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Auftragsdatenerfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE)

BETRIEBSDATENERFASSUNG (BDE) und ARBEITSZEITERFASSUNG

In welcher Wechselwirkung stehen diese Begriffe zueinander?

 

BDE ist gemäß herkömmlicher Definition ein Sammelbegriff für Datenerfassung im betrieblichen Wertschöpfungsprozess. Die „Personal- oder Arbeitszeiterfassung“ ist davon eine Teilmenge. Für die meisten Anbieter von Zeiterfassungslösungen ist BDE aber ein optionales Zusatzmodul, das die erfassten Arbeitszeiten bestimmten Aufträgen, Arbeitsgängen, Tätigkeiten, Kostenträgern/-stellen oder Projekten zuordnet. In diesem Konsens ist die BDE immer mit der Personal- und Arbeitszeiterfassung verbunden und in diese integriert.

Im Folgenden versuchen wir uns mit dem Begriff „BETRIEBSDATENERFASSUNG“ auseinanderzusetzen und die darunter verstandenen Funktionen (und Lösungen) aus der Sicht der Praxis zu beleuchten.

Auf der Suche nach einer BDE Lösung wird man keine Standardlösung finden, die sich ausschließlich mit der „allgemeinen“ Betriebsdatenerfassung beschäftigt. BDE wird immer ein Teil eines Systems sein. Entweder Teil eines gesamten ERP Systems, einer Fertigungs- und Prozesssteuerung oder Teil einer HR-Lösung.

In der Betriebswirtschaftslehre wird unter Betriebsdatenerfassung (BDE) in der Regel die Erfassung aller betrieblichen Daten des Wertschöpfungsprozesses verstanden. Dazu zählen sowohl die Daten die im Fertigungsprozess entstehen als auch Daten der Logistik, Forschung, Entwicklung, Vertrieb und der Verwaltung. Gemäß dieser Definition ist die Personal- oder Arbeitszeiterfassung genauso ein Teil bzw. eine Form der BDE wie die Erfassung von Qualitätsdaten, Maschinendaten oder Lagerbewegungen.

Für viele Anbieter von ERP Lösungen und Lösungen der Produktionsplanung und –Steuerung (PPS-System) ist die BDE eine von der Personalzeiterfassung losgelöste Teilmenge ihrer Lösung. Hier werden unter BDE sehr oft Rückmeldesysteme zur Auftragsfortschrittskontrolle verstanden. Die BDE wird in diesen Fällen immer dem Fertigungs- und Herstellungsprozess zugeordnet und stellt auch eine Basis für das Qualitätsmanagement dar. Wie weit eine Maschinendatenerfassung (MDE) hier als eigenes System oder als Teil der BDE verstanden wird hängt davon ab welchem Zweck die Auswertung der Maschinendaten dient. Geht es um Daten für die Nachkalkulation, Leistungsdaten und den Auftragsfortschritt ist die MDE als Teil der BDE zu sehen. Geht es darum die Effizienz und Auslastung einzelner Maschinen und Anlagen zu bewerten und zu vergleichen wird MDE als eigenes System zu sehen sein.

Im Unterschied zu den Anbietern von ERP- und PPS- Lösungen wird BDE von den Anbietern von HR- und Zeiterfassungslösungen immer in Verbindung mit der Erfassung und Auswertung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter gesehen. Personenbezogene Zeit-Daten spielen dafür eine zentrale Rolle. Hier wird der Begriff Betriebsdatenerfassung sehr oft mit „Auftragszeiterfassung“ oder „Projektzeiterfassung“ gleichgesetzt. Ziel einer BDE Lösung ist hier die kaufmännischen Bewertung von Arbeitsprozessen (Nachkalkulation) auf Basis verbrauchter Zeitwerte. Dazu ist es notwendig Zeiten zu erfassen, die für die Bearbeitung der Aufträge/Projekte von den jeweiligen Ressourcen (Anlagen, Kostenstellen, etc. und natürlich Personal) in Anspruch genommen werden.

BDE Systeme müssen daher auch in der Lage sein die ermittelten Zeiten zu bewerten, also den jeweiligen Ressourcen Kosten oder Kostensätze zuzuordnen. Ebenso dienen diese BDE Systeme dazu die Produktivität der Ressourcen und einzelner Mitarbeiter zu messen (Wieviel % der Anwesenheit wird Aufträgen, Tätigkeiten oder Projekten zugeordnet).

Reine Zeiterfassungsprogramme erfassen und verarbeiten ausschließlich Zeitereignisse (Kommen, Gehen, Anfangszeit, Endzeit, etc.) und Zeitwerte (Minuten, Stunden, Tage, etc.) und keine geldwerten Einheiten. Für die kaufmännische Bewertung von Betriebsdaten ist daher die Bewertung der Zeitdaten mit Kostensätzen notwendig. In diesem Punkt gibt es große Qualitätsunterschiede der Systemanbieter. Wie flexibel und wie differenziert geldwerte Einheiten (Lohn- und Gehaltskosten, mit oder ohne Neben- und Gemeinkosten) im System gepflegt werden können oder integrierbar sind bestimmt die Leistungsfähigkeit eines BDE Moduls. Ebenso ist die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu anderen Systemen in der BDE ein wichtiges Qualitätsmerkmal. V.a. Schnittstellen zu PPS-, anderen HR- und Lohnverrechnungsprogrammen und Programmen der Auftragsverwaltung sind Voraussetzung für eine qualitative anspruchsvolle BDE.

Zusammenfassung / Summary

Wenn ein BDE System mehr als ein reines Rückmeldesystem (Auftragsfortschritt) eines PPS Moduls ist wird es immer eine Wechselwirkung zur Zeiterfassung geben. Dann geht es um die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten des Wertschöpfungsprozesses. Je genauer und tiefer die kaufmännische Bewertung von Arbeitsprozessen durch ein BDE System erfolgen soll umso wichtiger ist die Integration der BDE in ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem. Gerade in Österreich erfordern die komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben eine entsprechende Software. Nur dadurch können exakte Arbeitskosten für Tätigkeiten, Aufträge oder andere Arbeitsprozesse ermittelt werden.