Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Oft wird bei der Einführung eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems seitens der Belegschaftsvertretung die Sicherheit der Daten bezweifelt. Moderne Systeme erlauben aber absolute Sicherheit und Kontrolle darüber, wer Zugang zu sensiblen Daten hat.

Natürlich werden in einem leistungsfähigen System und Programm für Zeiterfassung sensible Daten verarbeitet und gespeichert. Insbesondere Urlaubsstände, Krankenstände, Überstunden und ähnliche Daten müssen in einem guten System genauso bearbeitet und verwaltet werden, wie die täglichen Kommt- und Geht-Zeiten. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeiten haben ihre persönlichen Daten über das Erfassungsterminal oder über einen PC-Zugriff abzurufen, besteht natürlich „Gefahr“, dass hier auch Zugriff zu Daten anderer Personen des Unternehmens besteht.

Grundsätzlich werden in einem modernen System jedem Benutzer Rechte für den Zugriff und die Bearbeitung von Daten zugewiesen. Diese Rechte können, wie z.B. in der Anwendung Gecotime sehr individuell definiert und vergeben werden. Benutzer des Zeiterfassungssystems müssen sich mit ihrer Benutzer-ID und Passwort im System anmelden bzw. Mitarbeiter mit ihrer Personalnummer + Passwort. Eine „Zeitbeauftragte“ z.B. wird nur Daten der ihr zugeordneten Mitarbeiter einsehen und allenfalls bearbeiten können und gemäß Definition wird der Zugriff auf eine genau spezifizierte Menge von Daten beschränkt. Zwangsläufig kann ein Systemadministrator oder z.B. der Personalchef mit den entsprechenden Rechten praktisch alle Daten einsehen.

Wenn ein Unternehmen oder die Belegschaftsvertretung den unbefugten Zugang zu Daten der Zeiterfassung besonders streng regulieren will, besteht auch beim Buchen oder Abfragen der Daten aus dem Zeiterfassungsterminal die optionale Eingabe eines PIN-Codes zur Verfügung.

Die Zeiterfassung ähnelt sich in vielen Bereichen der Lohnverrechnung, denn auch hier geht es um Personenbezogene, sensible Daten. Erfahrungsgemäß ist aber immer noch das Papier (Lohnzettel oder Monatsjournal der Zeiterfassung) der unsicherste Faktor in einem System. Deshalb bieten auch viele Systeme der Zeiterfassung die Übermittlung der persönlichen Daten aus dem System in Form digitaler Dateien per E-Mail an.

 

Was darf der Arbeitsinspektor sehen?

Der Arbeitsinspektor darf die Aufzeichnungen des Arbeitgebers betreffend Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (AZG) verlangen. Daraus muss ersichtlich sein, dass Dienstnehmer die tägliche, wöchentliche oder monatliche Maximalarbeitszeit nicht überschreiten und dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Ein gutes Zeiterfassungssystem erlaubt die Auswertung der Zeitdaten in so komprimierter Form, dass damit alle Anforderungen des AZG erfüllt werden, ohne das Datenschutz gesetzt zu verletzen.