Fragen zur Zeiterfassung

Welche Informationen kann eine Zeiterfassung noch liefern?

Wer nur die Kommen- und Gehen Zeiten aus seinem Zeiterfassungs-System auswertet nutz wahrscheinlich nur 1% der Möglichkeiten der Zeiterfassungs-Software. Hier werden einige Funktionen beschrieben, die eine moderne Zeiterfassungs-Lösung darüber hinaus liefern sollte.

Für viele Unternehmen wird das Zeiterfassungs-System nur zur Aufzeichnung der täglichen Kommen- und Gehen Zeiten, also der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter genutzt. Hier liegt der Verdacht nahe, dass es sich dabei vorwiegend um ein Kontroll-System handelt.

Die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers wird auch dadurch nur teilweise erfüllt. Wenn das Arbeitsinspektorat nach den Arbeitszeit Aufzeichnungen fragt, wird mit Sicherheit auch die Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten kontrolliert. Wer sich also mit dem täglichen Kommt- und Geht-Aufzeichnungen begnügt, wird spätestens bei der Vorlage der Aufzeichnungen beim Arbeitsinspektor eines besseren belehrt.

Natürlich sind moderne Zeiterfassungssysteme in der Lage bei der Berechnung der täglichen Anwesenheitszeit, also der Zeitspann zwischen der Kommt- und Geht-Stempelung auch eine Pause zu berechnen, wenn die Zeitspanne mehr als 6 Stunden beträgt. Aber hier können sich Zeiterfassungs-Programme in ihren Möglichkeiten bereits stark unterscheiden. Wenn das System für die Berechnung der täglichen Arbeitszeit nur die gesetzlichen 30 Minuten abzieht, wird zwar der Wert der Arbeitszeit richtig ermittelt, aber dem Arbeitsinspektorat wird dadurch nicht genüge geleistet. Aus den Aufzeichnungen muss hervorgehen, wann genau Mitarbeiter ihre Pause nehmen. Also sollte das System in der Lage sein die Pause mit genauen Beginn- und Ende-Zeiten einzufügen und zwar so, dass die maximale durchgängige Arbeitszeit 6 Stunden nicht überschritten wird.

Aber nur die Pausenzeiten richtig zu berechnen und darzustellen macht noch nicht das Gelbe vom Ei eines Zeiterfassungs-Systems aus. Im Folgenden möchten wir eine Liste von Funktionen und Möglichkeiten aufzeigen, die eine moderne Zeiterfassungs-Software bieten kann bzw. bieten sollte:

 

Abwesenheiten planen, genehmigen, erfassen und auswerten:

Oft wird nicht daran gedacht, dass eine Zeiterfassung nicht nur die Arbeitszeiten dokumentieren soll, sondern dass es notwendig ist auch Abwesenheiten im System planen, auswerten und abbilden zu können. Dazu zählen vor allem die Urlaube, Pflegeurlaube und Krankenstände, die ja auch zur Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers zählen. Gerade die Berechnung der Urlaubsansprüche und allfällige Bewertung offener Urlaubsansprüche zu Stichtagen stellt für Österreichische Unternehmen eine gewisse Herausforderung dar. Zusätzlich kann ein Zeiterfassungs-Programm auch Hilfe für die Planung und Genehmigung von Urlauben leisten, wenn die Option eines „Workflows“ angeboten wird.

Für viele Betriebe gibt es darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer Abwesenheitsgründe, die auch Einfluss auf die Berechnung der Arbeitszeiten und in Folge auf Lohn- und Entgeltbestandteile haben. Dazu zählen z.B. aktive und passive Reisezeiten, Arztbesuche und Behördenwege, Ausbildungszeiten oder Besuch der Berufsschule bei Lehrlingen. Für Mitarbeiter, die ihre Arbeit auch außerhalb des Büros erledigen zählen natürlich Dienstwege, Kundenbesuche oder Arbeit auf Messen und Ausstellungen oder Home-Office zur Arbeitszeit. In diesem Fall sollte man bei der Beurteilung eines Zeiterfassungs-Systems auch darauf achten, ob es möglich ist für Arbeiten im Außendienst Qualitätsdaten mit zu erfassen. Also welcher Kunde wurde besucht, welches Projekt wurde bearbeitet oder welche Tätigkeit wurde erfüllt.

 

Mehrstunden, Überstunden, Zuschläge mit und ohne Steuerbefreiung:

Das Österreichische Arbeits- und Steuerrecht stellt durchaus anspruchsvolle Herausforderungen für Zeiterfassungssysteme dar. Oft wird erst bei einer Prüfung der Lohn- und Sozialabgaben erkannt, welche Versäumnisse bei der Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern für Mehr- und Überstunden gemacht wurden. Die sogenannte „Blockzeit Regelung“ gemäß Österreichischem Einkommensteuergesetz sei hier nur als ein spezielles Beispiel genannt: Wer mehr als 3 zusammenhängende Überstunden im Zeitraum zwischen 19:00 und 07:00 Uhr leistet kommt in den Genuss der Auszahlung steuerbefreiter Zuschläge. Hier kann ein leistungsfähiges Zeiterfassungs-System mühsame, manuelle Arbeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sparen.

Wer mit seinen Mitarbeitern sogenannte „Gleitzeit“ vereinbart, wird sehr bald erkennen, dass die Verwaltung der angefallenen Mehr- oder Weniger-Stunden ohne Zeiterfassungs-System nur schwer möglich ist. Aber auch hier liefert das Österreichische Arbeitsrecht ausreichend Stoff als Herausforderung für Zeiterfassungs-Software. Bei Gleitzeitvereinbarungen ist es notwendig die tägliche Differenz der vereinbarten Soll-Zeit in zumindest einem Konto zu führen (+/-Stunden). Sobald das sogenannte Gleitzeitkonto einen Plus-Stand ausweist, stellt sich die Frage, ob und mit welchem Faktor diese Plus-Stunden zu bewerten sind, wie lange sie fortgeschrieben werden können oder wann und wie sie ausbezahlt werden. Natürlich spielen hier für die richtige Abbildung in der Zeiterfassung auch die Einzelvereinbarungen der Unternehmen mit den Mitarbeitern eine große Rolle. Aber sowohl das Arbeitszeitgesetz (AZG) als auch die unzähligen Kollektivverträge geben klare Regelungen vor, die ohne entsprechende Software nur mit sehr mühseliger Nacharbeit richtig bearbeitet werden können und für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gerechte Behandlung gewähren.

Eine vollständige Auflistung aller Spezialitäten, die eine Gesetzes- und Vertragskonforme Abwicklung eines Gleitzeitsystems mit sich bringen kann würde den Rahmen diese Blogs bei weitem sprengen.

 

Mitarbeiter Informations-System:

Das AZG sieht auch vor, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Zugang zu den Aufzeichnungen ihrer Arbeitszeiten gewähren muss. In der Praxis wird es aber nicht nur bei der Information der Arbeitszeiten bleiben, sondern die Mitarbeiter werden regelmäßig Bedarf an Informationen über ihre Urlaubsansprüche, Zeitsalden, Überstunden, etc. haben. Wer es sich ersparen will, dass die Mitarbeiter laufend mit entsprechenden Anfragen die Personalabteilung oder Gehaltverrechnung belästigen, sollte die Möglichkeiten des Zeiterfassungssystems nutzen und zumindest am Monatsende eine der vielzähligen, möglichen Auswertungen, die meist als Monatsjournal bezeichnet werden den Mitarbeitern zu Verfügung stellen. Dies hilft auch allfällige Missverständnisse, vergessene Buchungen oder Abwesenheitsmeldungen rechtzeitig zu erkennen.

 

Anwesenheitslisten:

Eigentlich selbstverständlich bei einem Zeiterfassungs-System sollte die Verfügbarkeit einer Anwesenheitsübersicht sein. Aber auch hier scheiden sich die Geister. Eine wirklich aktuelle Anwesenheitsübersicht erfordert eine Realtime-Online Zeiterfassung. Außerdem ist es für ein gutes Informationssystem wichtig, dass im Falle einer Abwesenheit auch allfällige Abwesenheitsgründe mit zu erwartendem Ende angezeigt werden können und dass die Anwesenheitsübersicht nach diversen Kriterien (z.B. Abteilung, Kostenstelle, etc..) selektierbar ist. So ist dieses Feature des Zeiterfassungssystems ein hilfreiches Instrument für Empfang, Telefonzentralen oder Abteilungs-Sekretariate.

Auch für Ernstfälle wie Feueralarm oder anderen Evakuierungsbedarf kann eine Anwesenheitsliste in einem Betrieb oder Gebäude eine nützliche Funktion sein.