Auftragsdatenerfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE)

Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen?

Der Frage „ Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen “ wird sich jeder stellen müssen, der in einer Organisation für Anschaffung und Betrieb eines Zeiterfassungssystems zuständig ist.

Wir haben in diesem Blog bereits mehrfach Themen behandelt, die sich mit den Funktionen und auch dem Nutzen einer Zeiterfassung beschäftigen.

Viele Unternehmer bzw. Arbeitgeber haben aber unterschiedliche Gründe weshalb sie sich für die Implementierung einer Zeiterfassung in seiner Organisation entscheiden. Wir wollen hier beispielhaft jene Funktionen anführen, die aus unserer Erfahrung die häufigsten Gründe für den Einsatz einer Zeiterfassung sind. Unter Zeiterfassung verstehen wir hier ein IT-basiertes System. Ob dafür Terminals, mobile Geräte oder ein WEB-Applikation für die Erfassung der Zeiten eingesetzt werden ist unerheblich.

Aufzeichnungspflicht:
Durch Einsatz einer Zeiterfassung erfüllt der Arbeitgeber seine gesetzliche Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden seiner Mitarbeiter. Grundsätzlich sieht das Gesetz (Arbeitszeitgesetz – AZG § 26) nur die Aufzeichnung vor, aber nicht die Methode. Die Praxis zeigt aber, dass Unternehmer, die eine IT-basierte Zeiterfassung einsetzen jedenfalls die gesetzliche Vorgabe erfüllen.
Gleitzeit:
Das ist mit Sicherheit jene Funktion, die am häufigsten zur Entscheidung für den Einsatz einer Zeiterfassung führt. Je höher die Anzahl von Mitarbeitern mit Gleitzeitvereinbarungen ist, umso mehr ist der Einsatz einer Zeiterfassung auch aus kaufmännischer Sicht für den Unternehmer sinnvoll. Darüber hinaus wird auch die Komplexität einer Gleitzeitvereinbarung ein wesentlicher Entscheidungsgrund für eine leistungsfähige Zeiterfassung sein. Je länger die Gleitzeitperiode, der Durchrechnungszeitraum und der tägliche Gleitzeitrahmen sind umso schwieriger wird es für den Arbeitgeber (und auch den Arbeitnehmer) die relevanten Daten (Seitsalden) zu verwalten und richtig zu verarbeiten.

Mehr- und Überstunden:
Unabhängig davon, ob der Dienstvertrag eine fixe Arbeitszeit vorsieht oder ob es sich um Gleitzeit handelt ist die richtige Ermittlung von Mehr- und Überstunden im österreichischen Arbeits- und Steuerrecht eine sehr komplizierte Angelegenheit. Wir wollen hier nicht die einzelnen Bestimmungen der Gesetze analysieren aber wir wissen, dass der Einsatz einer leistungsfähigen Zeiterfassung für Arbeitgeber, Lohnverrechner und Steuerberater ein unverzichtbare Hilfe ist, wenn es um effiziente Abrechnung von Mehr- und Überstunden geht.

Zuschlagsermittlung:
Nicht nur Überstunden begründen die Auszahlung von Zuschlägen. Im AZG und v.a. in unzähligen Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen sind teilweise hochkomplexe Algorithmen vorgegeben um die geleistete Arbeit von Arbeitnehmern richtig abzurechnen. Sowohl die  arbeitsrechtlich vorgesehenen Zuschläge für Nacht- und Schichtarbeit  als auch die in Österreich gültige Regel für Auszahlung steuerfreier Zuschläge (z.B.: Blockzeitregelung) erfordern für die effiziente und richtige Abrechnung eine leistungsfähige Software für Zeiterfassung.
Abwesenheitsverwaltung:
Obwohl der häufig verwendete Begriff der Arbeitszeiterfassung es nicht vermuten lässt, ist die Planung, Erfassung und Verwaltung sogenannter Abwesenheitszeiten eine der wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassung. Dies ist leicht zu erkennen, wenn man an Abwesenheitsarten, wie Urlaub und Krankenstand denkt. Gerade der aktuelle offene Urlaubsanspruch ist auch für jeden Mitarbeiter eine wichtige Information, die er bei einem guten Zeiterfassungssystem täglich aus dem Terminal oder der Web-Applikation ablesen kann. Auch die Verwaltung und Abrechnung von Reisezeiten zählt hier dazu. Je nach Kollektivvertrag kann die Berechnung und Bewertung von Arbeitszeiten im Zuge von Dienstreisen ein hoch komplexes Thema werden. Hier kann eine leistungsfähige Zeiterfassung für alle Beteiligten eine große Hilfe sein.

Anwesenheitsübersicht:
Nicht umsonst wird eine Zeiterfassung oft auch als Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Es ist dies auch noch immer eines der Hauptargumente für viele Arbeitgeber für die Einführung einer Zeiterfassung. Mit einer guten Zeiterfassung haben verantwortliche Personen im Unternehmen jederzeit einen aktuellen Überblick über die tatsächliche Anwesenheit ihrer Mitarbeiter. Auch Telefonzentralen oder Portiere können aus dem Zeiterfassungssystem erkennen ob ein Mitarbeiter gerade anwesend ist oder nicht.

Die Liste ließe sich noch um viele Punkte erweitern, aber dieser Beitrag soll nur einen Überblick über die in der Praxis meist genannten Funktionen einer Zeiterfassung liefern.