GeCOTime: Zeiterfassungssystem für Österreich

Was versteht man unter Negativ – Zeiterfassung

Wer in seinem Unternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in einem System plant und nur die Abweichungen vom Plan erfasst betreibt eine Negativ-Zeiterfassung. Ob diese Systeme die Aufzeichnungspflicht gemäß Arbeitszeitgesetzt erfüllen, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.

Die Begriffe Positiv-Zeiterfassung und Negativ-Zeiterfassung beschreiben die Methoden der Erfassung bzw. Aufzeichnung von Arbeitszeiten. In einem System der Positiv-Zeiterfassung werden die Kommen- und Gehen-Zeiten täglich mit Hilfe eines Erfassungssystems dokumentiert. Dabei ist es unerheblich, ob diese Erfassung elektronisch (Terminal, PC, mobiles Gerät) oder mechanisch mit Stempeluhr oder Papier-Listen erfolgt.

Von der Negativ-Zeiterfassung spricht man dann, wenn die täglichen Arbeitszeiten (Beginn und Ende) in einem System über einen längeren Zeitraum geplant werden und nur allfällige Abweichungen und ungeplante Abwesenheiten dokumentiert werden.

Viele Systemanbieter von Dienstplanungsprogrammen oder Personaleinsatz Planungs-Systemen (PEP) verzichten auf die Erfassung der tatsächlichen Zeiten sondern begnügen sich damit die Abweichungen und die geplanten oder ungeplanten Abwesenheiten explizit im System zu erfassen.

Wie weit die Methode der Negativ-Zeiterfassung den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (AZG) zur Pflicht der Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeiten und Pausen entspricht hängt von vielen Faktoren ab.

Bei Betrieben bzw. Abteilungen mit fixen Arbeitszeiten und im Besonderen bei Arbeitszeitmodellen im Schichtbetrieb werden Negativ Zeiterfassungs – Systeme als ausreichende Aufzeichnung anerkannt. Eine Entscheidung des unabhängigen Finanzsenats aus dem Jahre  2002 (GZ. RV/0201-F/03) bescheinigt sogar einem Negativ-Zeiterfassungs-System die Grundlage der Abrechnung steuerfreier Nachzulagen nach § 68 EStG (Blockzeit), wenn die betrieblichen Anforderungen die regelmäßige Einteilung von Mitarbeitern in Nacht- und Feiertagsschichten notwendig macht.

Sobald es sich aber um Arbeitszeitmodelle mit flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit) und unregelmäßiger Verteilung der Wochenarbeitszeit auf die einzelnen Wochentage handelt erfüllt die Führung eines Negativ Zeiterfassungs-Systems nicht die Voraussetzungen der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht.