Aufzeichnung von Arbeitszeiten - Zeiterfassung mit GeCOTime

Was ein Zeiterfassungs-Terminal kosten darf

Hier finden Sie keine Terminal Preisliste, aber eine Entscheidungshilfe zur der Frage ob und wie viele Zeiterfassungsterminals bei Installation eines Zeiterfassungs-Systems berücksichtigt werden sollen.

Als Hersteller von Zeiterfassungs-Software wird man häufig gefragt, ob der Einsatz eines Erfassungs-Terminals überhaupt notwendig ist und weshalb diese Geräte relativ teuer sind.

Zur Frage ob der Einsatz eines Terminals überhaupt notwendig ist wurden in diesem Blog bereits Beiträge veröffentlicht (siehe z.B.: https://www.gecosoft.at/blog/braucht-man-terminals-fuer-zeiterfassung/). Auch über die unterschiedlichen Merkmale von Zeiterfassungs-Terminals gibt es einen ausführlichen Blogbeitrag unter: https://www.gecosoft.at/blog/anforderungen-an-zeiterfassungsterminals/).

Auf die Frage ob sich die Investition in ein (oder mehrere) Zeiterfassungs-Terminals lohnt und wie man eine Kosten-Nutzen Rechnung anstellen kann werden wir hier näher eingehen.

Einfach ist die Kalkulation in Organisationen, die auch die Möglichkeit haben, dass ihre Mitarbeiter über den PC-Arbeitsplatz oder Mobile Geräte Zeiten erfassen, also wenn jeder Mitarbeiter Zugang zu einem PC oder Smartphone hat. Die meisten Anbieter von Zeiterfassungs-Software bieten lizenzpflichtige Module für diese Art der Erfassung an. Hier kann man die Hardwarekosten (Terminal(s) + Ausweise + Montage- und Installationskosten) den Lizenzkosten für die Erfassung auf dem PC bzw. Smartphone gegenüberstellen. Zusätzlich kann man auch eine Rechnung betreffend Kosten für bezahlte Wegzeiten anstellen, wie sie im Folgenden beschrieben wird.

Eine interessante Rechnung ergibt sich bei Unternehmen, meist produzierende Industrie- oder Gewerbebetriebe, deren Mitarbeiter keinen PC-Arbeitsplatz haben. Hier gibt es praktisch keine Alternative zum Zeiterfassungsterminal. Eine Kosten-Nutzen Rechnung kann man hier aber anstellen, wenn man die Entscheidung betreffend Ort und Anzahl der zu installierenden Terminals und Funktionsumfang der Terminals treffen muss. Die springenden Punkte sind hier die bezahlten Wegzeiten (zwischen Terminal und Arbeitsplatz) und die Ersparnis der Arbeit im „Lohnbüro“, wenn das Terminal auch Informationsdienste leisten kann. Betreffend Wegzeiten gibt es eine Analyse eines Österreichischen Industriebetriebes, der sein „altes“ Zeiterfassungs-System im Jahr 2013 erneuert hat.

Die durchschnittlichen Lohnkosten eines am Zeiterfassungssystem teilnehmenden Mitarbeiters wurden mit € 0,52/Minute ermittelt. Anstelle des ursprünglich vorgesehenen einzigen Terminals am Haupteingang wurden insgesamt 4 Terminals bei den jeweiligen Arbeitsbereichen installiert. Die durchschnittlichen Wegzeiten der insgesamt 180 betroffenen Mitarbeiter vom Haupteingang zu den neu installierten Erfassungs-Terminals bei den Arbeitsplätzen betragen 2,5 Minuten pro Tag (Hin- und Rückweg). Bei durchschnittlich 220 Arbeitstagen pro Mitarbeiter betragen daher die kalkulierten Wegzeiten (die jetzt nicht mehr zur Arbeitszeit zählen): 2,5 (Minuten) x € 0,52 (Lohnkosten) x 180 (Mitarbeiter) x 220 (Arbeitstage) = € 51.480,00 pro Jahr!

Diese Studie beinhaltet auch die Zeitersparnis der Personalverwaltung. Die neu installierten Terminals wurden als Info-Terminals mit der Option der Anzeige von Resturlaubstagen, Zeit-Salden und Höhe der angesammelten Überstunden ausgestattet. Dadurch konnten die durchschnittlichen Mitarbeiter Anfragen zu diesen Themen um ca. 75% reduziert werden, was einer Zeit und Kostenersparnis von € 390,00 pro Monat entspricht.

Ohne hier auf die aktuellen Preise für Zeiterfassungsterminals eingehen zu wollen ist aus diesem Beispiel leicht zu erkennen, dass die Amortisationszeit für den Einsatz von 3 zusätzlichen, hochwertigen Terminals bei weniger als 1 Monat liegt.

Als Softwarehersteller der Lösungen mit Terminals fast aller gängigen Hersteller anbietet haben wir natürlich auch Erfahrungen betreffend Zuverlässigkeit, Wartungsbedarf und Haltbarkeit der Geräte. Die langjährige Erfahrung zeigt, dass es hier große Unterschiede gibt und dass sich etwas höhere Preise fast immer auch in höherer Zuverlässigkeit und somit Haltbarkeit niederschlagen. Viele unserer Kunden haben Zeiterfassungs-Terminals seit mehr als 15 Jahren ohne Störung im Einsatz.