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Jahreswechsel in der Zeiterfassung

JAHRESWECHSEL IN DER ZEITERFASSUNG

Worauf muss man hier besonders aufpassen?

 In der Regel sollte ein Zeiterfassungsprogramm alle Vorgänge zum Jahreswechsel automatisiert durchführen. Nutzer von Zeiterfassungssystemen sollten sich aber vergewissern, ob das Programm dafür entsprechend ausgelegt und eingerichtet ist. Besonderes Augenmerk erfordert jedenfalls der Jahreskalender (variable Feiertage), die Behandlung von Arbeitszeitmodellen mit Jahres-Durchrechnungszeitraum und die Berechnung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube.

Wie auch in vielen anderen EDV Systemen/Programmen müssen in einem Zeiterfassungsprogramm Perioden definiert und fortgeschrieben werden. Auch wenn Unternehmen ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr haben ist der Wechsel in ein neues Kalenderjahr eine neue Periode und erfordert, dass diese Periode im System angelegt und eingerichtet wird. Bei vielen Zeiterfassungsprogrammen ist der Wechsel in ein neues Kalenderjahr ein automatisierter Vorgang und erfordert keinen expliziten Eingriff. Ältere Systeme verlangen aber einen entsprechenden Vorgang zur Anlage eines neuen Kalenderjahres, der rechtzeitig vor dem 31.12. durchgeführt werden muss.

Unter Zeiterfassung verstehen wir Systeme, die sowohl Anwesenheitszeiten als auch die Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern in Unternehmen/Organisationen erfassen, bewerten und auswerten. Dazu müssen die Tage, an denen gearbeitet werden soll und an denen nicht gearbeitet werden muss in einem Kalender definiert werden. Gesetzliche, variable Feiertage wie z.B. Ostermontag oder Fronleichnam sollten in einem modernen System automatisch berechnet werden. Hier ist also beim Jahreswechsel nur dann ein „Eingriff“ erforderlich, wenn Unternehmen Sonderfeiertage festlegen, die im Kalender des Zeiterfassungsprogramms nicht automatisch berechnet werden können.

Besondere Aufmerksamkeit erfordern Arbeitszeitmodelle, mit flexiblen Arbeitszeiten und einem Durchrechnungszeitraum der dem Kalenderjahr entspricht. Hier können die vereinbarten Regeln über die Abrechnung und Auszahlung von Zeitsalden aus der abgelaufenen Periode entsprechende Umbuchungen erfordern. Diese Prozesse unterscheiden sich aber nicht von jenen Vorgängen, die bei anderen Gleitzeitmodellen monatlich oder halbjährlich durchgeführt werden.

Bei Betrieben mit Jahresabschluss per 31.12. ist die Berechnung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube ein Vorgang, bei dem ein entsprechend ausgestattetes Zeiterfassungsprogramm nützliche Dienste erweisen kann. Je nach betrieblicher Vereinbarung ist die Berechnung aliquoter Urlaubsansprüche ein durchaus komplexes Thema, da ja in der Regel Urlaubsansprüche nicht per Kalenderjahr entstehen sondern vom jeweiligen Eintrittsdatum der Mitarbeiter abhängen. Aber auch hier gilt, dass dieser Vorgang nur dann explizite Eingriffe in das System erfordert, wenn das Programm nicht entsprechend ausgestattet oder eingerichtet ist.

Vor allem die in Österreich sehr komplexen gesetzlichen Vorgaben erfordern von Zeitwirtschaftssystemen, dass erfasste Zeitarten (z.B. Überstunden, Mehrarbeitsstunden, etc.) und Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand, etc.) auch in Konten „gesammelt“ werden und in neue Perioden vorgetragen werden. Der Übertrag des Saldos eines Kontos in ein Folgemonat sollte für ein gutes Zeiterfassungsprogramm zum Wechsel des Kalenderjahres keine gesonderten Eingriffe erfordern.

 

Zusammenfassung / Summary

Gute Zeiterfassungssysteme erfordern – zum Unterschied anderer kaufmännischer Softwareprogramme- beim Jahreswechsel keine gesonderten Eingriffe.

 

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