Bergpanorama an einem Sonnentag

Sommerzeit und Zeiterfassung

Sommerzeit und Zeiterfassung betrifft nicht nur die Zeitumstellung. Immer häufiger wechseln auch die angewendeten Zeitmodelle zwischen Winter- und Sommerzeit.

Die Sommerzeit-Umstellung war noch vor gar nicht allzu langer Zeit ein Thema, das jeden Betreiber eines Zeiterfassungs-Systems gewisse Sorgen bereitet hat.  Vor allem hat dies bei Systemlieferanten regelmäßig zu Sonderschichten geführt wenn Kunden am Tag nach der Zeitumstellung einen Systemmangel erkannt haben. Heute laufen praktisch alle Systeme für Zeiterfassung auf einem Server oder einem entsprechenden Rechner der seine Uhrzeit über einen Internetdienst synchronisiert und somit für die automatische richtige Zeitumstellung sorgt.

Es gibt aber dennoch, gerade im Bereich der Arbeitszeiterfassung Situationen, die einen „manuellen“ Eingriff erfordern, wenn der Wechsel von Sommer- auf Winterzeit, oder umgekehrt stattfindet. Die zwei häufigsten Problemfälle sind:

  1. Verwendung von Zeiterfassungs-Terminals, die nicht mit dem Zeiterfassungs-Server synchronisiert werden.
    Das passiert meist dann, wenn der Anwender eine neue Software mit „alten“ Terminals einsetzt die von der neuen Software nicht synchronisiert werden oder wenn die Terminals diesen Dienst gar nicht erlauben. Jedes Zeiterfassungs-Terminal verfügt über eine autonome Uhr, die auch meist sehr genau geht. Deshalb erkennen viele Anwender gar nicht, dass die Uhrzeit des oder der Terminals nicht 100% mit der Zeit des Rechners/Servers übereinstimmt. Dieses Manko wird daher oft erst nach dem ersten Wechsel von Sommer- auf Winterzeit oder umgekehrt erkannt. Danach müssen entsprechende Maßnahmen gesetzt werden. Manuelle Zeitkorrektur der Terminals oder Update der Terminals oder Software um wieder die notwendige Zeitsynchronisierung herzustellen. Zusätzlich müssen natürlich alle Buchungen mit „falscher Terminalzeit“ im System korrigiert werden.
  2. Arbeitszeiten während der Umstellungsphase. Da die Zeitumstellung immer an einem Wochenende erfolgt (Sonntag 02:00 bzw. 03:00 Uhr) betrifft dies nur Schicht- und Nachtarbeitszeiten. Aber gerade diese Zeitmodelle erfordern für jede Zeiterfassung eine besondere Beachtung. Nicht jedes Zeiterfassungs-Programm ist in der Lage automatisch zu erkennen, ob eine Wochenendschicht am Tag der Zeitumstellung erfolgt und daher in der Bewertung eine Korrektur um 1 Stunde plus oder minus auslöst. Beginn und Endzeiten einer Arbeitsschicht werden in der Regel zu den jeweiligen Zeitpunkten am Terminal oder am Buchungsrechner erfasst. Wenn also während der Schicht die Zeitumstellung erfolgt muss das Programm die Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit entsprechend korrigieren.

Sommerzeit und Zeiterfassung bezieht sich aber nicht nur auf das Phänomen der Zeitumstellung sondern auch auf eine immer häufiger vorkommende Änderung der Arbeitsgewohnheiten. Bei Gleitzeitvereinbarungen werden die meisten Unternehmen feststellen, dass die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit in den Sommermonaten deutlich geringer ist als in den Wintermonaten.

Für die Zeiterfassung bedeutet das einerseits, dass in den Sommermonaten mit einem Abbau allfälliger Mehrstunden aus der Winter-Saison zu rechnen ist und andererseits dass die Arbeitszeiten meist deutlich früher beginnen. Gleitzeitvereinbarungen sollten ja bestimmte Parameter beinhalten. Dazu gehören die frühesten und spätesten Beginn- und Endzeiten, die Kernzeit und die Gleitzeitperiode (sieh dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-bedeutet-gleitzeitperiode-und-durchrechnungszeitraum-in-der-zeiterfassung/). Wenn es die betrieblichen Umstände erlauben könnten also während der „Sommerzeit“ andere Gleitzeitmodelle gelten als in der „Winterzeit“. In diesem Zusammenhang ist zu prüfen, ob die Zeiterfassungs-Software eine automatische Verwaltung solcher Vereinbarungen erlaubt. Ebenso sollte geprüft werden ob die dienstlichen Vereinbarungen und das System eine Gleitzeitperiode ermöglichen, die den Aufbau und Abbau von Plus- und Minusstunden über die Dauer der Winter- und Sommerzeit hinaus zulässt. Nicht alle Anwendungen erlauben eine entsprechende Einstellung und eine automatische Zuordnung von Zeitmodellen in Abhängigkeit der gültigen Zeitperiode.