WORKFLOW und ZEITERFASSUNG

WORKFLOW und ZEITERFASSUNG

Workflow und Zeiterfassung – was bedeutet das?

Unter WORKFLOW (auf Deutsch: Arbeitsablauf) versteht man allgemein die Definition der Abfolge von Aktivitäten in einer betrieblichen Organisation. In der EDV-Praxis bedeutet WORKFLOW jedoch eine Softwarelösung, die in einem Unternehmen Entscheidungsprozesse an denen mehrere Personen beteiligt sind, abbildet und einen „papierlosen“ Prozess ermöglicht.

Was hat nun ein WORKFLOW im Bereich Zeiterfassung/Zeitwirtschaft für eine Bedeutung?

  • Eine moderne Softwarelösung für Zeiterfassung im betrieblichen Umfeld erfasst nicht nur die Anwesenheiten (Kommen / Gehen) von MitarbeiteInnen, sondern auch geplante und nicht geplante Abwesenheiten.
    • Zumindest die Planung und Verwaltung von Urlauben betrifft jedes Unternehmen
  • Arbeitszeitregelungen mit flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit) erfordern die Erfassung von „Mehr-„ und „Weniger-Stunden“.
  • Die Erfassung und Bewertung von Überstunden, Mehrarbeit, Leistungslöhnen und anderen Parametern für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt ebenfalls in guten Zeiterfassungslösungen.

Alle diese Faktoren erfordern in einem Unternehmen Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse auf Basis der ermittelten und berechneten Ergebnisse des Systems.

  • In der Regel werden Urlaube oder andere Abwesenheiten von Mitarbeitern (Dienstreisen, etc.) vor Antritt einem Planungs- und Genehmigungsprozess unterzogen.
  • Ebenso wird in der Regel ein „Konsum“ von Gutstunden, der über das vereinbarte Gleitzeitmodell hinaus geht (Zeitausgleichs-Tage) einem Planungs- und Genehmigungsprozess unterzogen.
  • Auch die Leistung und Auszahlung zeitvariabler Lohn- und Gehaltsbestandteile (z.B. Überstunden) erfordert einen Genehmigungsprozess.

Mit dem Modul WORKFLOW werden also vor allem Anträge von MitarbeiteInnen elektronisch abgefasst und dem oder den zuständigen Entscheidungsträger(n) elektronisch – in der Regel per Email – übermittelt (siehe Beispiel GeCOTime).

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Der oder die Entscheidungsträger haben im Zeiterfassungssystem Zugriff auf alle relevanten Daten. Entscheidungen können daher direkt im System dokumentiert und den Betroffenen Mitarbeitern auf elektronischem Weg mitgeteilt werden. Aus dem Modul WORKFLOW ersieht der Entscheidungsträger alle offenen und erledigten Genehmigungsprozesse (siehe Beispiel GeCOTime).

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