Zeiterfassumg mit GeCOTime leicht gemacht

Überstunden ohne Zeiterfasung ?

Es wird immer Diskussionen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geben, wenn die Auszahlung oder Gutschrift von Überstunden ohne Zeiterfassung eingefordert wird.

Der Begriff der Überstunde ist sehr oft Gegenstand in Diskussionen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Meist geht es dabei um drei Themenkreise:
1. Wann wird eine Arbeitszeit als Überstunde bezeichnet?
2. Wurde die betreffende Arbeitszeit dokumentiert?
3. Wurde die Überstunde angeordnet oder vom Arbeitgeber stillschweigend zur Kenntnis genommen?

Zu 1. Sollte man glauben, dass das Österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) bzw. die vielen Kollektivverträge klare Definitionen geben. Aber ein kurzer Blick auf den entsprechenden Paragrafen (§6 Abs.1) im AZG lässt erkennen, dass hier sehr viel Spielraum für Interpretation möglich ist.

Die Punkte 2. und 3. treffen genau den Kern dieses Themas. Das AZG verpflichtet den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden aller Arbeitnehmer im Sinne des AZG. In der Praxis wird aber eine vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer manuell geführte Liste nicht als Nachweis für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ausreichen, wenn diese nicht regelmäßig (zumindest einmal pro Monat) dem Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber zur Feststellung und Genehmigung vorgelegt wird.

Bereits aus den oben genannten Punkten lässt sich erkennen, dass ein Zeiterfassungs-System die beste Möglichkeit ist um eine objektive Erkenntnis über das Vorliegen einer Überstunden-Arbeitszeit zu erlangen. Überstunden ohne Zeiterfassung werden immer zu Diskussionen führen. Dennoch ist bei diesem Thema Vorsicht geboten. Eine Zeiterfassung, die lediglich die Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeitszeiten erfasst, also z.B. eine einfache Stempeluhr ist nur die halbe Miete. Mit Hilfe einer einfachen Zeiterfassung können unter Umständen Arbeitszeiten leicht als Überstunden erkannt werden, wenn es sich dabei um Arbeitszeiten handelt, an denen vereinbarungsgemäß nicht gearbeitet werden muss. Also z.B. Nacht- und Wochenendarbeit. Die Definition von Überstunden hängt aber in den meisten Fällen auch davon ab, wieviel in einem „Durchrechnungszeitraum“ durchschnittlich gearbeitet wurde (sieh dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-bedeutet-gleitzeitperiode-und-durchrechnungszeitraum-in-der-zeiterfassung/).

Das Wesen einer modernen Zeiterfassung besteht darin, dass jedem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zugeordnet werden kann. Das Arbeitszeitmodell kann individuell, gemäß der vertraglich festgelegten Regeln definiert werden. Es ist daher bei der Bewertung eines Zeiterfassungs-Systems darauf zu achten, ob die Zeiterfassungs-Software in der Lage ist die vereinbarten Arbeitszeit Regelungen abzubilden. Das AZG, Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen oder Einzelvereinbarungen können hier sehr komplexe Regelwerke entwickeln.

Für die automatische Bewertung der Arbeitszeiten innerhalb festgelegter Perioden muss das Zeiterfassungs-Programm in der Lage sein unterschiedliche Zeitkonten für die betroffenen Mitarbeiter zu führen. Das in der Software definierte Arbeitszeitmodell muss dafür sorgen, dass auf Grund der erfassten Zeitereignisse (tägliche Beginn- und Endzeiten, Pausen und Abwesenheiten) Die Arbeitszeiten den entsprechenden Konten zugeordnet werden. Dann kann am Perioden Ende automatisch die Zahl der Überstunden ermittelt werden. Je nach arbeitsrechtlicher Grundlage werden Überstunden mit unterschiedlichen Zuschlägen (z.B. 50%) bewertet. Auch diese Bewertung sollte automatisch aus der Zeiterfassung erfolgen. Für die materielle Bewertung der Überstunden im Sinne der Netto-Lohnabrechnung ist es auch wichtig, dass aus der Zeiterfassung allfällige steuerfreie Zuschläge (z.B. Blockzeitregelung) ausgewiesen werden.

Wenn in einem Unternehmen die Arbeitszeiten mit einer entsprechend leistungsfähigen Zeiterfassung dokumentiert werden, wird es auch keine Diskussionen darüber geben, ob die angefallenen Überstunden mit Zustimmung des Arbeitgebers geleistet wurden. Das Zeiterfassungs-System ist ja in der Regel ein System, das vom Arbeitgeber bereitgestellt und betrieben wird.