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Zeitänderung in der GeCOTime Zeiterfassung: Wer darf was?

Zeiterfassung ist ein sehr sensibles Thema. Deswegen ist es umso wichtiger, dass die Daten der Zeiterfassung und die somit ermittelten Zeiten auch korrekt sind. Nachträgliche Änderungen oder Korrekturen errechneter Daten sind zwangsläufig notwendig (vergessene Stempelungen, Ende-Zeiten von Abwesenheiten, etc.). Dies darf aber nicht zu unkontrollierten Manipulationen führen. Im Falle der GeCOTime Zeiterfassungs-Software kann mit Hilfe von Berechtigungs- und Änderungsregeln die nachträgliche Änderung von Daten limitiert und kontrolliert werden.

 

Wer darf etwas ändern?

Die Anwendung GeCOTime erlaubt eine sehr selektive Vergabe von Benutzerberechtigungen. In der „Benutzerverwaltung“ können Regeln festgelegt werden, wer, wann welche Funktionen ausüben darf. Es kann durchaus sinnvoll sein den Mitarbeitern zu erlauben bestimmte Korrekturen, Ergänzungen von Zeit-Stempelungen oder Abwesenheitsdaten selbst im System einzugeben. Im Menü   „Benutzerverwaltung/Berechtigungsregeln“ können bestimmten Personen für unterschiedliche Funktionen Lese- und/oder Schreib-Rechte zugewiesen werden.

 

Was ist eine Änderungsregel?

Hier wird festgelegt welche Daten/Funktionen geändert werden können und bis zu welchem Zeitraum oder Zeitpunkt diese Änderungen eingegeben werden dürfen. So könnte ein Administrator festlegen dass die Zeiten nur für den aktuellen Monat bis maximal 2 Wochen zurück geändert werden können. Wenn ein Mitarbeiter vergisst seine Zeiten bis zum Ende eines Monats korrekt einzutragen, wird die Möglichkeit zur Bearbeitung des vorherigen Monats gesperrt und kann nur mehr von einem Benutzer mit „höheren“ Rechten vorgenommen werden.

 

Erstellen einer Änderungsregel in der GeCOTime:

Hierzu muss man unter „System -> Benutzerverwaltung“ in die Funktion „Änderungsregel“ (sys33) einsteigen und eine (neue) Änderungsregel anlegen.

Blog8.2.2017

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sobald man in diese Funktion eingestiegen ist, wird mit klicken in das Feld „ Änderungs Regel“ und der Taste „Neuen Satz erstellen“ eine neue Änderungsregel geöffnet.

Hat man eine neue Änderungsregel erstellt, ändert Sich die Ansicht in folgendes Layout.

blog2.8.2.2017

So kann von einem Administrator frei definiert werden, welche Funktionen in der GeCOTime von der Änderungsregel betroffen sein sollen. Die Anzahl der Änderungsregeln, die in GeCOTime angelegt werden können ist nicht beschränkt.

 

Konfiguration einer Änderungsregel:

Wie oben schön zu sehen ist, wird die Änderungsregel durch folgende Punkte konfiguriert:

 

  • Funktion: In diesem Feld wird ausgewählt welche Funktion die Änderungsregel betrifft. In unserem Beispiel bedeuten die Funktionen „zei13“ das Bearbeiten der täglichen Kommt- und Geht-Zeiten im Menü Tagesbetrachtung und „wfl01“ bzw. „wfl08“ z.B.: einen Zeitantrag bzw. Urlaubsantrag im Modul Workflow zu stellen.
  • Korrektur Periode: Hier verwaltet man die Perioden Dauer, solange die Funktion zur Bearbeitung freigegeben ist (Woche, Monat, Jahr).
  • Ganze Periode: Ein Häkchen bedeutet, dass jeweils in der ganzen Periode korrigiert werden darf.
  • Anzahl Vergangenheit: Definition der Perioden Anzahl die vergangen sein darf. Im obigen Beispiel „zei13“: Nur die aktuelle und die vorherige Woche können bearbeitet werden. Will ein Mitarbeiter dennoch „ältere“ Zeiten korrigieren ist dies nur über einen Zeitantrag (wfl01) bis maximal einen Monat zurück möglich.
  • Anzahl Zukunft: Hier wird definiert wie weit man etwas in der Zukunft planen kann. In der oberen Abbildung steht in der Zeile „wfl08 = Urlaubsantrag“ 12. Das bedeutet, dass Urlaube maximal bis 12 Monate im Vorhinein beantragt werden können.

Für wen gilt eine Änderungsregel?

Im Personalstamm wird festgelegt, welche Änderungsregel dem Mitarbeiter zugeordnet ist.