Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung

Neben dem Erfassen von Arbeitszeiten ist die Planung von Abwesenheiten ein wichtiges Kernelement der Zeiterfassung. Der Einsatz eines digitalen Mitarbeiterkalenders und/oder eines digitalen Abteilungskalenders erleichtert die Erfassung und Planung des Urlaubes sowie andere Abwesenheitsarten wie Pflegeurlaube, Krankheitstage (z.B. Kur), etc.

Der Jahres-Abwesenheitskalender oder Einzelkalender zeigt die Abwesenheiten eines Mitarbeiters über den Zeitraum eines Kalenderjahres an. Durch Anklicken eines Tages oder eines Zeitraums werden, abhängig von Berechtigungen sehr schnell Abwesenheiten eingetragen, korrigiert oder gelöscht.

Alternativ steht in der Zeiterfassung ein Gruppen- oder Abteilungskalender zur Verfügung. Dieser zeigt über den Zeitraum eines Monats die Abwesenheiten aller Mitarbeiter oder einer Teilgruppe (z.B. Abteilung, Standort, Land, etc.). Je nach Berechtigung wird die Selektion entweder vom Mitarbeiter, vom Vorgesetzten oder anderen Berechtigten vorgenommen. Die Berechtigungen werden mittels Berechtigungsregeln definiert.

 

Vorteile der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung

Das Zeiterfassungsprogramm erkennt selbstständig den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiter und bucht diesen zum Stichtag zu. Auch erhöhte Urlaubsansprüche wie z.B. bei langjähriger Firmenzugehörigkeit, werden vom Zeiterfassungssystem richtig erkannt und zum Stichtag automatisch richtig zugebucht.

Der genehmigte Urlaub wird in der elektronischen Zeiterfassung hinterlegt und vom Rest-Wert des Urlaubskontos abgezogen sowie im Jahreskalender entsprechend eingetragen. Versucht der Mitarbeiter nun einen Urlaub zu beantragen, bei dem sein verfügbarer Resturlaub nicht ausreicht, kann dies vorab abgefangen werden. So erhält der Mitarbeiter bereits beim Antragstellen die Information, dass der gewünschte Urlaub nicht beantragt und somit nicht ins System eingetragen werden kann.

Mit einem zentralen und übersichtlichen Kalender fällt die Planung des Urlaubes durch den Mitarbeiter und die Genehmigung durch den Vorgesetzten leicht. Fallbeispiel: Screenshots aus dem Gruppenkalender mit der Auswahl von drei Mitarbeitern.

Urlaubsplanung mit Zeiterfassung

Sie sehen, dass bereits zwei Mitarbeiter zur selben Zeit einen Urlaub hinterlegt haben. Somit kann der Mitarbeiter „John“ entscheiden ob er seinen Urlaub zur gleichen Zeit beantragen möchte. Nach Beantragung sieht der Vorgesetzten im Kalender, dass zu diesem Zeitraum bereits zwei Mitarbeiter ihren Urlaub zur gleichen Zeit genehmigt bekommen haben. Er hat somit eine gute Grundlage um weitere Entscheidungen zu treffen.

Summary: Die Urlaubsplanung über die Zeiterfassungssoftware bringt viele Vorteile für den Mitarbeiter, den Vorgesetzten bzw. Genehmiger und für die Verwaltung wie Lohnverrechnungsabteilung und Personalabteilung.

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