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Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Urlaubsvorgriff in der Zeiterfassung

Mit Zustimmung des Arbeitsgebers kann vom Mitarbeiter ein Urlaubsvorgriff auf noch nicht erreichte Urlaubsansprüche gemacht werden.

Jeder Mitarbeiter hat in den ersten sechs Monaten einen aliquoten Anspruch auf seinen Jahresurlaub, erst ab dem siebenten Monat besteht der volle Anspruch auf 5 Wochen Urlaub.

Wenn der Arbeitgeber einem längeren Urlaub in den ersten 6 Monaten, oder auch in weiterer Folge einem Urlaub, welcher über seinen 5 wöchigen Anspruch hinausgeht, zustimmt, wird sich der Arbeitgeber durch eine Vereinbarung absichern.

Diese Vereinbarung besteht darin, dass sich der Arbeitnehmer einverstanden erklärt, im Fall eines vorzeitigen Endes des Arbeitsverhältnisses durch berechtigte Entlassung oder unberechtigten vorzeitigen Austritt, das angefallene Urlaubsentgelt zurückzuzahlen ist.

In der elektronischen Zeiterfassung wird der Urlaubsanspruch automatisch, jährlich mit dem Eintrittsdatum gutgeschrieben und daher besteht jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Resturlaubsstand abzufragen. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Information direkt auf einem Buchungsterminal anzuzeigen, oder auf einem Bildschirm und Drucker auszugeben.

Wenn das Zeiterfassungssystem mit einem Workflow gekoppelt ist, werden hier Grenzwerte hinterlegt, wieweit ein Urlaubsantrag in die Zukunft gestellt werden kann und ob ein Urlaubsvorgriff möglich ist. Wenn ein Urlaubsvorgriff generell ermöglicht wird, muss noch definiert werden, in welchem Ausmaß der Urlaubsvorgriff erlaubt ist.

Über die automatische Benachrichtigung eines Workflow – Urlaubantrages wird der Vorgesetzte Informiert, wie hoch der Resturlaubsstand des Mitarbeiters ist und ob hier ein Vorgriff stattfindet.

Der Vorgesetzte kann natürlich die Automatik des Workflows außer Kraft setzten und entgegen den voreingestellten Wert den Vorgriff auch erweitern oder ablehnen.

Generell besteht kein Rechtsanspruch auf einen Urlaubsvorgriff aber in vielen Firmen wird bis zu einem Ausmaß von 5 Tagen die Möglichkeit eines Vorgriffes eingeräumt.

Bei der Urlaubsrückstellung dürfen aber solche Urlaubsvorgriffe, also negative Resturlaubswerte nicht mit einem negative Wert in die Rückstellung gerechnet werden. In der Zeiterfassung muss daher in der Rückstellungsliste darauf Rücksicht genommen werden, dass hier nur positive Werte berechnet werden.

 

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Jeder kennt die Vorfreude auf einen Urlaub – Strand mit 35°C im Schatten und Sonnenschein, ein angenehmer Städtetrip oder Zeit mit den Liebsten verbringen. Nach dem wohlverdienten Urlaub soll der Arbeitsberg aber nicht unüberwindbar hoch sein, weil alles liegengeblieben ist. Leider kennen das einige DienstnehmerInnen nur zu gut. Ein Heilmittel dagegen gibt es nicht aber möglicherweise einige Tipps und Tricks:

 

Urlaubsplanung / Urlaubsvertretung

Jeder geht gerne auf Urlaub. Es liegt jedoch in der Natur der Sache, dass viele zur gleichen Zeit gehen möchten. Eine Urlaubsplanung ist daher unerlässlich. In einigen Unternehmen wird die Planung noch via Email oder via „Zettel“ gemacht, andere haben bereits ein elektronisch gestütztes Genehmigungssystem im Einsatz. Je früher die Planung beginnt, desto besser können sich Kollegen und Vorgesetzte abstimmen. Jeder bekommt so weit wie möglich seine Urlaubstermine genehmigt, ab und zu kann es jedoch dennoch zu Terminkonflikten kommen. Meist gilt dann die Regel: „First come, first serve“. Wenn Sie in einem Jahr Ihren Urlaubswunschtermin nicht bekommen und ein Kollege den Vorzug bekommt, dann sollte es im Folgejahr genau umgekehrt sein. Natürlich hat der Vorgesetzte bei der Planung ein Wörtchen mitzureden. Er wird unternehmerische Aspekte mitberücksichtigen, aber Ihren Wünschen so weit wie möglich entgegenkommen.
Kann ein genehmigter Urlaub wieder storniert werden? Wurde der Urlaub genehmigt, so ist dieser in der Regel auch sicher. Es gibt jedoch Ausnahmesituationen wo ein genehmigter Urlaubstermin wieder zurückgenommen werden kann. ein Beispiel: „Gefahr im Verzug“ also wenn Menschenleben oder die Existenz des Unternehmens gefährdet sind.

 

Vor dem Urlaubsantritt

Übergeben Sie Ihre Arbeit sorgfältig und genau. Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vereinbaren Sie mit Kollegen die Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten, einen Gesprächs-Termin. Fassen Sie vorab Ihre aktuellen Punkte zusammen und priorisieren Sie diese. Die Liste ist sicher von Aufgabe zu Aufgabe und von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich, wir aber im Wesentlichen folgende Punkte enthalten:

  • Aufgaben die zurzeit von Ihnen in Bearbeitung sind:
    Führen Sie die Liste so genau wie möglich. Schreiben Sie zu jedem Punkt Ihre Kommentare und Informationen dazu. Je genauer die Liste desto besser für Ihre Vertretung.
  • Tätigkeiten die in Ihrer Urlaubszeit zu erwarten sind:
    Wenn Sie wissen, dass in Ihrer Urlaubszeit etwas Neues kommen kann informieren Sie die Vertretung.
  • Termine, die Ihre Kolleginnen/Kollegen während Ihrer Abwesenheit übernehmen sollen:
    Was ist der Grund des Termins? Worauf ist zu achten? Was soll das Ergebnis sein?
  • Daten und Information die Ihre Kolleginnen/Kollegen benötigen:
    Übergeben Sie Dokumente bzw. Dokumentkopien die für die Vertretung relevant ist.

Braucht Ihre Urlaubsvertretung Zugangsdaten zu Systemen? Anmerkung: Geben Sie nicht Ihre Zugangsdaten weiter!

  • Fristen die nicht vergessen werden dürfen:
    Haben Sie einen Abgabetermin einzuhalten der in Ihre Urlaubszeit fällt?
  • Ist der Email-Abwesenheitsagent eingeschalten und der automatische Text richtig gestellt?
  • Zeitunkritische Arbeit die auch nach Ihrem Urlaub von Ihnen selbst erledigt werden kann sollten Sie erwähnen aber nicht übergeben. Ihre Vertretung soll Sie ja nur Vertreten und nicht ersetzen…

Machen Sie Ihre Übergabe sorgfältig. Damit bleiben Ihnen im Urlaub berufliche Anrufe erspart und der Arbeitsberg wird nach Ihrem Urlaub nicht wesentlich höher sein als vorher.

 

Nach dem Urlaub

In der Regel kommen Sie entspannt vom Urlaub zurück. Jetzt beginnt wieder der Alltag. Lassen Sie sich von Ihrer Vertretung die offene Arbeit übergeben. Auch hier gilt: Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vielleicht sind Sie jetzt dran eine Kollegin/einen Kollegen zu vertreten? Auf was Sie bei der Übergabe aufpassen müssen ist bereits bekannt. Lassen Sie sich die offenen Agenden genau erklären!