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Zeiterfassung von Überstunden

Zeiterfassung von Überstunden

Der Mitarbeiter hat in der Regel je nach Vereinbarung mehrere Möglichkeiten, angefallene Überstunden zu konsumieren. Überstunden sind jene Zeiten, welche über das Ausmaß der täglichen und wöchentlichen Sollzeit hinausgehen.

 

Maximale Anzahl an Überstunden

In der Regel beträgt die maximal zulässige Menge an Überstunden bei einer Vollzeitkraft 10 Stunden pro Woche und 60 Stunden im Jahr. Mittels Kollektivvertrag beziehungsweise durch eine Betriebsvereinbarung kann diese Menge jedoch höher sein.

 

Überstunden in den Lohn weitergeben

Die einfachste Art, Überstunden in der Zeiterfassung zu erfassen ist sie auf Überstundenkonten zu sammeln und am Ende des Monats in den Lohn zu exportieren. Im Lohnprogramm findet dann die Verknüpfung mit einem Betrag vollzogen.

 

Überstundenpauschale

In vielen Unternehmen ist es Usus, eine Überstundenpauschale für den Mitarbeiter zu definieren. Alle Stunden, welche im Ausmaß dieser Pauschale liegen werden nicht weiter bewertet. Übliche Pauschalen liegen bei einem Wert von 10 – 20 Stunden pro Monat. Stunden, welche über diesem Pauschalwert liegen, werden dann entweder zur Auszahlung freigegeben oder dem Zeitguthaben zugebucht.

 

Überstunden in Zeitguthaben umwandeln

Überstunden werden in manchen Fällen nicht zur Auszahlung freigegeben, sondern auf ein Zeitguthaben gebucht um dann wieder als Zeitausgleich abgebaut werden zu können. Es ist je nach Vereinbarung möglich, dass die Stunden 1 zu 1 oder auch dem Überstundenkonto entsprechend 1 zu x aufgewertet übertragen werden. Es ist beispielsweise eine 50% Überstunde mit 1,5 auf das Zeitguthaben zu buchen.

 

Sonderfälle von Überstunden

Das Einkommenssteuergesetz besagt im §68/2 dass pro Monat bis zu 10 Stunden auf angefallenen 50% steuerfrei bleiben dürfen. Dies ist für die Auszahlung relevant und sollte im Zeiterfassungsprogramm so eingegeben sein, um eine korrekte Übergabe an den Lohn zu gewährleisten.

 

Zusammenfassung: Überstunden sind sehr vielfältig gestaltbar – der Mitarbeiter sollte sich auf jeden Fall die vertraglich festgelegten Begebenheiten ansehen, damit es nich später zu Diskussionen kommt.

 

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Durchrechnungszeiträume / Bandbreitenmodelle in der Zeiterfassung

Im Zuge der Flexibilisierung der Arbeitszeit wurden von den Sozialpartnern Durchrechnungszeiträume definiert und in den einzelnen Kollektivverträgen verankert.

Abhängig vom Kollektivvertrag können unterschiedliche Durchrechnungszeiträume zur Anwendung gebracht werden.

In Abhängigkeit der Länge eines Durchrechnungszeitraumes können die Normalarbeitszeiten einer Woche auf bis zu 50 Stunden erweitert werden. Diese müssen aber im Durchrechnungszeitraum von 13 Wochen ausgeglichen werden.

Wenn man den Durchrechnungszeitraum auf 52 Wochen erweitern möchte, beträgt die maximale Wochenarbeitszeit 45 Stunden Normalarbeitszeit.

In einem Durchrechnungszeitraum sind alle Plusstunden als Mehrarbeit zu bewerten, d.h. die Zuschläge für diese Stunden sind laut Kollektivvertrag zu berechnen.

Falls nach Ablauf eines Durchrechnungszeitraumes positive Mehrarbeitsstunden stehen bleiben, können diese mit einem 50% Zuschlag ausbezahlt werden. In manchen Kollektivverträgen ist auch ein Übertrag in die nächste Durchrechnungsperiode als Alternative vorgesehen.

In der elektronischen Zeiterfassung muss für die Verwendung von Durchrechnungszeiträumen die Möglichkeit bestehen, frei definierbare Konten einzurichten, welche auf die unterschiedlichen Zeiträume eingestellt werden können. In den Wochen, in welchen die durchschnittliche Sollzeit überschritten wird, werden die Stunden auf das Bandbreitenkonto gut geschrieben, in den Wochen mit geringerer Sollzeit kann aus diesem Pool die fehlenden Stunden entnommen werden.

Dieser Abgleich kann im Normalfall automatisch durchgeführt werden, es besteht aber auch die Möglichkeit, die Änderungen manuell durchzuführen.

Ein sehr komfortables Werkzeug für die Planung der langen und kurzen Perioden finden wir in der Personaleinsatzplanung. Die Personaleinsatzplanung kann Wochenweise die Einsatzzeiten der Mitarbeiter vortragen und bei einer direkten Verbindung zur Zeiterfassung werden diese Planzeiten als Sollzeit übernommen.

Je nach Kollektivvertrag müssen die Änderungen der Sollzeiten 2 – 3 Wochen im Voraus bekanntgegeben werden. Bei kurzfristigen Änderungen können die Mehrarbeitsstunden nicht in das Bandbreitenkonto gerechnet werden, sondern müssen mit dem normalen Überstundenzuschlag verrechnet werden. Die kurzfristige Änderung unterbricht dabei nicht den Durchrechnungszeitraum, sondern wird, sofern die Sollzeitänderung wieder im normalen Vorwarnbereich liegt, auf den voreingestellten Zeitraum als Mehrarbeit gerechnet.

 

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