Infografik Vorteile Zeiterfassung

Welche Methoden gibt es für den Betrieb einer Zeiterfassung?

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Vielfalt an Lösungsmöglichkeiten: Buchungen über Zeiterfassungsterminals und/oder über PC Bildschirm, Buchungen über mobile Endgeräte oder automatische Tagessaldoberechnungen für z.B. All-In Mitarbeiter. Wo aber soll das System Installiert werden? Oder kann ich es ganz einfach in der Cloud nutzen?

 

Welche Methode ist für mich die Richtige?

 

Um diese Frage beantworten zu können müssen wir die „Betriebsmethoden“ einer Zeiterfassungslösung definieren. Diese Methoden definieren auch das dahinter stehende Geschäftsmodell. Wir unterscheiden drei Varianten:

 

1, Variante Kauf:

Mit der „klassischen“ Variante kaufen Sie die Lizenzen und das System wird auf Ihrem Server installiert. Damit ist eine einmalige Investition in Lizenzen, allfälliger Hardware (Terminals, Ausweise) und Dienstleistung verbunden, denn der Großteil der Kosten entsteht bei der Installation des Projekts. Damit sind Sie nach der Installation „unabhängig“ uns haben alles selbst in der Hand.

 

2, Variante Hosting: Zum Unterschied der Variante 1, wird die gekaufte Lizenz auf einem externen, „gehosteten“ Server installiert. Damit ersparen Sie sich die Serveranschaffungskosten, wie auch die Lizenzkosten für Betriebssystem, Datenbank, etc., und dessen Betrieb. Die Instandhaltung der Server-Hardware, das Upgrade der Serversysteme aber auch die Verantwortung für Sicherheit, Datenbackup, etc. wird ausgelagert. Würden Sie sich nach einiger Zeit entschließen doch einen eigenen Server anzuschaffen, kann das Zeiterfassungssystem mühelos auf den eigenen Rechner transferiert werden. Der Hosting-Betrieb erfordert neben den Investitionen in Software, Erfassungsterminals und Dienstleistung die Bezahlung einer monatlichen Hosting-Gebühr.

 

3, Variante Nutzung; Sämtliche Komponenten für eine Zeiterfassung wie Lizenzen, Zeiterfassungsterminals, RFID-Medien (Schlüsselanhänger oder Ausweise), Serverplatz und -Betrieb, SW-Wartung werden vom Zeiterfassungsanbieter angeschafft und auf Basis eines Rechenzentrum-Betriebes zur Verfügung gestellt. Die Verrechnung erfolgt pro aktiven Zeiterfassungsnutzern und pro Zeiteinheit.

 

Die Varianten zwei und drei gehen in der Regel mit Laufzeitbindungen einher.

 

Welche Variante für Sie passt bedarf Recherche und Berücksichtigung der individuellen Strukturen, Wünsche und Vorgaben sowohl technischer aber auch kaufmännischer Natur. Wie z.B.:

  • Ist im Unternehmen Windows-Server und entsprechendes IT-Knowhow über das Betriebssystem und Netzwerktechnik vorhanden?
    • Dann steht einer Installation der Zeiterfassung auf dem eigenen Rechner nichts im Wege
  • Wollen Sie IT-Kompetenz lieber extern zukaufen?
    • Dann ist der Betrieb einer gehosteten Zeiterfassung der richtige Weg
  • Ist das lokale Netzwerk durch Firewalls so abgesichert, dass Zugriff von außen nur schwer möglich ist.
    • Dann ist der Betrieb auf einem gehosteten Server u.U. technisch sehr aufwendig
  • Sieht die Unternehmenspolitik eine Minimierung gebundener Mittel und Investments in Anlagevermögen vor?
    • Dann ist der Betrieb der Zeiterfassung auf Basis einer Nutzungsvereinbarung der richtige Ansatz.

 

Professionelle Zeiterfassungsanbieter helfen in Beratungsgesprächen die für Sie passende Lösung zu finden um für Sie ein möglichst effizientes Bedarf-Preis-Leistung Verhältnis zu erlangen.