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Wie die Zeiterfassung zur Routine wird

Damit eine Zeiterfassung zur Routine wird, muss das betroffene Unternehmen entsprechende Ressourcen bereit stellen und  die Zeiterfassungs-Software alle funktonalen Anforderungen erfüllen.

Zeiterfassung ist, wie auch in diesem Blog bereits mehrfach erwähnt ist, vor allem in Österreich, ein sehr komplexes Thema. Auch mit Hilfe einer modernen, EDV-gestützten Anwendung müssen für das Thema Zeiterfassung sowohl seitens der betroffenen Mitarbeiter aber vor allem auf Seiten der Betreiber ausreichende Ressourcen bereitgestellt werden.

Hier nur einige der wichtigsten Themen, an die im Zusammenhang mit der Nutzung eines EDV basierten Zeiterfassungs-Systems gedacht werden muss:

  • Dienstvereinbarungen
    • Die jeweiligen Arbeitszeit-Regelungen für die betroffenen Mitarbeiter müssen klar und eindeutig, schriftlich festgehalten werden
    • Je nach Konstellation des Unternehmens ist bei Einführung einer EDV-gestützten Zeiterfassung
      • die Zustimmung des Betriebsrates erforderlich, oder
      • es muss eine entsprechende Dienstanweisung für alle Mitarbeiter geben, oder
      • das Thema Zeiterfassung muss in Einzelverträgen geregelt werden.
    • Die Handhabung des Systems (Bedienungsanleitung) sollte für die Mitarbeiter schriftlich festgelegt werden
    • Die Zuständigkeiten
      • wer darf bzw. wer muss bestimmte Funktionen ausüben
      • wer hat Zugang zu welchen Informationen (Berechtigungsvergabe)
      • was ist in „Ausnahmefällen“ zu tun
      • etc.
  • Technische Voraussetzungen:
    • Ausreichend Kapazität der Rechner- und Netzwerkleistungen
    • Ausreichende Anzahl und Funktion der Erfassungs-Systeme
      • Terminal
      • Identifikations-Medium (Ausweis/Chip)
      • Web-Browser
      • APP
      • etc.
    • Informationen aus dem Zeiterfassungs-System
      • Zeitaufzeichnungen / Monatsjournale für jeden betroffenen Mitarbeiter
      • Aktuelle Übersicht über persönliche Konten der Zeiterfassung
      • Urlaubsanspruch / Resturlaub
      • Gleitzeitsaldo
      • Überstunden-Saldo
      • etc.
    • Zusatz-Nutzen Zusatz-Funktionen der Zeiterfassung
      • Workflow (elektronisches Genehmigungsverfahren)
      • Zutrittskontrolle
      • Dienstplanung
      • etc.

Und „last but not least“:

  • Bereitstellung entsprechender Ressourcen und Kompetenzen für die Verwaltung des Systems

Leider erkennen wir immer wieder, dass auf einige (und meist sogar viele) der oben genannten Themen bei der Installation eines Zeiterfassungs-Systems vergessen wird. Aber auch, wenn an alle diese Voraussetzungen gedacht wird, scheitern viele Zeiterfassungs-Projekte an einem grundlegenden Problem:

Die Zeiterfassung-Software erfüllt die funktionalen Anforderungen nicht und erfordert für einen reibungslosen Betrieb zu viele interne (und externe) Ressourcen.

Eine Zeiterfassung wird für alle betroffenen nur dann zur Routine, wenn das Unternehmen sowohl die oben genannten Voraussetzungen erfüllt und entsprechende Ressourcen bereit stellt und wenn das System die funktionalen Anforderungen auch erfüllt.