verstehen wir eine Anwendung, für die der Nutzer kein eigenes Programm auf einem seiner Rechner installiert haben muss. Der Zugriff auf eine Cloud-Anwendung erfolgt über einen Internet-Browser oder eine entsprechende APP und erfolgt Standort unabhängig. Der tatsächliche Standort des Rechners, auf dem die Anwendung läuft ist für den Nutzer irrelevant.

Fast alle gängigen Internetanwendungen, wie Suchmaschinen, Online-Shops oder diverse Portale für Flug- und Hotelreservierungen sind klassische Cloud-Lösungen.

Auch Programme für Zeiterfassung eignen sich als Cloud-Lösung. Als Interessent für eine Zeiterfassung sollte man aber neben den kaufmännischen Überlegungen auch einige funktionale und praktikable Aspekte berücksichtigen bevor man sich für eine Cloud-Lösung entscheidet.

Bei der Zeiterfassung geht es, wie der Name schon sagt um die Erfassung der Arbeits- bzw. Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Die Methode der Erfassung, also die Frage, ob Zeiterfassungs-Terminals zum Einsatz kommen ist bei der Beurteilung eines Cloud-Angebots sehr genau zu prüfen. Zeiterfassungs-Terminals werden heute meist als Geräte mit Netzwerkanschluss, also direkte Einbindung in das lokale Netzwerk des Anwenders angeboten. Moderne Zeiterfassungs-Systeme sollten Online-Realtime arbeiten, so dass jede Buchung an einem der Terminals unmittelbar in der Datenbank verarbeitet werden kann. Dafür ist es notwendig, dass zwischen dem Terminal und dem Zeiterfassungsprogramm eine dauerhafte Datenverbindung besteht. Das Terminal muss jederzeit Daten an die Anwendung senden können und Antworten des Programms empfangen können. Das System (Zeiterfassung + Zeiterfassungs-Terminals) muss daher auch in der Lage sein Datenverbindungen außerhalb einer Browseranwendung zu gewährleisten und Firewalls im Netzt des Anbieters und Anwenders berücksichtigen. Hier besteht Bedarf einer Abstimmung zwischen dem Netzwerkverantwortlichen des Nutzers und dem Lösungsanbieter.

Für die Erfassung von Arbeitszeiten ohne Nutzung expliziter Zeiterfassungs-Terminals muss das Zeiterfassungs-Programm daher eine sogenannten WEB-Erfassung (über einen Browser) oder eine APP für Smartphones und Tablett oder eine Erfassungs-APP für Desktop PCs anbieten.

Problematisch kann eine Zeiterfassung als Cloud-Lösung auch dann werden, wenn es Schnittstellen zu anderen Systemen gibt. Typisch für eine anspruchsvolle Zeiterfassung ist die Nutzung von Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen (die z.B. selbst wieder als Cloud-Lösung genutzt werden) für einen automatischen Abgleich der Personalstammdaten und Überleitung von Ergebnissen der Zeiterfassung in die periodische Lohn- und Gehaltsabrechnung. Hier ist zu prüfen, ob beide Cloud-Anwendungen miteinander kommunizieren können.

Viele Anbieter von Cloud-Lösungen haben keinen persönlichen Support für Implementierung und Schulung der Anwender.

Gerade eine Zeiterfassung muss auf den jeweiligen Betrieb abgestimmt sein. Ein leistungsfähiges Programm für Zeiterfassung in Österreich kann nicht so ausgeliefert werden, dass jeder Anwender das Programm sofort nutzen kann. Personalstammdaten, Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit- oder Überstundenregelungen müssen individuell für den Nutzer implementiert werden.

Last but not least sollte der Aspekt der Datensicherheit mit in eine Entscheidung für einen Cloud-Anbieter einbezogen werden. Zeiterfassung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt daher dem Datenschutzgesetz. Es ist daher zu prüfen, ob der Anbieter einer Zeiterfassung die Anwendungen der Kunden/Nutzer auf jeweils dezidiert zugeordneten und gegen Missbrauch geschützten Datenbanken führen kann.