Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

Was eine Zeiterfassung zumindest können muss

Viel zu oft werden Kaufentscheidungen für Zeiterfassungs-Systeme getroffen, ohne dass zuvor überlegt wird was eine Zeiterfassung zumindest können muss.

Unter Zeiterfassung muss man nicht zwangsläufig ein elektronisches System bestehend aus spezifischer Standard-Software und Hardware (Terminals) verstehen. Grundsätzlich erfüllt ja auch eine mechanische Stempeluhr oder eine händisch geführte Liste über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter die Anforderungen der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht. Außerdem gibt es immer noch einige Unternehmen, die eigens entwickelte Softwarelösungen für die alle betriebswirtschaftlichen Anwendungen nutzen.

Wenn wir aber hier darüber berichten, was eine Zeiterfassung können muss, sprechen wir von Standard Software für Zeiterfassung, so wie sie in Österreich von einer Vielzahl von Systemhäusern angeboten wird.

Natürlich gibt es viele unterschiedliche Gründe, weshalb sich Unternehmen oder  Organisationen für die Installation einer Standard Software für Zeiterfassung entscheiden. Immer noch zählt neben der Kontrollfunktion die Verwaltung der Gleitzeit oder anderer Modelle der flexiblen Arbeitszeit zu den meist genannten Gründen für die Anschaffung eines Zeiterfassungs-Systems.

Aus der Praxis wissen wir auch, dass gerade bei Unternehmen, die sich erstmals für eine Softwarelösung der Zeiterfassung entscheiden innerhalb der ersten 12 Monate nach Einführung eines Systems die Anforderungen an die Softwarelösungen massiv erhöhen. Ist es zu Beginn nur die Auflistung der entstandenen Zeitsalden (also wieviel Plus- oder Minus-Stunden habend die Mitarbeiter am Monatsende gesammelt), so erkennen die meisten Verantwortlichen, dass man mit einer EDV gestützten Zeiterfassung wesentlich mehr Funktionen abdecken kann und dadurch Effizienz in der Personalverwaltung erreichen kann.

Im Folgenden möchten wir in Form einer kompakten Liste – die keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhebt –  jene Punkte anführen, die aus unserer Sicht zumindest von einer Zeiterfasung für ein Österreichisches Unternehmen erfüllt werden müssen.

  • Nutzung unterschiedlicher Erfassungsmethoden
    • Terminals mit geeigneter Technologie (RFID, Fingerprint, etc.)
    • Bildschirmerfassung
    • Web-Terminal
    • APP für Smartphones und Tabletts
  • Einfache Anlage beliebig vieler Zeitmodelle, wie z.B.:
    • Gleitzeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Fixe Arbeitszeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Schichtmodelle
  • Nutzung frei parametrierbarer
    • Zeitarten (Normalarbeitszeit, Mehrstunden, Überstunden, Pause, etc..)
    • Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, etc.)
    • Tagesmodelle (z.B.: 8-Stundentag, Feiertag, etc.)
    • Zeit- und Abwesenheits-Konten (z.B. Gleitzeit-Saldo, Urlaubskonto)
  • Automatische Berechnung jährlicher Urlaubsansprüche wahlweise auf Basis des Eintrittsdatums und der Betriebszugehörigkeit oder Kalenderjahr

 

  • Automatische Berechnung von Pausen auf Basis gesetzlicher Vorgaben
  • Planungsfunktionen
    • Urlaube und andere Abwesenheiten
    • Änderungen der Zeitmodelle in der Zukunft
    • Schichtplanung
  • Rückrechnungsfunktionen
    • Neu-Berechnung auf Basis bestehender Zeit-Buchungen mit geänderten Zeitmodellen

 

  • Ausreichende Verfügbarkeit regelmäßiger Standard-Auswertungen (Monatsjournale, Urlaubslisten, etc..)
  • Option individuell gestalteter Auswertungen
  • Datenexport von Auswertungen in Microsoft Office Programme (Excel)
  • Import- und Export-Standard-Schnittstellen zu anderen Systemen, wie Lohnabrechnung oder Personalverwaltung