Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Urlaub und Arbeitszeiterfassung

Die Planung, Berechnung und Erfassung von Urlaubszeiten ist in einem Zeiterfassungs-System mindestens genauso wichtig, wie die Verwaltung von Arbeitszeit-Modellen.

In einem Arbeitszeiterfassungs-System werden, wie der Name schon sagt „Arbeits-Zeiten“ erfasst. In erster Linie denkt man beim Begriff Zeiterfassung daher daran, dass mit diesem System die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern erfasst und dokumentiert werden. Diese Annahme ist auch richtig, wenn man an die Zeit denkt, als für die Zeiterfassung noch mechanische Systeme eingesetzt wurden (Stempeluhren, Stechuhren). Auf der Stempelkarte sind nur jene Zeiten ersichtlich, an denen Mitarbeiter tatsächlich am Arbeitsort waren.
Stempelkarten müssen daher regelmäßig, meist nach Monatsende manuell ausgewertet bzw. nachbearbeitet werden. Dabei geht es nicht nur um die Berechnung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten, sondern auch um die Nacherfassung allfälliger fehlender Stempelungen. Dies gilt insbesondere für Tage an denen Mitarbeiter aus bestimmten Gründen nicht anwesend sein konnten (Krankheit, Dienstreise, etc.), oder an denen eine geplante Abwesenheit (Urlaub) der Grund für eine fehlende Stempelung ist.
Ein Softwareprogramm für Zeiterfassung muss selbstverständlich die „Nachbearbeitung einer Stempelkarte“ auf das notwendigste Minimum reduzieren. Eine unvorhergesehene Abwesenheit, wie z.B. eine Krankheit muss auch in einer Zeiterfassungs-Software durch eine dazu berechtigte Person nachträglich eingetragen werden. Aber für planbare Abwesenheiten sollte das Zeiterfassungsprogramm so ausgestattet sein, dass diese Abwesenheiten im Vorhinein in das System eingepflegt werden und Tage, an denen ein Mitarbeiter seinen Urlaub konsumiert nicht als „Fehlzeit“ aufscheinen.
URLAUB ist jene Abwesenheit, die jeden Mitarbeiter betrifft und für die auch eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht besteht. Deshalb sollte ein Zeiterfassungs-System immer auch für die Planung aller planbaren Abwesenheiten genutzt werden. Für Organisationen, bei denen Mitarbeiter Zugang zu betrieblich nutzbaren Computern oder mobilen Geräten (Tabletts, Smartphones) haben, bietet sich deshalb auch das Zeiterfassungs-System als Instrument für die koordinierte Abwesenheitsplanung und ein papierloses Genehmigung Verfahren (Workflow) an.
Gerade in Österreich gibt es betreffend Anspruch und Vereinbarung eines Urlaubs eine Vielzahl arbeitsrechtlicher Vorschriften. Sowohl das Urlaubsgesetz (UrlG), als auch diverse Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen teilweise komplizierte Regeln vor, wie ein Urlaub zu vereinbaren ist und wie hoch der Anspruch auf Urlaub für den einzelnen Mitarbeiter ist.
Hier unterscheiden sich Zeiterfassungs-Programme sehr stark. Die Berechnung und Verwaltung zustehender Urlaubstage (in Österreich gilt meistens das Eintrittsdatum als Stichtag für Urlaubsansprüche) sollte von der Zeiterfassung abgedeckt werden. Eine Besonderheit ist die Berechnung aliquoter Urlaubsansprüche zu bestimmten Stichtagen.
Sowohl das Österreichische Arbeitsrecht als auch das Steuerrecht und viele interne Controlling Vorschriften sehen hier unterschiedliche, teils komplizierte Berechnungen vor. Mit einem guten Zeiterfassungsprogramm können daher Urlaubsansprüche jederzeit zu jedem beliebigen Stichtag ermittelt werden.