Infografik Vorteile Zeiterfassung

Zehn wichtige Fragen vor der Anschaffung eines Zeiterfassungssystems

Nr. 1. Was für Anforderungen stellen Sie an eine elektronische Zeiterfassung?

Einfache „Kommen“ und „Gehen“ Buchungen genügen nicht. Neben Buchungen von Pausen, Dienst- und Arztgängen, u.s.w. können Anträge von Abwesenheiten (z.B. Urlaub) oder Anträge zu Überstundenauszahlung bis hin zur automatischen Lohnübergabe nach Monatsabschluss von einer Zeitwirtschaft verlangt.
Tipp: Ihr Zeiterfassungsanbieter hilft Ihnen bei der Pflichtenhefterstellung.

Nr. 2. Sind alle notwendigen Informationen für die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung vorhanden?

Der Teufel liegt im Detail. Neben teilweisen komplexen Arbeitszeitmodellen werden auch Urlaubsüberträge, Gleitzeitsalden, Vordienstjahre, Schichtpläne u.v.m. in ein neues System eingepflegt. Das Aufsetzen des Zeiterfassungssystems ist zwar viel Arbeit, wird aber in den Folgejahren durch wesentlich geringeren Arbeitsaufwand, z.B. beim Monatsabschluss, und durch eine korrekte und lückenlos dokumentierte Zeitwirtschaft belohnt.
Tipp: Ihr Zeiterfassungsanbieter hat entsprechenden Vorbereitungsformulare!

Nr. 3. Kommt die elektronische Zeiterfassung der Aufzeichnungspflicht nach?

Die lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Buchungen und Änderungen ist eine unumgängliche Eigenschaft eines professionellen Zeiterfassungssystems. Von der Kennzeichnungen woher eine Buchung stammt bis zu den Einträgen wer wann eine Buchung erstellt bzw. korrigiert hat gibt das Zeiterfassungssystem Transparenz.
Tipp: Monatsjournale und Jahresabwesenheitskalender gibt es in verschiedenen Varianten.

Nr. 4. Wieso hilft mir das Zeiterfassungssystem bei der täglichen Arbeit?

Ein gutes Zeitsystem zeigt Ihnen vergessene Buchungen, erinnert Sie an noch zu genehmigende Urlaubsanträge oder gibt einen „Alarm“ bevor es zu einer Arbeitszeitverletzung kommt (z.B. 10 Std Arbeitszeit am Tag). Sie können erwarten, dass ein Zeiterfassungsprogramm einerseits dem Mitarbeitern keinen Mehraufwand beschert und andererseits den Administratoren der Zeiterfassung die Arbeit wesentlich erleichtert.
Tipp: Mit den Schnellerfassungsmasken in Zeiterfassungssystemen geht’s schneller

Nr. 5. Wie ausbaufähig ist eine Zeiterfassung?

Sie haben vorerst noch nicht den Bedarf alle Funktionen einer Zeiterfassung zu nutzen. Zukünftig werden aber mehr Funktion gebraucht werden. Eine professionelle Zeiterfassungssoftware bietet eine genau Abstimmung zwischen Funktionsbedarf und Preis. Dieser Mix aus den im System abzurechnenden Mitarbeitern und den benötigten Funktionen auch über eine Standard Zeiterfassung hinaus, benötigt eine klare und effiziente Preisstruktur. Damit haben Sie das optimale Preis-Leistungsverhältnis.
Tipp: Wichtig ist der Start! Es spricht nichts dagegen klein anzufangen und nach und nach zu wachsen.

Nr. 6. Welche Informationen wollen Sie aus dem Zeiterfassungssystem erhalten?

Die verschiedenen und mannigfaltigen Auswertungen sind nicht nur wichtig sondern notwendig. Unternehmenskritische Fragen können mit den richtigen Auswertungen beantwortet werden. Das ideale Zeiterfassungssystem hat bereits im Standard eine hohe Auswertungsfunktionalität. Darüber hinaus werden mit Standardtools individuelle Reports ermöglicht. Ob in .pdf-, Excel-, Text-Datei oder anderen gängigen Formaten müssen die Daten jederzeit up-to-date zu Ihrer Verfügung stehen.
Tipp: Alle bisher benötigten Auswertungen liefert Ihr Zeiterfassungssystem – und noch mehr.

Nr. 7. Soll die Zeiterfassungssoftware mit anderen Systemen verbunden werden?

Nur in den seltensten Fällen steht ein Zeiterfassungssystem vollkommen autark. Oft werden Personalstammdaten aus einem Lohnprogramm automatisch übernommen oder am Ende einer Periode werden berechnete Lohnarten vom Zeiterfassungssystem in das Lohnprogramm zurückgegeben. Eventuell besteht kann die Anforderung, Auftragsdaten für die Auftragszeiterfassung (BDE) von einem PPS System zu übernehmen und gebuchte Daten wieder zu retournieren. Oder es ist die Anbindung an ein SAP HR System angedacht? Möglicherweise wollen Sie Daten in andere Systeme automatisch oder auf Knopfdruck übergeben?
Tipp: Stellen Sie sicher, dass das Zeiterfassungssystem dafür ausgelegt ist.

Nr. 8. Wie sollen die Zeiten gebucht werden?

Ob Buchung auf einem Zeiterfassungsterminal oder auf einem PC Bildschirm ob Buchung übers Internet oder vom Handy oder Tablet wird jede Möglichkeit gerne genutzt. Doch so vielseitig die Möglichkeit der Buchungen sind so zentral muss erkennbar sein welcher Mitarbeiter im Augenblick im Unternehmen ist und welcher warum nicht anwesend ist.
Tipp: Welche Buchungsmethode für welche Anwendung sinnvoll ist und welche Vorteile jede Option hat weiß ihr Zeiterfassungsanbieter.

Nr. 9. Welche RFID Medien sind die richtigen?

Um ein Zeiterfassungsterminal bedienen zu können bedarf es berührungsloser Buchungsmedien, meist scheckkartengroße Ausweise oder Schlüsselanhänger, die mit unterschiedlicher Technologien ausgestattet sind: Legic, Mifare, HiTag, Proxy, HID, Hitag, EM102, etc. Veraltete Systeme wie Induktionskarten, Infrarotbarcode oder Magnetstreifen gehören der Vergangenheit an. Es ist eine Frage der Sicherheit und des Investitionsschutzes für welches RFID System Sie sich entscheiden werden. Ihr Zeiterfassungsberater weiß welche Technologie nicht zu „knacken“ ist. Vor allem in Kombination mit einer Zutrittskontrolle dieser Aspekt wichtig.
Tipp: Ihr Anbieter berät Sie über die RFID Medien Technologien und deren Einsatz

Nr. 10. Wie flexibel ist das Zeiterfassungssystem?

Die Anforderungen sind mannigfaltig, keine Zeiterfassungsanforderung gleicht 100%ig einer anderen. Neben komplexen Kollektivverträgen sind Betriebsvereinbarungen in einer Standardzeiterfassung abzubilden. Mehrere Standorte in unterschiedlichen Zeitzonen, Mehrsprachigkeit, landesübergreifende Hierarchien trotz zentraler EDV. Trotzdem brauchen Sie flexible Menüstrukturen und Berechtigungen auf Anwenderebene die den Anforderungen gerecht werden.
Tipp: Erfahrung ist alles. Informieren Sie sich beim Anbieter, wo und wie viele Installationen es bereits gibt.

Für die volle Ansicht, bitte draufklicken.
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