Mann springt ins Meer

Urlaubsplanung mit der Zeiterfassung

Durch eine Urlaubsplanung mit der Zeiterfassung können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer den Planungsprozess transparenter und effizienter gestalten.
Gerade jetzt werden viele Urlaube geplant.

Jeder Arbeitnehmer hat in Österreich einen gesetzlichen Anspruch auf zumindest 5 Wochen Urlaub im Jahr – §2(1) Urlaubsgesetz (UrlG). Ebenso sieht aber das UrlG im §4 vor, dass der Zeitpunkt des Verbrauchs der Urlaubstage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden muss. Eine Urlaubsplanung ist daher sowohl für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Voraussetzung für die gesetzeskonforme Abhandlung des Themas Urlaub.

Der Gesetzgeber weist ausdrücklich darauf hin, dass bei der Festlegung der Urlaubstage sowohl betriebliche Erfordernisse als auch die Erholungsbedürfnisse der Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind. Auch sogenannte Werksferien oder Betriebsurlaube können nur beschlossen werden, wenn dies mit der Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat) im Zuge einer Betriebsvereinbarung abgestimmt wurde. Je größer das Unternehmen umso komplexer wird der Prozess der Urlaubsplanung. Daher werden heute verbreitet EDV gestützte Systeme für die Planung und den Genehmigungsprozess von Urlauben eingesetzt.

Urlaubsplanung mit Zeiterfassung ?
Beim ersten Hinsehen lässt der Name „Arbeitszeiterfassung“ nicht vermuten, dass man das dafür eingesetzte System auch für die Planung, Koordination und den Genehmigungsprozess von Urlauben nutzen kann. Nicht jede Zeiterfassung bietet diese Funktion, aber ein zeitgemäßes, modernes Zeiterfassungsprogramm sollte auch über einen sogenannten Workflow verfügen (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/workflow-und-zeiterfassung/).

Der Workflow einer Zeiterfassung basiert darauf, dass jeder Teilnehmer am System – also alle Arbeitnehmer und alle Vorgesetzten – über eine im System definierte Emailadresse verfügen. Der Workflow der Zeiterfassung ist Teil der Anwendung und wird meist über eine Browser-Anwendung (Web-Terminal) bedient. Dem Mitarbeiter kann bei Nutzung des Workflows für einen Urlaubsantrag eine Reihe nützlicher Informationen aus dem Zeiterfassungssystem angezeigt werden. Zumindest der Saldo des Urlaubskontos, also die Anzahl noch verfügbarer Urlaubstage in der laufenden Periode. Je nach Systemeinstellung und -Möglichkeit können auch bereits geplante und genehmigte Urlaube relevanter Kollegen und der entsprechende Jahreskalender angezeigt werden. Sobald der Antragssteller seinen Urlaubsplan im System eingegeben hat und den Antrag erstellt hat wird der oder die Vorgesetzte(n) per E-Mail über das Vorliegen eines neuen Antrages informiert. Dieses E-Mail bietet einen Link zur Anwendung Zeiterfassung/Antragswesen. Der Vorgesetze bekommt alle Informationen aus dem System, die für die Genehmigung oder Ablehnung wichtig sind übersichtlich dargestellt (Geplante, genehmigte Urlaube seiner Abteilung, Urlaubskonten der Antragssteller, etc.). Sobald der Antrag im Rahmen des Workflows vom Vorgesetzten bearbeitet wurde (Genehmigung oder Ablehnung) erhält der Antragssteller automatisch eine entsprechende E-Mail Nachricht.

Wesentlich für den Prozess der Zeiterfassung ist natürlich, dass durch die Nutzung des Workflows keine weiteren Eingaben in der Anwendung Zeiterfassung erforderlich sind. Ein genehmigter Antrag führt automatisch zur entsprechenden Systemplanung und zur Aktualisierung der relevanten Konten in der Zeiterfassung.