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Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden sind die Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine wichtige Grundlage.

Für eine Lohn- und Gehaltsabrechnung werden für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben der Stammdaten des Mitarbeiters (v.a. vereinbartes Grundgehalt und Wochenarbeitszeit) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren  Informationen benötigt. Dazu zählen u.a.:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten
    • Urlaub
    • Krankenstand
    • Arzt
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Eine leistungsfähige Zeiterfassungs-Software erfasst und berechnet quasi automatisch alle oben angeführten Werte. Die meisten Softwareprogramme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen über eine digitale Schnittstelle zu einem Zeiterfassungssystem. Eine digitale Schnittstelle aus dem System Zeiterfassung in die Lohn- u. Gehaltsabrechnung gewährleistet, dass alle relevanten Daten in der Lohnverrechnung vorhanden sind so können Stammdaten beider Systeme automatisch abgeglichen werden und müssen nicht doppelt erfasst werden. Das gleiche gilt natürlich für alle variablen Daten wie oben angeführt. Schnittstellen der Zeiterfassung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung werden nicht nur von Unternehmen und Organisationen genutzt. die alle Abrechnungen selbständig in eigenen Systemen durchführen. Gerade, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung außer Haus durchgeführt wird hilft eine digitale Schnittstelle Zeit und Kosten zu sparen.

Neben der laufenden, periodischen Abrechnung können z.B. im Fall einer Beendigung eines Dienstverhältnisses aktuelle Berechnungen für die Endabrechnung im Lohnprogramm  „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden. Auch für die Erstellung des Jahresabschluss und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Rückstellungen und Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden. Eine digitale Schnittstelle ist nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis sondern auch eine Hilfe für die Vermeidung von Übertragungsfehlern

 

Zusammenfassung / Summary

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes Zeiterfassungs-System ermittelt und ausgewertet werden sollten diese Daten über eine digitale Schnittstelle in die Lohn- u. Gehaltsabrechnung übertragen werden.